Как инкассировать деньги в банк: все способы для предпринимателя

Когда кофейня Stories проработала первый месяц, в кассе накопилось 80 000 рублей. Деньги хранились в ящике стола, пока кофейню не посетил неадекватный провокатор, напугавший бариста и гостей.

После этой истории деньги решили зачислять на расчетный счет, а чтобы не было сюрпризов по пути в банк — заказали инкассацию. Казалось, дальше всё само: приедут люди с автоматами, заберут деньги. Но на практике идея обернулась кучей бумажек и двумя холостыми выездами.

Рассказываем, как работает инкассация, чего от неё ждать и как оценить, нужна ли вам.

Что такое инкассация

Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.

По закону «О банках и банковской деятельности» (п.5 статья 5) инкассация денег, векселей, платёжных и расчётных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.

Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант. Есть ещё самоинкассация: зачислять деньги на расчётный счёт можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические сейфы или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину.

Как часто нужно отвозить деньги в банк

Предприниматель может сам определить, как часто перечислять деньги на расчётный счёт. В законе есть понятие «лимит остатка наличных денег» — это максимальная сумма, которая может быть в вашей кассе. Но во-первых, устанавливать её обязаны только средний и крупный бизнес, а во-вторых, определяет эту сумму сам предприниматель — так гласит Указание Центробанка. Для ИП, микро и малого бизнеса устанавливать лимит не обязательно: они могут держать в кассе столько денег, сколько хотят, и переводить их на расчётный счёт так часто, как хотят.

Плюсы и минусы инкассации

Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.

Плюсов у инкассации несколько: это безопасно, быстро и почти не нужно отвлекаться от работы.

Безопасность. Инкассаторы охраняют ваши деньги: у них автоматы и бронированная машина. Они гарантируют, что деньги доедут до банка. Когда вы везёте деньги самостоятельно, за деньги отвечаете вы. И автомата у вас нет.

Без простоев. Если вы работаете без сотрудников, приходится выбирать: или пойти в банк, или на точку. Всё время, которое вы проводите в банке, точка простаивает, а вы не зарабатываете. С инкассацией вы не тратите время на походы в банк.

Скорость зачисления. Инкассаторы не только привозят деньги в банк, но и переводят их на расчётный счёт. Иногда, если вы зачисляете деньги через операциониста в банке, что-то идёт не так, и деньги долго не приходят. У инкассаторов всё быстро. Если оформить все сопроводительные документы правильно, деньги забирают и зачисляют на счёт за 1 день.

Минус инкассации в бюрократии. Чтобы за вашими деньгами приезжала машина, вы должны подписать договор на обслуживание и каждый раз заполнять пачку сопроводительных документов. Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть график, и время на каждую точку ограничено. С документами строго: никаких примерных сумм или исправлений. Если вы ошиблись, инкассаторы не будут ждать, пока вы всё исправите. Они не примут наличные, а вам придётся писать отказ и оплачивать выезд.

Как делать инкассацию

Подготовка к первой инкассации самая долгая: чтобы заказать машину, нужно оформить договор с инкассаторской службой, согласовать суммы и график, заполнить документы. С момента обращения в банк до момента, когда за деньгами приезжает машина, может пройти несколько недель. В следующие разы нужно заполнять только сопроводительные документы — их всего три, набор всегда одинаковый.

Шаг 1. Оставить предварительную заявку на инкассацию

Обычно оставить заявку можно через форму на сайте банка или инкассаторской службы. В некоторые банки приходится звонить.

Шаг 2. Согласовать тарифы

Иногда банк публикует тарифы на сайте, и вы заранее знаете, сколько будет стоить инкассация для бизнеса с вашими параметрами. Если в открытом доступе тарифов нет, о них придётся договариваться индивидуально.

Шаг 3. Заключить договор обслуживания и график выездов

Если деньги инкассирует ваш банк, договор будет двусторонним, если отдельная инкассаторская служба — трёхсторонним: вы, банк и инкассаторы. В договоре прописываются обязанности сторон: служба отвечает за перевозку, пересчёт и зачисление денег на расчётный счёт. Если с деньгами что-то случится, служба вернёт всю сумму предпринимателю.

Чтобы инкассаторы согласились с вами работать, вы должны гарантировать, что к точке можно свободно подъехать, а в коридорах по пути к кассе не будет толпы посторонних. Помещение с кассой должно закрываться на ключ, во время инкассации покупателей и клиентов в нем быть не может.

Порядок и процедура инкассация денежных средств

Вместе с договором вы согласовываете и подписываете график, по которому приезжает машина. Перед каждым приездом нужно заполнить сопроводительные документы.

Шаг 1. Заполнить документы на перевозку, сложить деньги в сумку и запечатать

Чтобы инкассатор принял у вас деньги, вы должны заполнить «Препроводительную ведомость к сумке 0402300». Он состоит из ведомости, накладной и квитанции.

Все документы вы заполняете самостоятельно. Памятку, как заполнять, даст банк. Если вдруг нет, пользуйтесь официальными разъяснениями — они есть в Приложениях к Указанию Банка России № 3352-У.

Шаг 2. Передать деньги инкассатору

Передача денег инкассатору — это почти как встреча двух разведчиков в стане врага. Когда к вам приезжает инкассатор, он должен доказать, что он действительно тот, за кого себя выдает. Для этого он показывает кассиру свой паспорт и доверенность на перевозку денег. Раньше инкассатору была нужна еще явочная карточка, но с 3 июля 2018 года её отменили.

Дальше кассир складывает деньги в инкассаторскую сумку. Служба инкассации может работать с сейф-пакетами или с холщовыми инкассаторскими сумками. Когда будете подписывать договор, узнайте, с чем работает ваш банк. Пакеты обычно нужно покупать самостоятельно, холщовые сумки возят с собой инкассаторы.

Сейф-пакет — одноразовый пластиковый пакет для денег и документов. Его особенность в том, что после того как вы заклеили пакет, незаметно открыть его невозможно. Иногда пакеты выдает банк, иногда покупать их нужно самостоятельно.

Инкассаторская сумка — это холщовый мешок, который запечатывается специальной пломбой. Мешки бывают больших размеров — это важно, если вы хотите перевезти действительно много наличных.

Если ваш банк работает с инкассаторскими сумками, вместе с документами и графиком инкассации вам выдадут индивидуальный пломбиратор. Он выглядит как плоскогубцы, но на его пластинках выгравирован номер места инкассации. Чтобы запечатать сумку, кассир завязывает её бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сжимает пломбиратором.

Сложите деньги в пакет или сумку, вложите туда же ведомость и запечатайте. Накладная и квитанция должны остаться у вас на руках. Следите за тем, чтобы во всех документах сумма точно совпадала — иначе инкассаторы не примут деньги, а вы заплатите за холостой выезд.

Дальше инкассатор проверяет, что сумка цела, пломба соответствует образцу и смотрит, что все документы заполнены правильно.

Если всё в порядке, инкассатор должен поставить штамп и расписаться на квитанции. Квитанция остаётся у кассира — это доказательство, что инкассатор забрал сумку с деньгами и теперь несёт за неё ответственность.

Если что-то пошло не так, например, в документах ошибки или исправления, суммы не совпадают или пакет повреждён, инкассатор не примет деньги, а вы заплатите за отказ.

Шаг 3. Ждать денег на расчётном счету

Когда вы отдали деньги инкассатору, всё дальнейшее — его работа. Он отвозит наличные в банк, там их пересчитывают и переводят на счет. Если всё правильно, деньги приходят за 1-2 дня.

При пересчёте банк может выявить нарушения: например, обнаружить, что реальная сумма больше или меньше суммы в документах, или выяснить, что деньги фальшивые. Тогда сотрудники банка оформляют акт экспертизы и ищут виновных.

Сколько стоит инкассация

Стоимость инкассации зависит от суммы, которую вы хотите перевезти, времени инкассации и сложности маршрута, наличия вооруженной охраны и регулярности перевозок. Она складывается из фиксированной стоимости за выезд (500-800 рублей) и процента от суммы, которую предприниматель сдает инкассаторам (0,1-2%).

Часто банки не публикуют тарифы на сайте, а рассчитывают для каждого индивидуально. Банку удобнее работать с большими суммами, поэтому чем больше сумма, тем ниже процент. А еще, если вы лояльный клиент, например, у вас расчетный счет, эквайринг и аренда онлайн-кассы в одном банке, тариф обычно выгоднее.

Самоинкассация

Это самостоятельное внесение денег владельцами среднего и малого бизнеса на свой счет через банкомат, автоматический сейф и мобильным способом. Вносить деньги нужно через устройство той банковской организации, где вы обслуживаетесь как индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.

Самоинкассация через банкомат банка

Самый простой способ внесения денег на счет. Принцип самоинкассации через банк такой: клиент оформляет специальную карту, к которой подключен расчетный счет, а затем самостоятельно вносит на нее деньги через банкомат.

Сервис подойдет предприятиям с небольшой выручкой и нерегулярным поступлением денег. Чтобы внести деньги на счет, не нужно заполнять документы, ждать машину инкассации, стоять в очереди в банке и подстраиваться под график работы отделений.

Если у вас с собой нет карты, то деньги можно внести с помощью логина и пароля. Для этого сгенерируйте логин и пароль в приложении банка для бизнеса, создайте шаблон внесения, проверьте данные и заверьте операцию с помощью кода из смс-сообщения.

Вносить таким образом наличные можете вы сами или ваши сотрудники. Количество сотрудников для самоинкассации может быть любым, важно указать каждого «вносителя» в приложении. Если сотрудник потеряет или забудет пароль, его можно сменить в банковском приложении.

Мобильная самоинкассация

Услуга, которая позволяет вносить наличные на месте осуществления деятельности. Решение актуально, если поблизости отсутствует банкомат, офис банка или необходимо срочно внести выручку. Владелец заказывает доставку банкомата и вносит деньги прямо у кассы. Для этого на место выезжает специальная команда с устройством.

Преимущества мобильной самоинкассации — экономия времени, нет необходимости в формировании накладной, квитанции и ведомости при каждой операции.

Минусы — возможная комиссия за внесение суммы. Она варьируется от 0,3-0,5% от вносимой суммы.

Самоинкассация через автоматический сейф

Позволяет самостоятельно вносить деньги в сейф. Зачастую автоматические сейфы банков расположены вблизи торговых центров. Такая услуга есть у Сбербанка, Газпромбанка, Альфа-Банка, МКБ, Совкомбанка, УБРиР.

Деньги необходимо упаковать в сейф-пакет и поместить в сейф вместе с сопроводительными документами на внесение наличных, заполненными по стандартной форме (Положение Центробанка № 630-П), в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры препроводительной ведомости вкладываются клиентом в сейф-пакет, третий экземпляр — остается у клиента. Во всех ведомостях должна быть единая информация, иначе они будут недействительны. Затем денежная наличность доставляется инкассаторами в банк.

Самоинкассировать деньги в банк через автоматический сейф можно только после заключения договора на прием денежной наличности. Одноразовые номерные сейф-пакеты для вложения наличных приобретаются после заключения договора.

Подытожим:

• Вы можете вызывать инкассаторов, которые приедут и примут ваши деньги, для этого нужно заключить договор обслуживания с инкассаторами (банком или сторонней организацией), согласовать тарифы и расписание. Будет много бумажной работы.
• Можно самостоятельно относить деньги в банк и вносить их через операциониста или банкомат. Банкомат удобнее, не нужно стоять в очереди к окошку. Вам потребуется выпустить специальную пластиковую карту и привязать ее к расчетному счету либо создать логин/пароль для инкассации в приложении банка для бизнеса. В этом случае вносить деньги могут ваши сотрудники, которых вы укажете в приложении.
• Можно пользоваться автоматическими сейфами банков. Для этого придется заключить договор и приобрести сейф-пакеты.
• Если поблизости нет автоматических сейфов или банкоматов, можно вызвать мобильный банкомат — приедет специальный автобус от банка. За визит и инкассацию скорее всего возьмут небольшую комиссию.