Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2022 года: что нужно знать грузоперевозчикам

Помогли разобраться эксперты Эвотора

1 сентября 2022 года начнёт работать государственная информационная система электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Грузоперевозчики смогут оформлять в ней транспортные накладные, сопроводительные ведомости и заказ-наряды. А ещё — подписывать эти документы с клиентами удалённо с помощью электронных подписей. Распечатывать такие документы не нужно.

По мнению Правительства, работа через единую госсистему избавит перевозчиков от бумажной рутины, упростит и удешевит перевозки. Например, перевозчикам не придётся распечатывать накладные на каждую перевозку. А если налоговая, полиция или Ространснадзор решат проверить документы, то смогут посмотреть их в системе. Так перевозчикам не нужно будет делать кипы бумажных копий.

Перевозчики будут работать в госсистеме не напрямую, а через операторов электронного документооборота — ЭДО. С оператором придётся заключить договор и платить за услуги. 

Оператор должен числиться в реестре Минтранса РФ — его выложат на официальном сайте. Требования к оператору прописаны в ч. 4 ст. 18.1 устава автотранспорта и приказе Минтранса № 40 от 10.02.2022. Одно из требований — круглосуточная работа. Если с отправкой накладных будут проблемы, перевозчики смогут обращаться к оператору через круглосуточную техподдержку — телефон и электронная почта будут в реестре Минтранса. 

Переход на электронные накладные добровольный. После 1 сентября перевозчики смогут оформлять документы как раньше — на бумаге или в электронном виде, но без подключения к госсистеме. Это пояснил Минтранс в письме № Д14/59-ПГ от 14.07.2022. Однако, согласно транспортной стратегии РФ, перевод перевозочных документов в электронный вид — одна из основных задач. Скорее всего, в будущем работа через госсистему для перевозчиков станет обязательной.

Чтобы работать в единой системе электронных перевозочных документов, нужно:

1. Выбрать оператора ЭДО из реестра Минтранса и заключить с ним договор.
2. Оформить квалифицированные электронные подписи сотрудникам, которые подписывают транспортные накладные при отправке и получении грузов. Например, менеджерам или самим водителям.
3. Подключиться к системе электронных перевозочных документов. Как это сделать, подскажет ваш оператор ЭДО.
4. Заключить с клиентом соглашение об обмене электронными документами. 
5. Обеспечить работников смартфонами или планшетами, чтобы они могли подписывать электронные документы.

Дальше составлять документы и обмениваться ими с клиентами нужно по правилам из постановления № 931 от 21.05.2022.

Грузоотправитель будет составлять документ и загружать его в госсистему через оператора ЭДО. А грузополучатель увидит, что ему отправили груз. Транспортную накладную оба подпишут своими электронными подписями. Когда груз доставят, отправитель увидит это в госсистеме. В случае спора с клиентом транспортную накладную можно будет проверить в любой момент.

Коротко главное

1. С 1 сентября 2022 года заработает единая государственная система для автомобильных грузоперевозчиков. В ней перевозчики смогут обмениваться электронными документами. Работать в системе пока не обязательно.
2. В электронном виде можно будет оформлять транспортные накладные, сопроводительные ведомости и заказ-наряды на перевозку. Дублировать на бумаге или распечатывать эти перевозочные документы не придётся.
3. Подключаться к госсистеме перевозчики будут через коммерческих операторов электронного документооборота. 
4. Для работы в госсистеме водителям и менеджерам перевозчиков понадобятся квалифицированные электронные подписи, а также смартфоны или планшеты.