Как перестать сверять остатки на кассе и в 1С

К чему приводит сверка в ручном режиме

Для примера возьмём продуктовый минимаркет с кучей позиций: сыры, колбасы, молочка, хлеб, булочки и куча других продуктов. Кассиры пробивают их и в конце рабочего дня закрывают смену. Затем нужно выгрузить отчёты из смарт-терминала в Эксель и вручную сверить с тем, что есть в 1С. После такой сверки становится понятно, сколько чего нужно дозаказать.

Стоит раз ошибиться, и остатки не сходятся: товар есть, но на складе не числится, или наоборот — по 1С товара достаточно, а в магазине он закончился. Из-за этого можно не заметить, что какой-то продукт хорошо продаётся, не включить его в закупку и упустить хороший момент для продаж. Например, перед новым годом покупатели за день разобрали праздничные коробки «Рафаэлло», но из-за ошибки при сверке в 1С попала информация, что их ещё достаточно. В результате менеджер по закупкам не докупает конфеты и в самый пик продаж полка с ходовыми «Рафаэлло» остаётся пустой. Выгодный момент упущен.

При работе в ручном режиме проблемой могут стать любые изменения ассортимента. Например, кассир принял новый товар и, воспользовавшись правами администратора, создал в смарт-терминале новую номенклатуру, добавил характеристики, штрих-коды товаров и неправильно вбил цену. Бухгалтер в 1С создал свою номенклатуру со штрих-кодами, характеристиками и правильной ценой. В результате одни и те же товары на кассе и в программе учитываются по-разному, а бухгалтеру в конце года приходится тратить кучу времени на поиск и исправление ошибок.

Такие механические ошибки накапливаются. Магазин может успеть неправильно рассчитать и заплатить налог в течение года и даже сдать отчётность. А когда во время инвентаризации бухгалтер выявит пересортицу, недостачу или излишек, придётся разбираться с налогами и подавать корректирующие отчёты.

Как автоматизировать обмен данными между кассой и 1С

Чтобы избежать всех неприятных последствий ручной сверки, достаточно один раз настроить обмен данными между Эвотором и 1С. Для этого нужно установите на все ваши смарт-терминалы приложение для обмена данными с 1С из Маркета Эвотора. При выборе приложения ориентируйтесь на название и конфигурацию вашей 1С. Если не знаете, что выбрать, обратитесь за консультацией в компанию, где покупали онлайн-кассу. Вам предложат несколько вариантов, которые подходят для вашей ситуации. Их можно протестировать и выбрать приложение, интерфейс которого вам больше понравится.

После установки приложения просто выгружаете из 1С в Эвотор перечень товаров и торгуете как обычно. В конце дня приложение формирует на смарт-терминале файл с актуальными данными и отправляет в 1С. На основе этой информации 1С по каждой кассовой смене создаёт отчёт о розничных продажах с номенклатурой, ценами и количеством. Когда бухгалтер принимает его, проданный товар списывается с остатков на складе.

После обмена данными ответственный сотрудник видит результаты продаж и корректный остаток на складе. На основе этой информации он решает, какой товар пора заказывать. После поступления товара актуальные данные из 1С снова уходят в Эвотор. Новая номенклатура загружается в смарт-терминал в том виде и с той структурой, которую создал бухгалтер. В результате у кассира всегда актуальная информация по остаткам, а бухгалтер и менеджер по продажам знают, что происходит в магазине.

Если товарных позиций много и нужно быстро получить актуальные данные по продажам и спрогнозировать закуп, задачу сильно облегчат аналитические блоки с графиками. 1С формирует их на основе информации о продажах со смарт-терминалов с помощью приложения Эвотора.

Если у вас крупный магазин или несколько точек и данные обновляются чаще, чем дважды в день, можно настроить планировщик расписания так, чтобы обмен данными автоматически запускался раз в час, полчаса или каждые 10 минут. Вы сами выбираете оптимальный интервал.

Вся история таких изменений сохраняется и поможет разобраться, если возникнут нестыковки. Например, кто-то случайно заменил или переместил позиции, и остатки в 1С стали нулевыми. Эта информаций ушла на смарт-терминал, а в магазине товар ещё есть. В результате в конце рабочего дня со смарт-терминала приходит информация о том, что кассир продал товары, которых нет, и теперь идёт пересортица минус 50 позиций. По истории можно отследить все действия в программе, быстро найти и исправить ошибку.

Как быть, если в 1С нестандартные настройки

Не все используют стандартные настройки 1С, некоторые дорабатывают систему под себя: создают свою номенклатуру и структурируют её для аналитики. Например, у автомагазина запчасти могут быть разбиты по типу товара и при обмене данными нужно, чтобы система складывала болтики и лампочки в одну группу, а фары и стёкла — в другую. То есть чтобы автозапчасти автоматически распределялись по структуре. Чтобы такая система работала со смарт-терминалом, нужно позвонить или написать в техподдержку приложения, которая работает 24/7. Контакты указаны в карточке каждого приложения в Маркете Эвотора.