Электронные чеки: что делать, если нет чековой ленты

Рассказываем подробно, можно ли не печатать чек, что об этом думает налоговая и как перейти на электронные чеки.

Чековая лента: задержка поставок и рост стоимости

Из-за логистических проблем лента для чеков заканчивается на складах у крупных поставщиков, а её стоимость в марте 2022 года увеличилась в 3,5 раза. Нехватку уже ощутили на себе многие предприниматели. Из-за этого в середине марта правительство анонсировало возможный переход исключительно на электронные чеки.

Что такое электронный чек

Продавец при покупке обязан выдать бумажный или электронный чек в соответствии с 54-ФЗ. И если с бумажными всё понятно, то электронные документы пока ещё часто требуют разъяснений. Выдавать их можно в двух случаях.

1. Покупатель сам попросил отправить ему чек на электронную почту или номер телефона.
2. Вы продаёте товар через интернет-магазин, а покупатель оплачивает его онлайн.

В первом случае вы не можете отказать покупателю и обязаны отправить ему электронный чек, иначе заплатите штраф. Отсутствием технической возможности тут не открестишься: любая онлайн-касса позволяет указать как минимум номер телефона. 

Во втором случае электронный чек является основным вариантом платёжного документа и направляется в смс или электронном письме сразу после оплаты через онлайн-сервисы.

Электронный чек содержит те же данные, что и бумажный — регистрационный номер ККТ, сумму, дату и время расчёта, фискальный признак документа, — поэтому юридически равноценен ему. С ним точно так же можно делать возврат или получать налоговый вычет. 

Когда бумажный чек обязателен

Пока что бумажный чек печатается по умолчанию и считается обязательным к выдаче, если покупатель заранее не попросил об электронном варианте. 

Обязательным бумажный фискальный документ остаётся для предприятий, которые не используют электронную передачу отчётности в налоговую (п. 7 ст. 2 закона № 54-ФЗ): они попросту не могут выдавать виртуальные чеки. Обычно это предприниматели, работающие в отдалённых от средств связи местностях — список таких предприятий утверждается постановлением правительства, — на режимных и военных объектах.

Если в кассовом терминале нет кассовой ленты, юридическому лицу грозит штраф до 10 000 ₽.

Когда можно не выдавать чек

Если коротко, то никогда. 

Выдавать покупателю чек — электронный или бумажный — предприниматель обязан в любом случае, иначе будет оштрафован. Но не печатать всё-таки можно. Из-за перебоев в поставках кассовой ленты и роста её стоимости налоговая решила временно не штрафовать предпринимателей за невыдачу бумажного чека. Как долго этот период продлится — неизвестно, поэтому советуем не ждать, когда у вас совсем закончится кассовая лента, и предлагать клиентам альтернативу уже сейчас.

Как перейти на электронные чеки

Крупные продуктовые сети начали плавный переход на электронные чеки ещё в начале 2021 года: покупателю достаточно зарегистрироваться в приложении магазина и отказаться от печати на бумажном носителе. Постепенно к этому приходят и представители малого бизнеса.

Почему это выгодно:

• тратите меньше денег на кассовую ленту;
• собираете контактные данные покупателей;
• сокращаете количество мусора на планете.

Кроме того, вы можете организовать новый канал коммуникации с клиентами, изменяя шаблон электронного чека, добавляя в него рекламу или важную информацию. Правда, пока такую возможность дают далеко не все операторы фискальных данных. 

Переход на электронные фискальные документы реализуется несколькими способами.

• Собственное приложение, как у Пятёрочки или Перекрёстка. Такой вариант подходит для крупного бизнеса, у которого это приложение уже есть. 
• Приложение «Мои чеки онлайн» от ФНС, установленное на смартфоне клиента. Для этого кассир считывает индивидуальный QR-код покупателя. Удобно, но пока далеко не все пользуются.
• Настройка онлайн-кассы для работы с электронными чеками с помощью дополнительных приложений. Самый удобный вариант на сегодняшний день.

Простой и понятный интерфейс поможет настроить разные режимы работы: 

• всегда печатать чек, если введён e-mail — в таком случае смарт-терминал будет и печатать бумажные чеки, и отправлять клиентам электронные;
• не печатать чек, если введён e-mail — смарт-терминал будет отправлять только электронные документы;
• каждый раз спрашивать у кассира, нужно ли печатать чек — в таком случае смарт-терминал всегда будет отправлять электронные чеки, а печатать только по требованию. 

Для установки приложения вам понадобятся версия прошивки терминала не ниже 4.1.2 и «Смарт-терминал Плюс» — сервис, который отслеживает любые изменения в законодательстве и обновляет терминал под новые требования, а также упрощает работу с товарами и документами. 

Отправка электронных чеков с Эвотора пошагово

1. Установите бесплатное приложение «Отправка чеков на e-mail» на Эвотор, если подключён «Смарт-терминал Плюс».
2. Выберите в настройках сервиса удобный вам вариант печати: всегда, никогда, спросить кассира. Если нет ленты для чеков, придётся ограничиться только электронным вариантом.
3. Во время продажи кассиру нужно будет добавить в чек нужные товары, перейти к оплате и нажать «Электронный чек». Затем ввести e-mail покупателя и принять оплату.
4. Эвотор отправит электронный чек на почту клиента. Также смарт-терминал может распечатать его, если вы выбрали такой вариант в настройках приложения.

Нехватка ленты для чеков — повод совершить более быстрый переход на электронные фискальные документы. Выясните, каким способом вы можете это сделать без больших затрат и стресса. В первое время вам, скорее всего, придётся объяснять каждому клиенту, что можно не печатать чек на бумаге или что с кассовой лентой сейчас сложно, но со временем все адаптируются. Стоит на всякий случай иметь хотя бы небольшой запас ленты, чтобы выдать бумажный чек по требованию клиента. Но если такого запаса нет — налоговая пока штрафовать не будет.