Топ-6 способов контроля за магазинами на расстоянии

Мы в Эвоторе каждый день помогаем бизнесу наводить порядок. Собрали для вас подборку инструментов, которые реально работают, обеспечивая контроль розничного магазина и всей розничной сети. Никакой воды — только живой опыт. Но чтобы не выдать тайных гениев бизнеса, мы обезличили примеры. Все лица останутся за кадром.

Товароучётная система — для учёта товаров, контроля остатков и планирования закупок. Она помогает видеть, что и где лежит, что заканчивается и что пора заказывать. Забудьте про ручной пересчёт остатков — всё на экране, в несколько кликов.

👉 В сети строительных магазинов заметили, что после Нового года падают продажи краски. Они сократили закупки на январь-февраль и увеличили запасы к марту. Результат: уменьшение неликвидных остатков на 30%, высвобождение 500 000 ₽ из оборота.

👉 Система показала, что в одном из магазинов годами копился запас редких гаек. Их распродали через партнёрский маркетплейс как «винтажные комплектующие для реставрации».

👉 В сети аптек система выявила, что в одном из филиалов в Екатеринбурге резко вырос расход дорогих витаминов. Владелец дистанционно проверил камеры и обнаружил, что сотрудник продавал их вчёрную. Убытки предотвращены, персонал заменён.

POS-система — для управления и контроля продаж в магазине, обработки транзакций и анализа данных о покупках. Современные POS-системы могут не только пробивать чек и считать деньги, но и находить странности: например, частые отмены чеков, повторяющиеся скидки или мёртвые часы без продаж.

👉 В магазине одежды система показала, что один из кассиров регулярно оформляет возвраты после закрытия. Оказалось, он создавал фиктивные продажи для выполнения плана.

👉 Владелец сети кофеен обратил внимание, что в ростовском филиале кассир за неделю оформил около 50 скидок по личной карте. Проверка показала, что сотрудник злоупотреблял служебным положением. Доступ к скидкам ограничили централизованно.

👉 POS-система показала, что в одной из кофеен с 14:00 до 16:00 почти нет продаж. Владелец запустил в это время акцию «Кофе + десерт за полцены». Выручка в мёртвые часы выросла на 35%.

CRM-система — это про клиентов. Кто что покупает, как часто заходит, что можно предложить лично ему — всё здесь.

👉 В процессе контроля магазина продуктов с помощью CRM-системы выяснилось, что в Самаре клиенты чаще покупают веганские продукты, а в Воронеже — классические десерты. Владелец магазинов скорректировал ассортимент в каждом городе, что повысило средний чек на 15%.

👉 Владелец сетей автосервиса отобрал в CRM клиентов, которые не появлялись на точках более шести месяцев. Им предложили диагностику со скидкой 70% и вернули 15% потерянных клиентов.

👉 В сети магазинов спортивных товаров клиентам, купившим кроссовки, спустя месяц отправляли пуш-уведомление: «Пора обновить носки? Скидка 20% на три пары». Продажи аксессуаров увеличились на 30%.

Способ 2. Камеры — не только чтобы ловить воришек

Камеры — это суперсила для контроля работы магазина. Это как иметь глаз в каждом магазине, который показывает, что происходит, в режиме реального времени.

👉 Управляющий сети продуктовых магазинов заметил, что на одной из точек постоянно возникают очереди. Просмотрев записи с камер, он увидел, что кассиры регулярно уходят в подсобку и устраивают долгие перекуры. После того как проблему обсудили с командой и скорректировали график, процесс пошёл быстрее, а очереди исчезли.

👉 В другом случае на видео из кофейни было видно, что официанты забывают убирать грязные тарелки со столов. Когда клиент садится, на столе — посуда от предыдущего. После разговора с командой и внедрения стандартов по чистоте кафе стало выглядеть намного аккуратнее, а средний чек заметно вырос.

👉 Камеры также отлично помогают следить за тем, как персонал встречает гостей. Улыбаются ли они? Предлагают ли акции? Если нет — самое время напомнить, что у нас не просто магазин, а сервис с лицом.

Способ 3. Ревизии — неожиданно, но по делу

Организация контроля в магазине через личные визиты помогает выявить то, что скрыто от систем. Просто приехать, посмотреть, «понюхать воздух» в торговом зале — и сразу многое становится понятно.

👉 Во время очередной ревизии магазина проверяющий заметил, что продавцы не отмечают акции на ценниках. Скидки есть, а покупатели о них не знают — продажи стоят. Провели разбор, напомнили про правила — и дела пошли в гору.

👉 Другой случай: в магазине на полках обнаружили просроченные продукты. Как выяснилось, сотрудники откладывали списание, чтобы не портить показатели. После этого пересмотрели систему мотивации — теперь важен не только объём продаж, но и качество обслуживания.

👉 Даже такие мелочи, как туалетная бумага и мыло в туалетах, могут сигнализировать о проблемах. Если расходники заканчиваются слишком быстро, возможно, их уносят домой. Вроде бы мелочь, но в масштабах сети — ощутимые потери. Один владелец провёл ревизию хозтоваров — и был удивлён: за месяц исчезло около 60 рулонов бумаги.

Способ 4. Отчёты от людей на местах — взгляд изнутри

Отчёты — ещё один способ контроля магазинов. Они помогают понять, что с товарами и продажами, как работает команда и почему в одном магазине акция зашла, а в другом — вообще мимо. Сравниваешь, анализируешь, действуешь.

👉 В отчёте управляющий магазина одежды отметил, что клиенты жалуются на несоответствие товаров описаниям. После проверки данных и анализа сообщений стало ясно, что описание товаров на сайте не обновлялось после изменений в акциях. Привели карточки товаров в порядок — и количество возвратов резко сократилось.

👉 Система запасов в ресторане показывала, что с количеством товара на складе всё в порядке. Но по отчёту управляющего выяснилось, что в часы пик популярные блюда часто отсутствуют. Проблема была в том, что в система не учитывала задержки поставок. Владелец настроил контроль за поступлениями товаров, и дефицит исчез.

👉 В сети магазинов одежды один из управляющих указал в отчёте, что акционная продукция не продаётся. При этом в других магазинах её распродают мгновенно. Выяснилось, что в этом магазине акционные товары выставлены в незаметном углу. Подсказали ребятам поменять выкладку — и продажи выросли на 15%.

👉 Отчёт управляющего показал, что сезонные скидки на зимнюю одежду не принесли ожидаемого эффекта. Оказалось, что при запуске акции сотрудники неправильно настроили скидки: вместо популярных товаров большие скидки установили на то, что почти не продаётся. Пересмотрели настройки и перераспределили скидки — продажи выросли на 25%.

Способ 5. Отзывы и соцсети — тоже отчёт, только бесплатный

Иногда самые честные инсайты приходят от клиентов. Жалобы клиентов — это контроль продавцов в магазине и качества сервиса. Слушайте, что говорят: иногда один отзыв решает проблему, которую месяц не могли найти. 

👉 В сети ресторанов начали появляться негативные отзывы с жалобами на долгие очереди. Оказалось, что кассовое оборудование тормозит в часы пик. Поменяли систему — и очередь стала сокращаться.

👉 В сети кофеен клиенты написали о том, что официанты не улыбаются и не предлагают десерты. Отзывы показали, что сотрудникам просто не хватает мотивации. После разбора ситуации и проведения тренинга настроение команды улучшилось, а средний чек вырос.

👉 Один клиент оставил отзыв, что он не может быстро найти нужный товар, потому что вывески плохо читаются. Владелец, изучив отзывы, понял, что оформление магазина требует обновления. Новые навигационные знаки установили — и покупатели стали довольнее, а продажи выросли.

👉 Многие отзывы указывали на то, что консультанты в магазине электроники не помогают с выбором товаров. Провели обучение персонала — и жалобы прекратились.

Способ 6. Тайные покупатели — детектор лжи для розницы

Хотите узнать, как вас видит клиент? Отправьте тайного покупателя. Этот метод дополняет контроль за работой магазина, показывая, как персонал соблюдает стандарты в реальных условиях.

👉 В кафе один из тайных покупателей сообщил, что официанты забывают предложить гостям дополнительные напитки или десерты. После простого разговора с персоналом и внедрения новых стандартов обслуживания продажи десертов выросли на 20%.

👉 В спортивном магазине тайный покупатель заметил, что консультанты не знают основных характеристик товаров. Провели обучение — теперь клиенты уверены в выборе и делают покупку быстрее.

👉 В косметическом магазине тайный покупатель обратил внимание на отсутствие консультаций по выбору средств для кожи. После внедрения короткого опроса для клиентов и обучения персонала продажи уходовых средств выросли.

👉 Если хотите сэкономить, используйте краудсорсинг. Обычные люди за небольшое вознаграждение могут проверять выкладку, чистоту, соблюдение акций. Это стоит копейки, а пользы — вагон!

Не тушите пожары — создавайте комплексную систему контроля магазина

Каждый инструмент хорош сам по себе, но настоящая магия начинается, когда вы используете их в комплексе. Когда все инструменты работают в связке, вы получаете полный контроль розничной сети.

Система учётов товаров и POS-система следят за цифрами: остатки, продажи, подозрительные скидки — всё как на ладони. CRM напоминает, кто из клиентов заскучал, а камеры показывают, где персонал теряет время или нарушает стандарты. Отчёты сотрудников добавляют контекст: в одном городе продажи упали из-за ремонта дороги, а в другом — из-за спада туристического потока. Тайные покупатели и соцсети подсказывают, что о вас говорят в разных городах — ворчат на грязные витрины или хвалят новый ассортимент. 

Всё это сливается в единый поток: вы не просто видите проблемы, а понимаете, где нужно подкрутить гайки, кого похвалить, а где срочно менять подход. И главное — вы управляете бизнесом, а не тушите бесконечные пожары, потому что система сама подсказывает, куда смотреть и что делать.