Онлайн-кассы для интернет-магазинов

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это касса, которая отправляет информацию о каждой продаже через интернет в налоговую. Для этого внутри установлен фискальный накопитель (ФН). Это чип, который фиксирует информацию о каждой продаже и отправляет в налоговую через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). Как только кассир пробивает чек, информация из него уходит в налоговую.

Как получить онлайн-кассу

Можно купить физическую кассу или арендовать облачную.

Физические онлайн-кассы бывают двух типов: стационарные и переносные. Стационарную можно установить в своём офисе или на складе, а переносную — вручить курьеру. На них кассиры выбивают бумажные чеки.

Облачные онлайн-кассы — это физические кассы, которые находятся не у бизнесмена, а в помещении компании-производителя или специального дата-центра. Предприниматель их арендует. После оплаты товара в интернет-магазине облачная онлайн-касса сама выбивает электронный чек.

Клиент платит на сайте через эквайринг. Необходимо интегрировать кассу с сайтом магазина, чтобы чеки выбивались автоматически. Или формировать их вручную после каждой покупки, но это неудобно.

Оплата курьеру наличными или картой. Чек нужно выбить в момент расчёта — нельзя сделать это заранее и вложить в заказ. На случай, если клиент захочет расплатиться картой, у курьера должен быть с собой эквайринг или касса, которая его поддерживает.

Можно выбивать чеки на удалённой кассе — но это нужно сделать в момент расчёта. Схема такая: курьер передаёт покупателю товар, тот платит деньги, курьер отправляет информацию на точку, где стоит касса, работник точки выбивает чек.

Важно! При дистанционном формировании чека не получится передать его покупателю на бумаге. Можно прислать электронный чек на имейл или дать считать смартфоном его QR-код. Предупредите клиента заранее, что чек может быть передан только в электронном виде. Бумажный и электронный чек равнозначны с позиции закона, но покупатель должен согласиться с тем, что чека на бумаге не будет.

Через стороннюю компанию — платёжного агента. Это почтовые компании, службы доставки, пункты самовывоза. Магазину чек выбивать не нужно. Об этом подробнее расскажем далее.

Какую кассу выбрать для интернет-магазина

Облачная или физическая. Если вы планируете продавать исключительно через интернет, подойдёт касса для интернет-торговли без печатающего устройства. Бумажного чека в этом случае не будет.

Хорошим решением будет облачная онлайн-касса для сайта. ККТ интегрируется с системой управления сайтом и работает автоматически, причём круглосуточно. Вам не придётся пробивать чек вручную после каждой покупки. 

Физическая касса подойдёт, если продаж в интернет-магазине не так много. Менеджер будет пробивать чеки вручную. Вечерние и ночные заявки он обработает утром, когда придёт на работу. Вы можете приложить к заказу бумажный чек со списком покупок, но это необязательно.

Стационарная или мобильная. Если товары доставляют курьеры, у каждого из них может быть своя ККТ. В таком случае выбирайте компактные переносные аппараты с ёмкими аккумуляторами.

Если курьеры формируют чеки на удалённой кассе, требования к ней меняются. Особенно когда она применяется и для расчётов в торговой точке. Если курьеров много, ККТ для интернет-магазина должна быстро справляться с работой. В этом случае больше подойдёт стационарная касса. Хотя никто не запрещает поставить на точке и переносную.

Итак, какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина, полностью зависит от того, как он будет получать деньги. Можно найти модель под любые потребности бизнеса.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, можно сходить в налоговую или сделать это по интернету — через личный кабинет на сайте налоговой. Во втором случае нужна действующая квалифицированная электронная подпись.

В налоговой инспекции. Идите к налоговикам вместе с кассой и заявлением. Чтобы закончить регистрацию, вам нужно будет выбить чек.

Через личный кабинет на сайте налоговой. Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой.
Личный кабинет ИП
Личный кабинет компании

Выберите на главной странице раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». Контрольно-кассовая техника (ККТ) — это официальное название онлайн-касс.

Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните адрес и место установки ККТ. Выберите модель из выпадающего списка или найдите в реестре моделей:

• заводской номер ККТ — возьмите из паспорта онлайн-кассы;
• модель ФН;
• срок использования.

Укажите, как будете использовать ККТ.

Нажмите кнопку «Просмотреть» и проверьте, правильно ли указали данные. Нажмите кнопку «Подписать и отправить». На экране появится список отправленных заявлений и отчёт о регистрации.

Заполните в кассе данные фискального признака документа (ФПД) из отчёта о регистрации ККТ. На чеке будет напечатан отчёт об успешной регистрации.

На сайте нажмите «Завершить регистрацию».

Сформируйте на сайте отчёт о регистрации ККТ. Для этого внесите в таблицу данные из чека.

На вкладке «Список документов, направленных в налоговой орган», скачайте карточку регистрации. На ней будет усиленная квалифицированная подпись налоговой и дата регистрации.

Как должен выглядеть чек от интернет-магазина

Чек интернет-магазина должен содержать все обязательные реквизиты, которые прописаны в статье 4.7 закона 54-ФЗ:

• наименование документа — «кассовый чек»;
• номер за смену;
• дата и время формирования;
• адрес места расчёта, а если он производится в интернете — адрес сайта;
• название организации или ФИО ИП;
• ИНН продавца;
• система налогообложения;
• признак расчёта;
• перечень товаров, за которые произведена оплата, их количество;
• цена единицы товара со скидкой (наценкой);
• стоимость товаров;
• ставка и сумма НДС;
• форма расчёта;
• должность и фамилия человека, который принял деньги и выбил чек;
• регистрационный номер ККТ, присвоенный налоговой;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес ФНС, где можно проверить чек;
• номер телефона или имейл покупателя, а также имейл отправителя — если чек передавался в электронном виде;
• номер фискального документа по порядку;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения;
• QR-код;
• код товара, если он подлежит обязательной маркировке.

Последний реквизит «код товара» был введён согласно п. 5 ст. 4.7 закона 54-ФЗ постановлением Правительства РФ от 21.02.2019 № 174. Интернет-магазины были вправе не указывать код товара до 28.02.2023, если его доставляет курьер или почта. Теперь же отсрочка закончилась. Поэтому в 2023 году при продаже маркированной продукции в чеке интернет-магазина этот реквизит должен быть обязательно.

Все реквизиты попадут в чек автоматически, если касса зарегистрирована в налоговой, правильно настроена при первичном подключении и корректно применяется в момент каждой покупки.

Особенности формирования чеков интернет-магазинами

Если покупатель оплачивает товар картой на сайте, то он вносит за него предоплату. А когда позже получает покупку у курьера или в пункте самовывоза, происходит окончательный расчёт между сторонами. То есть сделка проводится в два этапа. В таком случае по общему правилу чеков надо пробивать два:

1. Первый — в момент оплаты на сайте или на следующий день. В таком чеке в качестве признака способа расчёта нужно указать предварительную оплату, а в качестве предмета расчёта — платёж. Этот чек подтвердит, что покупатель внёс деньги, но товар ещё не получил.
   
2. Второй — в момент передачи покупки. Признак способа расчёта в таком чеке — полный расчёт, признак расчёта — зачёт предоплаты, предмет расчёта — товар. Чек подтверждает, что сделка завершена: покупатель получил товар, который оплатил ранее, и внесённая предоплата зачтена в его стоимость.

Исключение: если товар доставляется в тот же день, чек выбивается только один.

Какое-то время оформлять два чека при оплате товаров онлайн должны были все интернет-магазины. Но потом налоговая рассказала, что некоторые могут делать проще (письмо от 15.11.2021 № АБ-3-20/7479@). Если компания учитывает свои доходы в момент поступления денег, то есть кассовым методом, чек при предварительной оплате она может выбивать лишь один. Например, это правило действует для тех, кто применяет упрощённую налоговую систему. Но есть условия: покупатель предупреждён, что чек будет один, и внёс 100% стоимости товара. Предупреждение размещается на странице интернет-магазина.

Если условия соблюдаются, сформировать чек нужно в момент оплаты на сайте или на следующий день. 

Если же товар оплачивается при получении, а не на сайте, то предоплаты не будет. Сделка проводится в один этап, и чек формируется единственный.

Как налоговая вычисляет тех, кто работает без кассы

Прежде налоговая активно проверяла интернет-магазины: проводились контрольные закупки или изучались данные о выбитых чеках через ОФД. Предприниматель даже не всегда знал, что его проверяли. 

В 2023 году на проверки по ККТ действует временный мораторий. Но это вовсе не значит, что налоговая не видит нарушения. В арсенале инспекторов есть разные методы контроля, в том числе профилактические и не предполагающие участия проверяемой компании.

К тому же на интернет-магазин может пожаловаться покупатель. Для этого налоговики разработали приложение «Проверка кассовых чеков». Человек сканирует QR-код, и, если приложение говорит «Чек сформирован правильно» и появляется зелёная галочка, всё ок. Если же в чеке ошибки, приложение скажет: «Чек некорректен, отправить жалобу?» После этого покупатель вбивает адрес магазина или сайта, где он купил товар. Если таких жалоб будет много, предпринимателя могут проконтролировать и в период моратория на проверки. 

Большинство проверок, по признанию самих налоговиков, начинались именно из-за жалоб покупателей.

Такая неприятность случилась с интернет-магазином «Плеер.ру». В первый раз сотрудники налоговой, ФСБ, ОБЭП пришли с обыском в их московский офис в июле 2018 года. Тогда они обнаружили, что интернет-магазин не фиксировал в налоговой отчётности часть выручки, и работу магазина приостановили на 30 дней. В марте 2019 года сотрудники госорганов пришли с повторной проверкой и снова закрыли магазин на 30 дней. К нормальной работе он вернулся лишь в мае 2019 года.

Что будет нарушителям

За работу без кассы предпринимателя оштрафуют: заберут от ¼ до ½ платежей мимо кассы, но не меньше 10 000 ₽.

Если компания получила штраф, но продолжает работать без кассы и уже продала товара на 1 000 000 ₽, руководителю запретят занимать эту должность в течение одного-двух лет, а бизнес закроют на срок до 90 дней.

Как избежать штрафа

За работу без кассы. Предпринимателю нужно исправиться до того, как налоговая его поймает. Ему нужно купить кассу, зарегистрировать и пробить чек коррекции на сумму выручки, которая прошла без кассы. После этого — написать объяснительную записку в налоговую. Штрафа не будет (п. 7 ст. 4.2 КоАП РФ).

За нарушения при работе с кассой. Если инспектор во время проверки обнаружил, что предприниматель продал товар и не пробил чек или вообще работает без кассы, ему точно выпишут штраф. Но если бизнесмена поймали на более мелком нарушении и это произошло впервые, есть шанс отделаться предупреждением.

Попытайтесь договориться во время составления протокола в налоговой инспекции. Делайте упор на то, что совершили ошибку впервые. Возможно, инспектор пойдёт навстречу и заменит штраф на предупреждение. В любом случае, попробовать стоит.

Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса

Уже несколько лет применять онлайн-кассы должны все торгующие через интернет компании и ИП на любых налоговых режимах. Время отсрочек и переходных периодов давно в прошлом. Но есть условия, при которых ККТ не требуется. Если ваш бизнес под них подходит, вы можете работать без кассы.

• Привлечение для приёма платы сторонней службы доставки. 

Курьерские службы не только доставляют товар клиенту, но и принимают плату. Такие службы выступают в роли платёжных агентов. Они будут принимать плату от ваших покупателей и с определённой периодичностью перечислять её на ваш расчётный счёт. Чеки покупатели получат не от вашего имени, а от имени курьерской компании.

Не любая служба доставки является платёжным агентом, но таких большинство.

Важно! Когда нанимаете курьерскую службу, проследите, чтобы курьеры получили вашу базу товаров. Это нужно, чтобы они указывали в чеке правильную стоимость и название товара.

• Торговля наложенным платежом. 

Покупатель забирает товар на почте, в отделении логистической компании, в пункте самовывоза и платит за него при получении. Почтовая или грузовая компания выступает платёжным агентом и выбивает чек от своего имени. Очень похоже на предыдущий вариант, но есть особенность: доставка дольше, зато подходит не только для своего населённого пункта.

• Продажа через маркетплейсы. 

Площадка, на которой вы размещаете товары, продаёт их от своего имени. Поэтому и чеки она выбивает сама. Деньги вы получите не от покупателей, а от маркетплейса. Это частный случай всё той же схемы с привлечением платёжного агента.

• Торговля с ЮЛ и ИП по безналу. 

Если ваши покупатели — исключительно другие предприниматели и организации, которые платят не на сайте, а по выставленному счёту через банк, то кассу применять не придётся.

• Продажа товаров собственного производства самозанятыми. 

Плательщики НПД не применяют онлайн-кассы. Вместо этого они формируют чеки в приложении «Мой налог». Но есть большое ограничение: им разрешено продавать лишь то, что они произвели сами. Нельзя закупить партию товара и перепродать её в статусе самозанятого. И ещё есть лимит по выручке — не более 2 400 000 ₽ в год.

Если эти условия подходят, то можно стать самозанятым или ИП на НПД и не покупать кассу. Формировать чек на каждую покупку предстоит вручную.

Вывод: полноценному интернет-магазину нужна онлайн-касса для организации приёма оплаты на своем сайте и собственной службы доставки. У каждого из перечисленных выше вариантов достаточно минусов, главный из которых: покупатель не сможет оплатить товар на сайте. Если вы захотите подключить интернет-эквайринг, понадобится онлайн-касса.