Бизнесменов штрафуют за поездки без путевых листов
Те, кто использует автомобиль для бизнеса, должны оформлять путевые листы. Они понадобятся, чтобы доставить пиццу, перевезти людей в маршрутке или съездить на переговоры. Путевые листы помогут уменьшить налог, контролировать водителя и доказать свою правоту в случае ДТП, а ещё — избежать штрафов от ГИБДД, налоговой и Роструда. Мы расскажем, как заполнить путевой лист, и подскажем, когда можно обойтись без него.
Что такое путевой лист
Путевой лист — это документ, в котором отмечают информацию о времени работы водителя, цели поездки, потраченном топливе и состоянии автомобиля.
Путевые листы должны оформлять организации и ИП, которые:
- Возят пассажиров за деньги.
- Доставляют товары клиентам и перевозят грузы — свои или за деньги.
- Ездят на служебной машине по работе.
- Постоянно ездят на своей машине по работе.
Путевые листы не нужны, только если сотрудник компании поехал на служебном автомобиле по своим делам: на рыбалку, за грибами или в магазин. Поездка за счёт компании будет считаться доходом сотрудника. Бухгалтерия заплатит с этого дохода налог на доходы физических лиц (письмо Минфина).
Зачем нужны путевые листы
Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.
Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.
Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.
Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.
Как заполнить путевой лист
Путевой лист оформляет индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручили. Он выписывает документ на каждый автомобиль и заверяет подписью с расшифровкой. Путевой лист нужно оформить до начала рейса, а если водитель за смену делает несколько рейсов — до начала первого.
Организации или индивидуальные предприниматели могут использовать формы путевых листов Минтранса или составить свои. Форму нужно закрепить в учётной политике. Если создаёте свои формы путевых листов, в них нужно вписать обязательные реквизиты — остальное можно добавить от себя.
Название и номер путевого листа. Например, «Путевой лист легкового автомобиля А №11».
Срок действия путевого листа. Если смена водителя не больше одного дня — дата, когда путевой лист можно использовать. Если дольше — даты начала и окончания срока.
Информация о владельце транспорта.
Для юридического лица:
- Название.
- Организационно-правовая форма.
- Адрес.
- Номер телефона и основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Для индивидуального предпринимателя:
- ФИО.
- Почтовый адрес.
- Номер телефона.
- ОГРН.
Информация о транспортном средстве:
-
- Тип: легковой или грузовой автомобиль, трамвай, троллейбус, автобус.
- Модель автомобиля и прицепа, если он есть.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде автомобиля с парковки.
- Дата и время выезда с парковки и заезда на парковку. Если на одном транспортном средстве работают несколько водителей, показатели при выезде с парковки ставят в путевом листе первого водителя, а при въезде на парковку — в путевом листе последнего водителя.
- Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния. Для этого не обязательно брать в штат автослесаря — можно сотрудничать с автосервисом или автомастерской на аутсорсе.
Информация о водителе:
- ФИО водителя. Если автомобиль используют несколько водителей, нужно оформить путевой лист на каждого.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Его должен проходить только штатный водитель. Если автомобилем управляет другой сотрудник компании или индивидуальный предприниматель, проходить медицинский осмотр не нужно (ст. 23 закона 196-ФЗ).
Брать в штат медика не обязательно — можно сотрудничать с частной клиникой на аутсорсе.
Чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, к путевому листу нужно приложить кассовые чеки. Если заправка находится в стороне от маршрута, у налоговой возникнут вопросы. Налоговики могут потребовать убрать топливо из расходов и доплатить налог.
| Госорган | Нарушение | Штраф для ИП | Штраф для юрлиц | Статья закона |
|---|---|---|---|---|
| Трудовая инспекция | Данные в табеле учета рабочего времени и в путевом листе отличаются | 1 000 — 5 000 ₽ | 30 000 — 50 000 ₽ | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Трудовая инспекция | Водителю не оплатили переработанные часы | 1 000 — 5 000 ₽ | 30 000 — 50 000 ₽ | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Трудовая инспекция | Потраченное на мед- и техосмотры время не вошло в рабочее | 1 000 — 5 000 ₽ | 30 000 — 50 000 ₽ | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Трудовая инспекция | Повторное нарушение | 10 000 — 20 000 ₽ | 50 000 — 70 000 ₽ | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Трудовая инспекция | Автомобиль не прошёл техосмотр | 2 000 — 5 000 ₽ | 50 000 — 80 000 ₽ | ст. 5.27.1 КоАП РФ |
| Трудовая инспекция | Водитель не прошёл медосмотр | 15 000 — 25 000 ₽ | 110 000 — 130 000 ₽ | ст. 5.27.1 КоАП РФ |
| Трудовая инспекция | Повторное нарушение | 30 000 — 40 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток |
100 000 — 200 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток |
ст. 5.27.1 КоАП РФ |
| Налоговая | Нет документов, по которым можно учесть расход топлива | 200 ₽ за один путевой лист | 200 ₽ за один путевой лист | ст. 126 НК РФ |
| ГИБДД | Водитель перевозит пассажиров или грузы без путевого листа | 500 ₽ | 500 ₽ | ст. 12.3 КоАП РФ |
| ГИБДД | Водитель не прошёл медосмотр | 3 000 ₽ | 30 000 ₽ | ст. 12.31.1 КоАП РФ |
| ГИБДД | Автомобиль не прошёл техосмотр | 3 000 ₽ | 30 000 ₽ | ст. 12.31.1 КоАП РФ |
Памятка
Организации и индивидуальные предприниматели, которые перевозят пассажиров или грузы за деньги или для своего бизнеса, должны заполнять путевые листы. Это нужно, чтобы:
- снизить налог;
- контролировать водителя;
- доказать, что с машиной и водителем всё в порядке, если в дороге что-то случится;
- пройти проверку ГИБДД — инспекторы штрафуют тех, кто использует служебный транспорт для бизнеса без путевых листов.
Путевой лист не нужен, только если сотрудник компании или предприниматель использует служебный транспорт не по работе. Например, для поездки на рыбалку, шашлыки или за грибами.
Медосмотр перед каждой сменой должен проходить только штатный водитель, а техосмотр нужен в любом случае — неважно, кто вы: транспортная компания или ИП, который перевозит товары для своего магазина. Не обязательно брать в штат медика и слесаря — можно работать со специалистами на аутсорсе.
Путевые листы оформляет сам индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручил руководитель. Компания может использовать формы путевых листов Минтранса или придумать свои, но в них должны быть обязательные реквизиты. Форму нужно прописать в учётной политике и добавить образец в приложении к ней.
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой персональных данных