Электронные трудовые книжки: когда и как нужно перейти
В России ввели электронные трудовые книжки. Теперь работодатели будут заполнять информацию о сотрудниках в электронном виде и отправлять её в Пенсионный фонд. Мы разобрались, сколько времени есть у работодателей, чтобы начать работать по-новому, и что нужно сделать в первую очередь.
С 1 января 2021 года работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд информацию о своих сотрудниках в электронном виде.
Те, кто уже сейчас работает, могут оставить себе бумажную трудовую. Тогда работодателю придётся дублировать информацию: вносить её в бумажную трудовую и отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. На тех, кто будет устраиваться на работу впервые, бумажную трудовую заводить не нужно.
Что такое электронная трудовая книжка
То, что в народе назвали электронной трудовой книжкой, — это форма отчёта, которую работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. Этот отчёт дублирует информацию, которую раньше вносили в бумажные трудовые:
- место работы;
- период работы;
- должность;
- квалификацию;
- даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
- основания для прекращения трудового договора.
Вся информация будет храниться на серверах Пенсионного фонда. Работник сможет посмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на сайте фонда.
Что нужно успеть сделать до 2021 года
1. Расскажите сотрудникам об электронных трудовых книжках
До 30 июня 2020 года отправьте всем сотрудникам электронные письма с информацией о новых правилах ведения трудовых книжек. Сообщите, что работник может оставить свою бумажную трудовую. Приложите к письму бланки для ответа сотрудников.
Образец письма работодателя сотрудникам
2. Соберите от работников обратную связь.
До 31 декабря 2020 года сотрудники должны вам ответить, хотят ли они оставить бумажные трудовые, и написать об этом в заявлении. Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, он может сделать это позже — ограничений по сроку нет. Тогда работодатель обязан продолжить вести его бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ)
Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки
Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки
3. Измените внутренние документы.
Проверьте документы, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего распорядка обновите разделы «Приём на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности».
Дополните раздел «Приём на работу»:
«…1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность…».
Дополните раздел «Выдача сведений о трудовой деятельности»:
«…Обязанности работодателя.
4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:
- на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае её наличия у работодателя).
Сведения о трудовой деятельности предоставляются:
- в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении — в день прекращения трудового договора.
4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя kadry_alfa@mail.ru. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:
- наименование работодателя;
- должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
- просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
- адрес электронной почты работника;
- собственноручная подпись работника;
- дата написания заявления.
Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведётся трудовая книжка в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса.
4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
4. Установите программное обеспечение, чтобы отправлять данные в Пенсионный фонд.
Если вы пользуетесь программой 1С, ничего дополнительно устанавливать не нужно. В программе вы можете сформировать отчёт и отправить его в Пенсионный фонд.
Если у вас в штате меньше 25 человек, вы можете подавать отчёт в Пенсионный фонд на бумаге (п. 2.6 ст. 1 закона № 436-ФЗ).
| Когда | Приём на работу | Перевод | Увольнение |
|---|---|---|---|
| 2020 год | Не позднее 15 числа следующего месяца. Например, вы приняли сотрудника на работу 5 марта. Отчёт в Пенсионный фонд нужно отправить не позднее 15 апреля | Не позднее 15 числа следующего месяца | Не позднее 15 числа следующего месяца |
| С 2021 года | На следующий день | Не позднее 15 числа следующего месяца | На следующий день |
Что будет, если не отправлять информацию в Пенсионный фонд
Если работодатель не будет отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении или переводе сотрудников, получит штраф. Какой — ещё неизвестно. Пока нет закона, где указан размер штрафов. Госдума приняла законопроект только в первом чтении. Следить за судьбой законопроекта про штрафы можно на сайте Государственной Думы.
Памятка
С 1 января 2021 года работодатели должны отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении и переводе сотрудников.
В течение 2020 года работодателю нужно:
- Рассказать сотрудникам об электронных трудовых книжках.
- Собрать от сотрудников заявления: кто хочет перейти на электронные трудовые книжки, а кто — оставить бумажные.
- Изменить нормативные локальные акты.
- Установить специальные программы, чтобы отправлять в Пенсионный фонд отчёты.
Если сотрудник захочет оставить бумажную трудовую книжку, работодателю придётся вести две книжки: бумажную и электронную.
В течение 2020 года отчёты в Пенсионный фонд нужно отправлять не позже 15 числа следующего месяца. С 2021 года — на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника.
Если в штате меньше 25 человек, работодатель может отправлять информацию в Пенсионный фонд не в электронном, а в бумажном виде.
Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой персональных данных
