Электронные трудовые книжки: когда и как нужно перейти | Жиза — онлайн-журнал Эвотора о малом бизнесе
Электронные трудовые книжки: когда и как нужно перейти

Электронные трудовые книжки: когда и как нужно перейти

Жиза — проект Эвотора о малом бизнесе
Иллюстратор

В России ввели электронные трудовые книжки. Теперь работодатели будут заполнять информацию о сотрудниках в электронном виде и отправлять её в Пенсионный фонд. Мы разобрались, сколько времени есть у работодателей, чтобы начать работать по-новому, и что нужно сделать в первую очередь.

С 1 января 2021 года работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд информацию о своих сотрудниках в электронном виде.

Те, кто уже сейчас работает, могут оставить себе бумажную трудовую. Тогда работодателю придётся дублировать информацию: вносить её в бумажную трудовую и отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. На тех, кто будет устраиваться на работу впервые, бумажную трудовую заводить не нужно.

Что такое электронная трудовая книжка

То, что в народе назвали электронной трудовой книжкой, — это форма отчёта, которую работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. Этот отчёт дублирует информацию, которую раньше вносили в бумажные трудовые:

  • место работы;
  • период работы;
  • должность;
  • квалификацию;
  • даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания для прекращения трудового договора.

Вся информация будет храниться на серверах Пенсионного фонда. Работник сможет посмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на сайте фонда.

Что нужно успеть сделать до 2021 года

1. Расскажите сотрудникам об электронных трудовых книжках
До 30 июня 2020 года отправьте всем сотрудникам электронные письма с информацией о новых правилах ведения трудовых книжек. Сообщите, что работник может оставить свою бумажную трудовую. Приложите к письму бланки для ответа сотрудников.

Образец письма работодателя сотрудникам

2. Соберите от работников обратную связь.
До 31 декабря 2020 года сотрудники должны вам ответить, хотят ли они оставить бумажные трудовые, и написать об этом в заявлении. Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, он может сделать это позже — ограничений по сроку нет. Тогда работодатель обязан продолжить вести его бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ)

Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки
Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки

3. Измените внутренние документы.
Проверьте документы, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего распорядка обновите разделы «Приём на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности».

4. Установите программное обеспечение, чтобы отправлять данные в Пенсионный фонд.
Если вы пользуетесь программой 1С, ничего дополнительно устанавливать не нужно. В программе вы можете сформировать отчёт и отправить его в Пенсионный фонд.

Если вы не работаете с 1C, скачайте бесплатную программу от Пенсионного фонда.

Если у вас в штате меньше 25 человек, вы можете подавать отчёт в Пенсионный фонд на бумаге (п. 2.6 ст. 1 закона № 436-ФЗ).

Когда отчитываться в Пенсионный фонд

Работодатель должен присылать в Пенсионный фонд информацию о приёмах на работу, переводах и увольнениях сотрудников.

Когда Приём на работу Перевод Увольнение
2020 год Не позднее 15 числа следующего месяца. Например, вы приняли сотрудника на работу 5 марта. Отчёт в Пенсионный фонд нужно отправить не позднее 15 апреля Не позднее 15 числа следующего месяца Не позднее 15 числа следующего месяца
С 2021 года На следующий день Не позднее 15 числа следующего месяца На следующий день
Когда
2020 год
Приём на работу
Не позднее 15 числа следующего месяца. Например, вы приняли сотрудника на работу 5 марта. Отчёт в Пенсионный фонд нужно отправить не позднее 15 апреля
Перевод
Не позднее 15 числа следующего месяца
Увольнение
Не позднее 15 числа следующего месяца
Когда
С 2021 года
Приём на работу
На следующий день
Перевод
Не позднее 15 числа следующего месяца
Увольнение
На следующий день

Что будет, если не отправлять информацию в Пенсионный фонд

Если работодатель не будет отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении или переводе сотрудников, получит штраф. Какой — ещё неизвестно. Пока нет закона, где указан размер штрафов. Госдума приняла законопроект только в первом чтении. Следить за судьбой законопроекта про штрафы можно на сайте Государственной Думы.

Памятка

С 1 января 2021 года работодатели должны отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении и переводе сотрудников.

В течение 2020 года работодателю нужно:

  1. Рассказать сотрудникам об электронных трудовых книжках.
  2. Собрать от сотрудников заявления: кто хочет перейти на электронные трудовые книжки, а кто — оставить бумажные.
  3. Изменить нормативные локальные акты.
  4. Установить специальные программы, чтобы отправлять в Пенсионный фонд отчёты.

Если сотрудник захочет оставить бумажную трудовую книжку, работодателю придётся вести две книжки: бумажную и электронную.

В течение 2020 года отчёты в Пенсионный фонд нужно отправлять не позже 15 числа следующего месяца. С 2021 года — на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника.

Если в штате меньше 25 человек, работодатель может отправлять информацию в Пенсионный фонд не в электронном, а в бумажном виде.

Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.

Опубликовано 3 марта 2020

Инструкция: как зарегистрировать товарный знак

Допустим, вы шьёте детскую одежду, вложились в рекламу и раскрутились. И тут узнаёте, что кто-то производит вещи под вашим логотипом. Чтобы конкуренты не нажились на вашем имени, зарегистрируйте свой логотип как товарный знак. Рассказываем по пунктам, как это сделать.

Чтобы бизнес зарабатывал, каждый сотрудник должен приносить пользу. Оценить его работу помогут цифры. Рассказываем, как с помощью нескольких показателей вычислить ленивого, некомпетентного или вороватого сотрудника.

«Продажи у неё будут невероятные»: как Паттерсон из идеи сделал продукт

Изобретатель был доволен своей кассой, но для других она была неудобной. Предприниматель купил кассу, внёс в неё сотни изменений, изготовил корпус из стали и построил успешный бизнес. Рассказываем, как ему это удалось.

Какому бизнесу нужен товарный знак

Если вы открыли кафе или производство одежды, у вас есть вывеска с красивым названием или свой стиль, вам может понадобиться защита от плагиата. Мы разобрались, кому стоит регистрировать товарный знак, а кому — нет.