Законы

Как выбрать бухгалтера для удалённой работы

ИП или небольшой компании часто не нужен бухгалтер, который будет сидеть в офисе с девяти до шести. Если работы немного, специалист может справиться с ней удалённо. Мы разобрались, как выбрать, договориться о работе и проверить бухгалтера, чтобы не потерять деньги из-за мошенника или дилетанта.

На что обратить внимание при выборе

Российский бухгалтер — это женщина 26-35 лет. У неё высшее образование и опыт работы 3-6 лет (hh.Индекс).

На одну вакансию бухгалтера претендуют шесть человек. За последний год работу бухгалтера ищут на 14% чаще, а предложений появилось всего на 9% больше.

На рынке бухгалтерских услуг нет недостатка в специалистах. Но не каждый из них принесёт пользу бизнесу — можно попасть на мошенников или просто необязательных людей. На первой встрече больше ориентируйтесь на свои ощущения, чем на диплом и резюме.

Выбирайте сердцем. Бухгалтер — это ваш помощник, поэтому главное, чтобы человек вас устраивал. Если чувствуете неприязнь, сразу расставайтесь. У каждого бухгалтера свой стиль работы: один будет сидеть рядом и объяснять каждую цифру, другой принесёт готовую декларацию — подпишите здесь. Выбирайте того, кто вам больше по душе.

Ищите рекомендации. Если попросить у бухгалтера телефоны других клиентов, то вам вряд ли дадут номера тех, с кем плохо расстались. Поищите бухгалтера в Гугле и соцсетях. Инструкции «Как распознать плохого бухгалтера по фото в Инстаграме» не существует. Ориентируйтесь на собственные ощущения: хотели бы вы работать с таким человеком? Главное, чтобы вас ничего не настораживало.

Не экономьте и не переплачивайте. На рынке бухгалтерских услуг большой разброс цен. Как и везде, дороже не значит лучше. Обзвоните десять человек, опишите им вашу задачу и спросите, сколько будет стоить работа. Выведите среднюю цифру и ориентируйтесь на неё.

Разброс цен на бухгалтерские услуги в Москве. При обсуждении подробностей работы не все цены окажутся реальными. Фото: Авито

Разброс цен на бухгалтерские услуги в Москве. При обсуждении подробностей работы не все цены окажутся реальными. Фото: Авито

Как договариваться о работе

Михаил на форуме предпринимателей:

— Чуть более года назад открыл торговое ООО. Искал фирму на бух. обслуживание, из всех телефонных переговоров наиболее компетентной показалась всего одна. Они оформили устав (правда, все мои пожелания не учли, накосячили при оформлении устава, ошибки им пальцем показывал), помогли с открытием, взяли на обслуживание. Разумеется, не бесплатно. […]

В конце прошлого квартала прилетел НДС, который меня посадил в лужу. 20 октября прилетел налог на прибыль за 3-й квартал, который съедает месяц моих работ. И самое важное, что о больших налогах я узнаю за неделю до последнего дня оплаты. И никаких реальных предложений по легальному сокращению налогов платежей я не получаю.

История Михаила может случится с каждым, не важно, кто с вами работает — ИП или бухгалтерская фирма.

Чётко формулируйте задачу. Подробно расскажите бухгалтеру, чего вы от него ждёте и какой результат хотите получить. Если вам нужно, чтобы бухгалтер считал налоги заранее и у вас было время на сбор нужной суммы — скажите об этом. Если нужна оптимизация налогов, так и говорите.

Заключите правильный договор. В договоре с бухгалтером обязательно пропишите пять пунктов:

Пункт договора Хорошая формулировка Плохая формулировка
1. Вариант коммуникаций и способ постановки задач По требованию Заказчика давать пояснения по составлению бухгалтерской и налоговой отчётности, а также указать на факторы, повлиявшие на формирование ее показателей. Исполнитель не несёт ответственности за сданную налоговую и бухгалтерскую отчётность.
2. Порядок обмена документами, кто этим занимается В письменном виде, либо по электронной почте сообщать Заказчику информацию для перечисления налоговых и других обязательных платежей не позже чем за 3 рабочих дня до окончания срока перечисления таких платежей. В устной форме сообщать информацию для перечисления налогов не позднее дня срока уплаты.
3. Обязанности сторон Предупреждать Заказчика о возможных отрицательных последствиях, к которым могут привести совершенные им хозяйственные операции, а также операции по ведению Заказчиком бухгалтерского и налогового учёта и документооборота. Исполнитель не несёт ответственности за последствия, к которым могут привести совершенные Заказчиком хозяйственные операции.
4. Порядок передачи дел в случае расторжения договора По окончании Договора или при его расторжении Исполнитель обязан вернуть Заказчику, а Заказчик обязан принять от Исполнителя в разумные и согласованные Сторонами сроки, документы и информацию (базу 1С), в виде, пригодном для самостоятельного продолжения ведения бухгалтерского и налогового учёта Заказчиком При расторжении договора все документы и информация (база 1С) остаётся у Исполнителя.
5. Ответственность сторон Стороны согласовали, что в случае, если по вине Исполнителя к Заказчику будут применены меры административного взыскания за нарушения налогового, валютного и иного законодательства, выразившиеся в наложении штрафов и иных платежей, Исполнитель обязуется компенсировать Заказчику сумму штрафов и иных платежей в пределах суммы реального ущерба. Ответственность за нарушения лежит на Заказчике.

Договаривайтесь про тестовый период. Обычно 2-3 месяца — достаточный срок, чтобы понять, комфортно вам работать вместе или нет. Обсудите его сразу, но будьте готовы, что через три месяца придется заново искать бухгалтера.

Оформляйте доверенность не дольше чем на год. Вы потратите примерно час на оформление доверенности на бухгалтера. Это с учётом очереди у нотариуса. Если оформить доверенность до конца года, продлить её будет не сложно, зато это убережёт вас от финансовых потерь.

Как проверить работу бухгалтера

Пользователь Svetka-buhgalter на форуме журнала «Главбух»:

— Помогите, пожалуйста! У меня сложилась такая ситуация: знакомый попросил помочь с его бухгалтерией, навести порядок. Когда я приняла все документы и начала разбираться, поняла что 2010 и 2011 год делали, что называется на коленке. Даже документов большей частью нет. Не говоря о том, что 1С за эти годы пустая. Все документы запросила, восстановила, внесла в базу (хорошо, что оборот маленький был) и поняла, что у меня не идет не одна декларация по НДС и прибыли за 2 года, а баланс и подавно. Вот теперь я в смятении пересдавать все декларации и балансы за все кварталы и доплачивать НДС и прибыль или что делать?

Ситуация, когда бухгалтер работал вроде бы неплохо, а потом выяснилась правда, — не редкость. Даже хорошего бухгалтера нужно время от времени проверять.

Требуйте отправленные декларации. Если бухгалтер лично подаёт декларацию в налоговую, инспектор ставит на ней отметку о принятии. Если бухгалтер сдаёт электронную декларацию по интернету, инспектор присылает в ответ извещение, где сказано, что он принял декларацию. Всегда требуйте показать декларацию на бумаге с отметкой или электронное извещение. Так вы узнаете, сколько налогов вы заплатили на самом деле и когда.

Если бухгалтер сдаёт отчёт на бумаге, инспектор поставит на втором экземпляре печать и подпись

Если бухгалтер сдаёт отчёт по интернету, в ответ он получит извещение о принятии отчёта

Если бухгалтер сдаёт отчёт на бумаге, инспектор поставит на втором экземпляре печать и подпись

Если бухгалтер сдаёт отчёт по интернету, в ответ он получит извещение о принятии отчёта

Просите объяснить. Совсем не вникать в бухгалтерские дела не получится. Если вы считаете деньги, лучше понимать, откуда взялись цифры, которые называет вам бухгалтер. Задавайте вопросы до тех пор, пока не поймёте. Если бухгалтер отмахивается или говорит «некогда объяснять» или «вы всё равно не поймёте», — это тревожный знак.

Задавайте проверочные вопросы.

Если ваш бизнес — торговля, попросите бухгалтера подготовить оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с указанием количества.

Ведомость по счёту 41 показывает, сколько и каких товаров вы закупили и сколько продали

Ведомость по счёту 41 показывает, сколько и каких товаров вы закупили и сколько продали

Если ваш бизнес оказывает услуги, попросите бухгалтера подготовить оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62.

Счёт 60 показывает расчёты с поставщиками

Счёт 60 показывает расчёты с поставщиками

Счёт 62 показывает расчёты с покупателями

Счёт 62 показывает расчёты с покупателями

Если суммы в ведомостях заметно отличаются от тех, что вы себе представляли, это повод попросить бухгалтера объяснить, откуда появились цифры.

Чтобы проверить, сколько налогов вы заплатили, просите у бухгалтера справку о состоянии расчётов с бюджетом на вчерашнее число. Её можно получить в налоговой. Из справки вы узнаете, есть ли у вас долги по налогам или наоборот — переплата.

Бланк справки о состоянии расчётов с бюджетом. Фото: Garant

Бланк справки о состоянии расчётов с бюджетом. Фото: Garant

Избавьте себя от рисков, если у вас Эвотор

Для ИП

Название: «ДокиОки»

Цена: От 500 ₽ в квартал, 30 дней бесплатно

Как работает: Приложение «ДокиОки» поможет отправить декларации с применением ЭЦП, подготовит квитанции, кадровые документы и больничные листы, рассчитает налоги, зарплаты и отпускные, а также напомнит обо всех важных событиях налогового календаря, чтобы вы не получили штраф.

Для компаний

Название: Моё Дело Интернет-бухгалтерия

Цена: От 11 995,20 ₽ в год, 3 дня бесплатно

Как работает: Сервис «Моё дело» — это удобная бухгалтерия для бизнеса. Чтобы не искать надёжного бухгалтера и не рисковать, передайте всю работу сотрудникам сервиса. Команда профессиональных бухгалтеров поможет работать с документами, кадрами и отчётностью и подскажет, как сократить налоги.

Чек-лист: как выбрать бухгалтера

  1. Убедиться, что вам комфортно с этим человеком.
  2. Изучить разброс цен на бухгалтерские услуги и выбрать бухгалтера со средней ставкой.
  3. Попросить у бухгалтера рекомендации от прежних клиентов и позвонить им.
  4. Чётко рассказать бухгалтеру, чего от него ждётe.
  5. Проверить формулировки в договоре.
  6. Договориться о тестовом периоде работы.
  7. Оформить доверенность до конца года.
  8. Проверять декларации и просить объяснить цифры.

Автору помогала Катерина Земскова, консультант по налогам и бухгалтерскому учёту.

Опубликовали 19 сентября 2019 года