Как заполнить справку 6-НДФЛ: инструкция по оформлению в 2022 году

Расчёт по форме 6-НДФЛ — отчётность работодателя о выплатах и подоходном налоге сотрудников. Она заполняется и передается в ИФНС ежеквартально. Форма 6-НДФЛ и инструкции к расчёту регламентированы приказом ФНС № ЕД-7-11/753@. Сведения в неё вносят предприятия, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ в госбюджет (ст. 230, ст. 226 НК):

• предприятия РФ;
• ИП;
• частнопрактикующие нотариусы;
• адвокаты, имеющие свои адвокатские кабинеты;
• подразделения зарубежных предприятий в РФ.

Компании составляют декларацию 6-НДФЛ при получении гражданами от них дохода, с которого взимается подоходный налог: оплаты по трудовому договору и договору ГПХ, матпомощи и иных налогооблагаемых начислений.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму составляют ежеквартально и за год. Сроки сдачи 6-НДФЛ регламентированы п.2 ст. 230 НК:

• за первый квартал 2022 года — не позже 30.04;
• за шесть месяцев — не позже 31.07;
• за девять месяцев — не позже 31.10;
• годовой отчёт — не позже 01.03.

Если срок заканчивается в выходной, крайней датой признаётся идущий за ним рабочий день.

Например, в 2022 году 30.04 — суббота. Допустимый период предоставления формы в ФНС за первый квартал увеличился до 04.05 включительно. Таким образом, крайние сроки сдачи 6-НДФЛ в 2022 году:

• за первый квартал 2022 года — 04.05.22;
• за шесть месяцев — 01.08.22, так как 31.07— выходной;
• за девять месяцев — 31.10.22;
• годовой отчёт — 01.03.23.

Куда сдавать отчёт 6-НДФЛ

Отчётность направляется в ИФНС по месту расположения компании. При наличии подразделений допускается сдать справку в ИФНС по месту регистрации филиала или главной организации, если они территориально относятся к одному муниципалитету.

Если несколько подразделений числятся в одном муниципалитете, можно подать отчётность по месту расположения одного из них — одновременно за все. Срок выбора — до 01.01, информировать о нём требуется все ИФНС, где зарегистрированы отделения. Если они относятся к разным муниципалитетам, предоставлять отчётность придётся по каждому филиалу.

ИП направляют расчёт в ИФНС по месту регистрации.

Отправить форму можно в двух вариантах (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• В электронном — справка подаётся через кабинет налогоплательщика или через оператора ЭДО.
• В бумажном — если отчётность включает до десяти человек. Можно передать расчёт в ИФНС при личном посещении или направить почтой — ценным письмом с описью и уведомлением о получении.

Если не сдать отчёт: штрафы и последствия

Согласно ст. 126 НК, за нарушение обозначенных сроков сдачи расчёта предусмотрены штрафные санкции. При непредставлении отчётности с предприятия взыскивается по 1000 ₽ за каждый полный или неполный просроченный месяц. Например, если компания отправит форму не 1 августа 2022 года, а 20 сентября, с неё удержат 2000 ₽.

На должностное лицо, ответственное за непредставление расчёта, накладывается штраф 300–500 ₽ (ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме того, ФНС вправе блокировать счета предприятия, если форма 6-НДФЛ не сдана в течение 20 дней после завершения допустимого срока. Об этой мере инспекция предупреждает компанию за 14 дней (ст. 76 НК РФ).

При недостоверных данных в расчёте на организацию накладывается штраф 500 ₽ за каждую ошибку. А при непредставлении справки без признаков налогового преступления с организации могут взыскать 200 ₽ — например, при направлении отчёта за десять и более человек на бумажном носителе.

Образец заполнения 6-НДФЛ в 2022 году

Приказом ФНС № ЕД-7-11/845@ с 2021 года введены поправки в бланк и инструкцию по оформлению 6-НДФЛ. Больше всего поменялся раздел 2, дополнительно к расчёту теперь прилагается справка 2-НДФЛ. Сдавать её требуется только по результатам года. Исключение — в случае ликвидации компании, закрытия ИП с наёмным персоналом в течение года. Тогда 2-НДФЛ включают в форму за завершающий расчётный период.

Предлагаем пошаговую инструкцию, как правильно заполнить 6-НДФЛ в 2022 году с учётом нововведений. Как и в более ранней форме, расчёт составляют нарастающим итогом за первый квартал, шесть, девять месяцев и год.

Рассмотрим содержание, порядок заполнения каждого раздела. Предлагаем скачать обновлённую форму и образец заполнения 6-НДФЛ за 2022 год (за полугодие).

Титульный лист

Содержит название компании, реквизиты, номер корректировки, отделения ИФНС, куда направляется отчётность, период расчёта и календарный год.

С 01.01.22 при снятии с регистрации в качестве ИП или главы КФХ в поле «Отчётный период (код)» следует указать:

• 83 — при подаче расчёта за первый квартал;
• 84 — за шесть месяцев;
• 85 — за девять месяцев;
• 86 — при направлении годовой отчётности.

Других поправок в этом блоке в 2022 году нет.

Порядок заполнения раздела 1

Блок отражает информацию о датах начисления и налоговых взносах за прошедшие три месяца расчётного периода:

• В строке 020 — совокупную сумму НДФЛ по всем плательщикам. Она равняется сумме значений строк 022.
• 021 — дату перечисления НДФЛ, согласно п. 6 ст. 226 НК, п. 9 ст. 226.1 НК.
• 022 — взнос, переведённый в дату из строки 021.

Число внесённых строк 021 и 022 зависит от доходов, взносы с которых переводятся в разные сроки: заработок, по листу нетрудоспособности и прочие.

Поле 030 содержит совокупную сумму налога, возвращённую в прошлые три месяца:

• 031 — дата, когда взнос возвращён;
• 032 — сумма возврата.

Сумма всех строк 032 равняется значению в поле 030.

Если рассматривать представленный нами образец заполнения за второй квартал 2022 года, то раздел 1 включает НДФЛ, который был удержан с сотрудников или возвращён только за второй квартал.

Порядок заполнения раздела 2

Существенные изменения коснулись этого раздела в 2022 году. В нём представлены сведения о поступлениях, вычетах, ставках и величине налога за первый квартал, шесть, девять месяцев, год.

Важно учесть, что алгоритм составления этого раздела принципиально отличается от предыдущего. Вносить данные необходимо нарастающим итогом с начала года, а не за прошлые три месяца.

Например, в рассматриваемом нами образце за второй квартал в разделе 2 учитывают данные за шесть месяцев. В строке 110 обозначена сумма поступлений с 01.01.2022 по 30.06.2022 без снижения на налоговый взнос и вычеты. При составлении годовой отчётности здесь будут учитываться сведения с 01.01 по 31.12, а в разделе 1 — с 01.10 по 31.12.

Из совокупной суммы из строки 110 построчно выделяют типы дохода:

• 111 — дивидендный;
• 112 — по трудовым договорам;
• 113 — по соглашениям ГПХ;
• 115 — в новом поле обособляют доход из строк 112 и 113 по кадрам с высокой квалификацией.

В строке 120 обозначено число физлиц, получивших налогооблагаемые поступления. Уволенный и вновь принятый сотрудник учитывается единожды. В новом поле 121 обособляют число работников с высокой квалификацией, имеющих налогооблагаемые поступления.

В строке 130 обозначена сумма налоговых вычетов с начала года, в поле 140 — рассчитанный размер налога с различных поступлений. При этом выделяются:

• 141 — НДФЛ с дивидендного дохода;
• 142 — взнос с поступлений персонала с высокой квалификацией.

В строке 150 отражается авансовый платёж, а в новом поле 155 — налог на прибыль к зачёту. Он, как и предыдущий показатель, уменьшает рассчитанный налоговый взнос.

Строка 160 демонстрирует сумму удержанного НДФЛ — важно, что она может и не соответствовать полю 140. Например, при выплате сотрудникам заработка за июнь в июле — в расчёте за второй квартал.

В поле 170 представлена неудержанная сумма налога, а в 180 — излишне внесённая, которую не удастся вернуть до завершения года. В строке 190 отражена величина налога, возвращённая предприятием.

Важно учесть, что при наличии в компании физлиц, которые в расчётном периоде имели поступления, облагаемые налогом по разным ставкам, разделы 1 и 2 должны быть составлены по каждой из них.

Приложение 1 к расчёту

Заполняется по результатам года, его разделы практически аналогичны форме 2-НДФЛ:

• Первый содержит данные о гражданине, получившем доход.
• Второй раздел отражает совокупные суммы дохода и НДФЛ в расчётном периоде.
• Третий блок содержит сведения о налоговых вычетах.
• Новый четвёртый раздел включает информацию о поступлениях сотрудника, с которых не удалось взыскать НДФЛ, и о размере налога.

Правила оформления идентичны алгоритму при работе с 2-НДФЛ. Предлагаем для ознакомления образец годовой 6-НДФЛ с оформленной справкой 2-НДФЛ.

Обязательно указывается код статуса плательщика:

• 1 — налоговый резидент РФ;
• 2 — налоговый нерезидент РФ;
• 3 — сотрудник с высокой квалификацией, нерезидент РФ;
• 4 — нерезидент РФ, член госпрограммы по оказанию содействия переезду в РФ соотечественников, живущих за границей;
• 5 — иностранец без гражданства, беженец или получивший временное убежище в РФ, налоговый нерезидент;
• 6 — иностранец, который работает в РФ на основании патента;
• 7 — работник с высокой квалификацией, резидент РФ.

Если сотрудник имеет поступления, облагаемые по разным ставкам, заполняется соответствующее число страниц. Например, при годовых поступлениях свыше 5 миллионов рублей оформляется две страницы 2-НДФЛ: для ставок 13% и 15%.

В приложении к справке 2-НДФЛ помесячно отражают данные о рассчитанных и фактически полученных гражданином доходах: в деньгах, натуральной форме, в виде финансовой выгоды. Также приводятся суммы вычетов. Составляется бланк по каждой налоговой ставке.

При оформлении приложения к справке коды дохода и вычета берут из справочника, утверждённого приказом ФНС № ММВ-7-11/387@.

Корректировка в расчёте по 6-НДФЛ

Любой недочёт, ошибка в форме 6-НДФЛ предполагает недостоверность представленных сведений, за что на компанию может быть наложен штраф. Если в отчётность не включены какие-либо данные или расчёты неверны, предприятие обязано направить в ИФНС уточнённый бланк. Его необходимо подать не только при заниженном НДФЛ, но и при завышенном, в отличие от других деклараций.

Корректировка 6-НДФЛ за 2022 год представляет собой такой же документ, что и первичная форма. В строке «Номер корректировки» на титульном листе указывается её порядковое значение: 1, 2 и так далее.

Форму можно подавать целиком, как предыдущий документ, или только по тем плательщикам, в отношении которых имеются недочёты. При выборе второго варианта важно заполнять полные данные по физлицам и в разделе 1, и в разделе 2, а не только неверные поля.

Для уточнения ошибочной информации в приложении 1 в отчётность 6-НДФЛ включаются корректирующие или аннулирующие справки только в отношении тех физлиц, информация по которым неверна.

Корректирующий документ предполагает исправление данных в базе ФНС. Заполняются все разделы и поля справки, а не только те, где допущены ошибки. В поле «Номер справки» указывают номер предшествующего документа, а в поле «Номер корректировки» прописывают 01, 02 и так далее.

Аннулирующая справка отменяет начальный вариант — она предоставляется, если предыдущий документ был направлен ошибочно, например не в то отделение ФНС. В ней заполняется только заголовок и раздел 1 — остальные блоки остаются пустыми. Документ допускается оформить только один раз, номер корректировки — 99.

Предпочтительный срок сдачи уточнённой 6-НДФЛ — период между датой сдачи первоначального отчёта и наступлением крайнего срока, отведённого для представления формы. В противном случае есть риск наложения на компанию штрафных санкций. Пояснения или уточнёнку в ответ на требование ИФНС необходимо передать в течение пяти дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). Подача корректировки подтверждает наличие ошибки, на основании чего составляется акт и на организацию накладывается штраф. Если же предприятие успевает передать исправленный вариант до получения требований от ИФНС или уведомления о проверке, то к ответственности оно не привлекается.

Подытожим

• Форма 6-НДФЛ — отчётность нанимателя о выплатах сотрудникам и НДФЛ. Его составляют и сдают налоговые агенты, рассчитывающие и уплачивающие НДФЛ в госбюджет.
• Бланк и порядок заполнения регламентированы приказом ФНС № ЕД-7-11/753@. В 2022 году внесены поправки в форму и инструкцию по оформлению. Больше всего изменился раздел 2, добавлена справка 2-НДФЛ.
• В раздел 1 входят данные о доходах и налогах за прошлые три месяца, в раздел 2 вносят сведения нарастающим итогом с начала года. Справка 2-НДФЛ необходима только при составлении годового отчёта.
• При невключении в форму каких-либо данных или ошибках предприятие обязано направить в ИФНС уточнённый расчёт. Корректировка 6-НДФЛ составляется по первоначальной форме, подаётся как при заниженной, так и при завышенной сумме налога.
• Форму сдают ежеквартально и за прошедший год. В первом случае не позже последнего дня месяца, который следует за расчётным периодом, во втором — не позже 1 марта. Если срок заканчивается в выходной, крайняя дата переносится на идущий за ним рабочий день.
• За непредставление отчётности на компанию накладываются штрафные санкции — по 1000 ₽ за каждый полный или неполный просроченный месяц. Возможна блокировка счетов организации.