Электронные чеки: выгоды, ограничения и пошаговый переход

Можно ли отправлять электронный чек вместо бумажного

Электронный чек — это тот же самый кассовый чек, только не на бумаге, а в цифровом виде. Он отправляется покупателю на телефон или почту, копия уходит в ОФД, а оттуда — в налоговую. По закону такой чек полностью равнозначен бумажному: его можно предъявлять при возврате, пересылать кому угодно, хранить годами — никаких ограничений.

Но раздавать электронные чеки по собственному желанию нельзя. По закону можно перейти на электронный формат только если выполнены три условия (п.2 ст. 1.2 закона №54-ФЗ):

1. Покупатель согласился на электронный формат.
2. Он заранее дал телефон или электронный адрес — до момента оплаты.
3. Касса работает онлайн: есть интернет и связь с ОФД.

Если хотя бы один из этих пунктов не выполняется — продавец обязан выдать бумажный чек.

Какие реквизиты должны быть в электронном чеке

Электронный чек — не упрощённая «цифровая квитанция». Он должен содержать все те же реквизиты, что и бумажный, плюс несколько дополнительных, которые обязательны только для электронных чеков. Например, номер смены, а также абонентский номер или адрес электронной почты покупателя. Из этого правила есть лишь одно исключение, для СМС — они могут содержать только минимальную информацию и ссылку на полный чек у ОФД.

Полный список обязательных реквизитов можно посмотреть на сайте налоговой.

Плюсы электронных чеков для бизнеса

Электронные чеки — это не просто удобство и модная цифровизация. Это реальные, осязаемые преимущества для бизнеса, которые можно почувствовать сразу на кассе, в бухгалтерии и даже в маркетинге. 

✅ Экономия на расходниках. Термолента стоит недёшево — это особенно накладно при большом потоке покупателей. А с новыми требованиями, которые вступили в силу с 1 сентября 2025 года, чеки стали ещё и длиннее: увеличились символы, межстрочный интервал и размер QR-кода. В итоге чек на 2–3 товара стал длиннее примерно на 2 см, и это сразу сказывается на расходе бумаги.

Плюс к этому — все «прелести» бумажных чеков: закупка ленты, хранение коробок, замена рулонов прямо в разгар наплыва покупателей. Электронные чеки снимают все эти проблемы и неудобства.

✅ Скорость работы.  Чем меньше механики, тем быстрее обслуживание. Не нужно ждать, пока чек распечатается, и возиться с застрявшей или закончившейся лентой. На длинных очередях эта разница особенно ощутима: минус 1-2 секунды на каждом клиенте — и вы экономите часы рабочего времени в месяц. А ещё это влияет на лояльность клиентов, которые не любят стоять в очередях.

✅ Сбор контактов клиентов. Это не про навязчивый маркетинг, а про то, что у магазина появляется реальная база покупателей. Позже можно использовать её для рассылок, акций, программ лояльности, персональных предложений.

❌ Не все клиенты готовы делиться контактами. Кому-то неприятно диктовать адрес перед всей очередью, а кто-то принципиально не оставляет телефон. Есть категории торговли, где это особенно заметно, например, магазины у дома, где люди хотят купить и уйти, а не делиться персональными данными. Нужно учитывать такие особенности и действовать мягко.

❌ Нужен стабильный интернет. Электронный чек — цифровой документ, который по закону нужно отправлять в момент расчёта. Не позже, не «вечером», не «когда интернет появится». Если касса, к примеру, стоит в подвальном помещении, работает на выезде или в зоне плохой связи, возможны задержки. А если чек не ушёл — он считается не выданным, и продавцу всё равно нужно распечатать бумажный.

Мессенджеры. Сервисы вроде Телеграма и Вконтакте тоже подходят для отправки чеков. Стоимость зависит от оператора мобильной связи и способа отправки. Покупателю удобно: всё приходит туда, где он и так проводит время, а история чеков аккуратно сохраняется. Но нужен аккаунт в выбранном мессенджере — не у всех клиентов это есть.

Электронная почта. Самый спокойный и надёжный вариант — отправить чек через электронную почту. Письмо не потеряется, его легко найти по поиску, можно переслать бухгалтеру или сохранить в отдельной папке. Для бизнеса это почти всегда бесплатный канал. Но получить от покупателя электронный адрес может быть сложнее, чем номер телефона, а риск, что покупатель продиктует его с ошибкой — выше.

Если покупатель ошибся, чек уйдёт не на тот адрес. С точки зрения закона, он всё равно считается выданным: продавец отправил чек на тот контакт, который ему дали. Но если покупатель всё же захочет получить чек, его можно отправить повторно через ОФД или через меню кассы — сам чек «переделывать» нельзя.

4️⃣ Организуйте хранение контактов. Решите, как будете хранить контакты, например, с помощью CRM или программы лояльности. Это экономит время и избавляет от бесконечного «назовите ваш адрес ещё раз».

5️⃣ Обучите кассиров. Бывает, что покупатель просит отправить ему электронный чек, но чаще кассирам придётся сами предлагать этот вариант. Объясните сотрудникам, что контакт нужно спрашивать до оплаты — иначе чек будет считаться оформленным с нарушением. Пропишите стандартные фразы, научите кассиров предлагать электронный чек корректно и быстро.

В первое время кассирам, скорее всего, придётся объяснять каждому клиенту, что можно не печатать чек на бумаге или что с кассовой лентой сейчас сложно, но со временем все адаптируются.

Коротко про электронные чеки

Электронные чеки — это законная цифровая альтернатива бумажным чекам, их можно предъявлять при возврате, пересылать кому угодно и хранить годами:

Плюсы и минусы. Электронные чеки экономят ресурсы, ускоряют обслуживание и помогают собирать базу клиентов, но требуют стабильного интернета, согласия покупателя и аккуратной работы с персональными данными.

Когда можно выдавать. Если покупатель согласен, заранее дал свой номер телефона или адрес электронной почты, а касса работает онлайн.

Что должны включать. Электронный чек содержит все реквизиты бумажного плюс дополнительные поля — номер смены и номер телефона либо адрес электронной почты покупателя.

Как начать отправлять. Настройте кассу, выберите способ отправки (СМС, мессенджер, электронная почта), организуйте хранение контактов и обучите кассиров, чтобы они могли корректно предлагать и отправлять чек.