Три принципа удалённого управления бизнесом

1. Инструкции, а не свобода воли

Если процессы организованы «как получится», а сложности каждый раз решают по-новому, управлять удалённо не получится. Предпринимателю придётся всегда быть на месте и закрывать собой пробелы. Чтобы бизнес мог стать самостоятельным, нужно подготовить и внедрить инструкции: описания всех бизнес-процессов, обязанностей сотрудников и чек-листы для решения проблем.

Уберегут от ошибок. Если сотрудник открывает и закрывает смену по чек-листу, то на точке всегда порядок, а касса сходится. Если сотруднику придётся сделать заказ, он сделает это правильно с первого раза: ему поможет инструкция. Если вы описали все бизнес-процессы, то сотрудники справятся без вас.

Помогут адаптироваться новичкам. Новому продавцу не придётся самому разбираться, что и как у вас устроено — он просто будет сверяться с инструкцией и действовать по чек-листу. Вам не придётся лично нянчиться с каждым.

Спасут в чрезвычайных ситуациях. Они подскажут сотрудникам, что делать, если гость отравился или приехала проверка налоговой. Если у сотрудников есть инструкция, они справятся с ЧП.

Чем больше инструкций и чем лучше они составлены, тем реже сотрудники будут вас дёргать.

2. Контроль, а не полное доверие

Хитрые сотрудники могут пользоваться тем, что вас нет на месте. Будут опаздывать на работу или отходить покурить — а вам скажут, что продажи просели из-за дождя или ремонта на дороге. Более наглые будут воровать наличные из кассы или товары с полок. Чтобы управлять бизнесом удалённо, нужны инструменты контроля.

1. Повесьте камеры в зале и на кассе. Продавец побоится воровать под камерой. А если увидите, что на смене продажи просели — проверьте по записям, был ли сотрудник на месте.
2. Принимайте решения на основе объективных показателей, а не ощущений. В отчётах сотрудники могут приукрасить результаты или скрыть проблемы. Но цифры не обманут и покажут реальную картину.
3. Следите за показателями возвратов, скидками и процентом наличных платежей. Если на смене какой-то из показателей сильно отличается от нормы — это подозрительно, сотрудник мог намухлевать и вытащить деньги.
4. Сравнивайте показатели в дни, когда вы на точке и когда вас нет. Если выручка резко проседает, а в чеках появляются подозрительные активности — разбирайтесь. Похоже, сотрудники расслабились или воруют.
5. Периодически проверяйте всех сотрудников с помощью тайного покупателя. Он сделает контрольную закупку и расскажет, как его обслужили, предложили ли дополнительные товары, выдали ли чек. Если сотрудники действуют не по инструкциям, когда вас нет, вы об этом узнаете.

3. Системы автоматизации, а не ручной труд

Чтобы не разориться, нужно следить за уймой вещей. Какая выручка была вчера? А неделю назад? Сколько товара осталось на складе? На сколько этого хватит? Кто из сотрудников продаёт лучше всего? Сколько налогов нужно заплатить? Считать всё вручную тяжело, а ошибка может стоить дорого. Намного эффективнее использовать инструменты, которые сделают эту работу за вас.

Если вас часто нет на месте, сервисы автоматизации помогут контролировать ситуацию и избежать проблем. Используйте систему, которая посчитает за вас выручку, средний чек и прибыль. Подключите товароучётную систему, чтобы не остаться без ходового продукта между поставками и вычислить пропажу товаров. Интегрируйте облачную бухгалтерию, чтобы платить налоги вовремя и не напороться на блокировку счёта.

У таких систем есть большое преимущество — они доступны из любой точки мира. Не придётся ездить на точку или звонить управляющему, чтобы узнать продажи за день. Вы сможете в любой момент проверить все показатели бизнеса в своём ноутбуке или телефоне.