Что такое форма СТД-Р и когда её нужно выдавать

С появлением электронных трудовых книжек у индивидуальных предпринимателей и организаций появилось ещё одно обязательство — предоставлять справку СТД-Р. Она выдаётся на основании заявления сотрудника или при его увольнении.

Что такое форма СТД-Р

В 2020 году приказом № 23н Минтруда была введена новая форма отчётности о трудовой деятельности лиц, работающих по трудовому договору. А на работодателей возложена обязанность предоставлять справку, оформленную по установленному этим приказом образцу. 

Справка СТД-Р — это документ, в который записывают сведения о трудовой деятельности. По сути это замена трудовой книжки. Но есть отличие: в справке содержатся сведения только о текущем или последнем месте работы. На её основании работник будет устраиваться в другую организацию.

Оформлять и предоставлять её обязаны все предприятия, в которых сотрудники работают на основании трудового договора, в том числе по совмещению или на удалёнке.

Если работодатель принимает на работу сотрудника с электронной трудовой и заключает с ним трудовой договор, нужно запросить у него форму СТД-Р с предыдущего места работы.

Когда выдавать справку СТД-Р

Документ оформляется, только если у сотрудника электронная трудовая. Справка предоставляется в двух случаях — если работник увольняется или его увольняют и если он сам потребовал документ.

Сроки выдачи справки:

• Согласно ст. 66.1 ТК РФ, справку при увольнении нужно предоставить в обязательном порядке, не дожидаясь заявления от работника.
• Если работник идёт в отпуск с последующим увольнением, то предоставить ему СТД-Р надо за день до отпуска (ст. 80 ТК РФ).
• Если от сотрудника компании поступило заявление на выдачу СТД-Р, то работодатель должен в течение трёх дней с момента его подачи оформить справку. В зависимости от пожеланий работника она выдаётся либо в бумажном, либо в электронном виде. 

Заявление на выдачу справки работник может подавать неограниченное число раз. Рекомендуется для учёта обращений вести журнал и отмечать все выданные справки.

Сотруднику документ передаётся по электронной почте, письмом или лично.

Если работник не забрал бумажную справку, нужно выслать её заказным письмом с уведомлением. С момента отправки работодатель освобождён от ответственности за несвоевременную выдачу справки, например при задержке на почте или из-за других обстоятельств.

Как подаётся заявление на СТД-Р

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности не имеет единого образца и заполняется в свободной форме. Можно разработать несложный шаблон и выдавать его своим сотрудникам. В заявлении должны быть указаны:

• ФИО и должность директора или руководителя отдела кадров;
• ФИО и должность заявителя;
• запрашиваемая форма справки — бумажная или электронная;
• дата и подпись.

Предоставить заявление работник может либо на листе А4, либо по электронной почте. При этом сотрудник не обязан указывать причину, по которой ему понадобилась справка.

При увольнении форму справки — электронная или бумажная — можно указать в заявлении на увольнение.

Зачем работнику справка СТД-Р

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных случаях. Так как форма является официальным документом, подтверждающим стаж, запрашивают её для того, чтобы:

• подать на пособия и компенсации на проезд, оплату ЖКХ;
• пройти профессиональное обучение, аттестацию, сертификацию, переподготовку, получить дополнительную специальность;
• претендовать на доплаты за выслугу лет, надбавки за работу на вредном производстве и в условиях Крайнего Севера;
• трудоустроиться по совместительству.

Вообще при приёме на работу справку могут запросить, но необязательно. Также нет указаний, что её нужно хранить в личном деле.

Что будет, если не оформить справку

В этом случае работодателя ждёт штраф. Сумма будет различаться в зависимости от организационно-правовой формы:

• для ИП — до 5000 ₽;
• для юрлиц — до 50 000 ₽.

Если такое нарушение повторится, штраф будет увеличен — 10–20 тысяч рублей для ИП и 50–70 тысяч рублей для юрлиц.

Кроме того, справка нужна работнику, чтобы трудоустроиться на новое место. Если работодатель не выдаст её своевременно, то его бывший сотрудник не сможет оформиться на новой работе, соответственно, он не получит зарплату. И работодатель в этом случае должен компенсировать ему неполученный заработок, это указано в ст. 234 ТК РФ.

Как заполнить форму

Итак, где взять СТД-Р работодателю? 

Форму можно скачать с сайта ПФР, оформить документ и либо отправить в электронном виде, либо распечатать и отдать на бумаге. Документ заполняется на основании сведений из СЗВ-ТД — это форма кадрового учёта для отправки данных о трудовой деятельности в ПФР.

В шапке бланка нужно указать:

• дату рождения, ФИО и СНИЛС сотрудника;
• наименование компании-работодателя, его номер в ПФР, ИНН и КПП;
• число, месяц, год подачи заявления.

Все эти поля на бланке заполняются работодателем или кадровиками: таблица с данными о приёме на работу, должность, причина увольнения. Подробнее можно посмотреть на образце заполнения формы СТД-Р.

Справка должна быть заверена:

• бумажный экземпляр должен быть подписан руководителем или его доверенным лицом, плюс нужно поставить печать организации;
• в цифровом должна присутствовать УКЭП — электронная подпись.

Как вносить правки 

Если спустя время в справке замечена ошибка, например в дате увольнения, она должна быть исправлена. 

Сведения вносятся на основании данных из СЗВ-ТД. Поэтому сначала нужно внести исправления в неё, отправить в ПФР, а затем уже сформировать новую СТД-Р.

В новой справке сохраняется строка с ошибкой, но напротив неё нужно в графе 10 поставить символ отмены — «Х». А ниже нужно написать строчку с верными сведениями, без заполнения графы 10. И так делается для каждой строки с ошибочными сведениями. 

Подытожим

• СТД-Р выдаётся обязательно работникам с электронной трудовой книжкой. 
• Если у работника бумажная трудовая, выдача справки — на усмотрение нанимателя.
• СТД-Р выдаётся в двух случаях: при увольнении и по запросу работника.
• Она содержит сведения о текущем или последнем месте работы.
• Запрашивать справку можно неограниченное число раз.
• За невыдачу справки по запросу придётся заплатить штраф.
• Справка выдаётся в бумажной или электронной форме. В какой именно — зависит от запроса работника.