Нерезиденты в штате: как платить налоги за сотрудников, которые уехали за границу

Налоговый статус влияет на ставку НДФЛ. Резидент платит из своего дохода, включая зарплату, 13% подоходного налога и 15% с суммы, которая больше 5 миллионов рублей. Для резидента неважно, где источник дохода, в России или за границей: налог платить надо, ставка будет одинаковой (п. 1 ст. 224 НК). 

Нерезиденты платят 30% подоходного, но только с доходов от источников в РФ. А если источник за границей, то не платят вообще. 

Ставку НДФЛ с зарплаты сотрудника удерживает работодатель, потому что он налоговый агент. Если Марат резидент, то работодатель удерживает 13–15%, если нерезидент — 30%. В обоих случаях удержания делают только с зарплаты от источника в РФ. Если источник за границей, а Марат ещё резидент, то он платит налоги сам — работодатель уже не налоговый агент. 

Чем отличается зарплата от источника в РФ и за границей

Доходы от источника в РФ — это зарплата, которую Марат получал при выполнении работы в России. Например, когда очно сидел в питерском офисе ООО «Дружище» (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК). 

Доходы от источника за границей — это зарплата, которую Марат получил за работу вне России (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК). Зарплата может быть от иностранного источника, даже когда её платит российская компания. Тут важно не физическое расположение предприятия или его юридический адрес, а содержание трудового договора.

Тонкость в том, что работать можно удалённо, и тогда рабочее место может находиться за пределами компании и вообще в другой стране. Если написать в договоре, что Марат делает свою работу в Казахстане, для налоговой источником дохода будет не РФ, даже когда компания-работодатель по факту в России (письмо Минфина от 24.01.2019 № 03-04-05/3585). 

Пройдёт полгода, и Марат станет нерезидентом. Тогда он больше не должен будет платить НДФЛ в России, потому что источник-то за границей (письмо Минфина № 03-04-05/65409 от 07.07.2022). А работодатель Марата перестанет удерживать НДФЛ ещё раньше, как только источник дохода станет иностранным. Это не значит, что подоходный не надо платить совсем, просто теперь НДФЛ — забота Марата, а не его работодателя.

В какой момент сотрудник перестанет быть резидентом 

Работник становится нерезидентом РФ в день, когда общий срок его пребывания за границей в рамках последних 12 месяцев достигает 183 дней. Обычно этот срок считают по датам в штампах погранслужбы в паспорте. День отъезда и возвращения в РФ в период нахождения за границей не входит. 

Допустим, Марат впервые выехал из России 31.03.2022 и больше не возвращался. Значит, срок пребывания вне страны считается с 01.04.2022. Период в 183 дня истекает 01.10.2022, в этот день Марат становится нерезидентом. 

Но важнее другое. Для налоговых последствий имеет значение не конкретный день, когда человек стал нерезидентом, а год, в котором это произошло. В ФНС говорят так: «Окончательный налоговый статус налогоплательщика, определяющий налогообложение его доходов, полученных за налоговый период, определяется по его итогам» (письмо Департамента налоговой политики Минфина от 04.08.2022 № 03-04-05/75657). 

Переводим на человеческий: налоговой всё равно, когда именно человек стал нерезидентом, важно, кто он на 31 декабря — это конец налогового периода по НДФЛ. Если на 31.12.2022 Марат нерезидент, то он будет нерезидентом для всего 2022 года, даже для периода, пока он находился в России. 

Это значит только одно: у Марата возникнет долг по налогам за прошлый период, потому что он платил его как резидент по 13%, а должен как нерезидент по 30%. Компания-работодатель будет вынуждена пересчитать налоги и удержать задолженность.

Как работодатель и налоговая узнают, что сотрудник — нерезидент

Работодатель должен узнать от работника. Всё держится на честном слове. В законе нигде не написано, что сотрудник должен сообщать об изменении налогового статуса своему начальнику. Если условный Марат и раньше вёл соцсети для ООО «Дружище» на удалёнке, а потом переехал в Казахстан, работодатель может только догадываться о его местонахождении. 

Возможно, обязанность сообщить о смене адреса есть в трудовом договоре. Тогда Марат должен написать заявление и прислать копию загранпаспорта с отметкой погранслужбы. Но даже на это стороны, бывает, закрывают глаза и делают вид, что ничего не изменилось.

Налоговая должна узнать от работодателя. К концу года компания сдаст в ФНС отчёт по форме 6-НДФЛ, и в ней будет указан налоговый статус сотрудника. Если там не написано, что работник — нерезидент, инспекция об этом не узнает. 

Какой-то обязанности сообщать в налоговую о переезде в законе нет. Как нет и общих реестров с погранслужбой, откуда инспектор мог бы узнать, где Марат и когда он уехал. Поэтому никакого контроля за налоговым статусом, по сути, не существует. 

Если работник не сообщил о переезде, то и что-то менять в налогах не нужно. А мы будем говорить о ситуации, когда работник поступил порядочно, предупредил компанию и прислал скан паспорта со штампом о выезде. 

Как удерживать налоги, если источник дохода — РФ 

Напомню: для удалёнщиков важен не юридический адрес работодателя, а место работы в договоре. Если это Россия, то и доход будет таким, который получен в РФ. Допустим, у вашего сотрудника как раз так. 

Марат выехал из России 31 марта, 1 октября стал нерезидентом, и на конец года его статус не изменился. Представим, что ООО «Дружище» платит Марату 80 000 ₽ до вычета налогов. Бухгалтер будет удерживать налоги так: 

С 1 апреля по 30 сентября — по 13%. За это время Марат заработал 480 000 ₽ и заплатил налогов на 62 400 ₽. 

С 1 октября по 31 декабря — по 30%. Бухгалтер посчитал дни и выяснил, что Марат — нерезидент, ставка 30%. До конца года насчитал 240 000 ₽ зарплаты и 72 000 ₽ подоходного.

С 1 января по 30 сентября — по 30%. За первые девять месяцев года Марат уже заплатил подоходный по 13%, это 93 600 ₽. Теперь, когда известно, что он нерезидент, бухгалтер должен пересчитать НДФЛ по ставке 30% — это 216 000 ₽. В результате у Марата появляется долг по налогам — 122 400 ₽.

Те 17%, которых не хватает, бухгалтер должен удержать с последующих выплат. Но не все сразу, а с ограничениями. 

С октября по декабрь после удержания налогов Марат получает 56 000 ₽. Трудовой кодекс разрешает удерживать с них ещё 20%, но не больше. То есть ещё 11 200 ₽ (письмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@). За последние три месяца в году работодатель успеет удержать только 33 600 ₽ долга.

Остаток в 88 800 ₽ переедет на следующий год. Только его будет удерживать не работодатель, а уже налоговая. Бухгалтер укажет сумму задолженности по подоходному на конец года в форме 6-НДФЛ. А в следующем году налоговая пришлёт Марату уведомление с требованием погасить остаток. Крайний срок — 01.12.2023 (п. 6 ст. 228 НК). 

Как удерживать налоги, если источник дохода не РФ

Допустим, Марат договорился с начальником изменить условия трудового договора — чтобы местом работы был не питерский офис ООО «Дружище», а арендованная квартира в Казахстане. Для этого случая сторонам нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и в нём уточнить, по какому адресу теперь будет работать Марат.

Получается, с января по март Марат получал зарплату от российского источника, а с апреля по декабрь — уже от иностранного. Для бухгалтера это меняет примерно всё.

С 1 января по 31 марта Марат получил 240 000 ₽, из них бухгалтер удержал 31 200 ₽ налогов по ставке 13%. 

С 1 апреля по 30 сентября. Источник зарплаты у Марата изменится на зарубежный. До октября он будет оставаться резидентом РФ, но бухгалтер больше не должен удерживать НДФЛ из его зарплаты. Так происходит, потому что резиденты сами сообщают в налоговую о своих доходах за границей — подают декларацию 3-НДФЛ, а потом сами же платят с дохода налоги. Получается, с марта по октябрь Марат будет получать по 80 000 ₽ без удержания налогов.

С 1 октября по 31 декабря. На 01.10 бухгалтер должен сделать перерасчёт подоходного за январь-март и насчитать задолженность по налогам, потому что Марат теперь нерезидент. По ставке 30% получается 72 000 ₽ налога и 40 800 ₽ долга. 

С октября бухгалтер не будет удерживать НДФЛ за текущие доходы, а задолженность — будет, по 20% от зарплаты Марата. В октябре и ноябре по 16 000 ₽, а в декабре — 8800 ₽.

Когда год закончится, бухгалтер тоже отправит в инспекцию 6-НДФЛ с данными, что Марат нерезидент. Но там не будет данных про его доходы начиная с апреля. А ещё там не будет долга по налогам, потому что вся сумма будет удержана до конца налогового периода.

Как платить страховые взносы за нерезидента

Для взносов ничего не меняется, налоговый статус к ним отношения не имеет. Неважно, где находится работник: если он получает зарплату в российской компании и по закону застрахован, то и взносы работодатель должен платить. Хоть резидент работник, хоть нерезидент.

Можно ли делать налоговые вычеты нерезидентам

Любые вычеты по закону положены только резидентам РФ. Если Марат утратил этот статус для 2022 года, то и по расходам в этом году вычеты ему не положены. Если на 31.12.2022 вдруг окажется, что работник — нерезидент, но уже успел возместить часть подоходного через бухгалтерию, деньги придётся вернуть в бюджет.

В то же время с вычетами есть пара нюансов. 

Для социальных, стандартных и профессиональных вычетов: право на них привязано к году, в котором человек понёс расходы. Допустим, Марат потратил деньги на обучение в 2021 году — для этого года он навсегда резидент. А значит, и право на вычет по расходам в 2021 году у него никто не отберёт. 

Во-вторых, вычет можно заявить в течение трёх лет. То есть по расходам в 2021 году можно сэкономить на налогах и в 2022-м, и в 2023-м. И неважно, какой у Марата налоговый статус в том году, в котором он попросил вычет. 

Правда, у работодателя можно оформить только вычет за текущий год, для прошлых лет нужно готовить 3-НДФЛ и запрашивать возмещение НДФЛ через налоговую.

Для имущественных вычетов важен налоговый статус в году, когда заявлен вычет, а не когда были расходы. Допустим, Марат купил квартиру в 2021 году, но право на вычет не использовал. В 2022 году он уехал жить в Казахстан и стал нерезидентом — заявить право на вычет теперь нельзя.

Если в январе 2023-го Марат вернётся в РФ и до июля не уедет, то снова станет резидентом и сможет оформить имущественный вычет за 2021 год. Даже через работодателя. 

Что будет, если неправильно начислять налоги нерезиденту

Скорее всего, налоговая не узнает о том, что сотрудник перестал быть резидентом РФ. Но это может вскрыться, если налоговая придёт на предприятие с выездной проверкой, а сумма заниженного налога будет существенной. ФНС, вероятно, не будет разбираться, знал бухгалтер о налоговом статусе сотрудника или нет — всех собак повесят на работодателя. 

В налоговой это расценят как неправомерное неполное удержание НДФЛ и тогда работодателю грозит:

1. Доначисление НДФЛ и взыскание его с предприятия (п. 9 ст. 226 НК). 
2. Начисление пени (п. 5 ст. 75 НК).
3. Взыскание штрафа в 20% от суммы неудержанного НДФЛ (ст. 123 НК).

Для справедливости отметим, что практика наказания работодателя за занижение налогов сотруднику-нерезиденту — редкость и почти не встречается. А если проверки вообще не будет, неуплаченный налог останется на совести работника, налоговая должна разбираться с ним сама.

Подытожим

1. Если сотрудник уехал из РФ, для работодателя важны две вещи: когда он станет нерезидентом и какое место работы написано в трудовом договоре.
2. Если место работы в России, бухгалтер удерживает НДФЛ сначала по ставке 13% с резидента, а потом 30% как с нерезидента. Когда сотрудник становится нерезидентом, сумму налога надо пересчитать по ставке 30% за весь год, а потом насчитать и удержать долг. 
3. Если в качестве нового места работы указывается не РФ, с момента переезда начисление налога прекращается независимо от налогового статуса. Когда работник станет нерезидентом, НДФЛ снова надо будет пересчитать по ставке 30%, но только за месяцы, пока место работы было в России. 
4. Если удерживать налог с нерезидента как с резидента, налоговая может придумать проблем: взыскать недостающий налог с работодателя, начислить пеню и оштрафовать. Вернуть эти деньги в порядке регресса с работника не получится.