Оргструктура предприятия, или как правильно настроить механизмы управления

В простейшем понимании оргструктура — это схема штатного расписания, в которой показаны роли и подотчётность сотрудников с разными должностями. Но функционал оргструктуры гораздо шире: выявление слабых мест в бизнес-процессах, планирование расходов на персонал, выравнивание и объединение отдельных частей организации. 

В статье рассмотрим самые распространённые типы организационных структур, их сильные и слабые стороны.

Зачем вам это нужно

Помните про делегирование? Когда каждый понимает, где его место в иерархии, передоверять задачи становится проще. Сразу ясно, кому можно делегировать, а кто отправит делегатора посмотреть на структуру и командовать своими подчинёнными.

Но это будет, когда в компании получится выстроить структуру, описать её в регламентах и донести до каждого сотрудника.

По факту же любая компания, будь то массажный салон, сеть автомоек, кафе или агентство веб-разработчиков, развивается и существует без жёсткого академического плана. Или же план есть, но он такой уникальный, что к нему не применимы никакие схемы. Но это как раз заблуждение.

Вы удивитесь, когда в описаниях ниже найдёте схему взаимодействия внутри своей компании. Хорошо, если описание схемы подтвердит ваши представления о том, как всё должно быть. Но может оказаться, что вы подберёте более удобную для вас структуру и займётесь перестройкой своих процессов.

Валерий Неклюдов

консультант Эвотора

«Иногда кажется, что стоит выбросить учебники по управлению предприятиями и забыть про них. Что даёт сухая теория или примеры из далёкого прошлого? Практика Генри Форда или Ли Якокка никак не поможет предпринимателю сейчас. Но это только кажется.

Например, как быть с управляющим одного из бьюти-салонов в сети, который зовёт на помощь собственника при любой проблеме? Определить его роль в структуре и договориться о том, какой круг задач он решает самостоятельно. Или как выстроить работу, если каждый новый контракт требует другого набора компетенций от команды? Использовать матричную систему взаимодействия и не раздувать существующие команды новыми людьми каждый раз при запуске нового проекта.

Сухая теория только кажется неприменимой в реальном бизнесе. Иногда она может показать выход из сложной ситуации».

Понятие организационной структуры

Организационная структура — это система, которая описывает, как те или иные действия сотрудников направляются для достижения целей организации. Она определяет правила, роли и обязанности, а также то, как информация перемещается между уровнями внутри компании.

Организационные структуры активно используют компании всех форм собственности и сфер деятельности. Схемы наравне со штатным расписанием определяют конкретную иерархию внутри организации и ответственность каждого сотрудника. 

Оргструктуры обычно изображаются в виде диаграммы, например пирамиды, где самые влиятельные сотрудники находятся наверху, а те, у кого меньше власти, — внизу.

Централизованные и децентрализованные организационные структуры

Организационная структура бывает централизованной или децентрализованной. 

Традиционно предприятия были структурированы с централизованным руководством и определённой цепочкой подчинения. И сразу пример: Вооружённые силы страны, система, известная своей высокоцентрализованной структурой с длинной иерархией начальников и подчинённых. В централизованной оргсистеме есть чёткие обязанности для каждой роли, подчинённые по умолчанию выполняют команды своего руководства.

Децентрализованные организации выросли как технологические стартапы. Схема позволяет компаниям оставаться быстрыми, гибкими и адаптируемыми, при этом почти каждый сотрудник получает высокий уровень личного участия. 

Например, Johnson&Johnson — компания с децентрализованной структурой. Более 200 бизнес-подразделений и брендов торговой марки работают автономно в очень разных отраслях, от производства бытовой химии до фармацевтических продуктов.

В децентрализованных компаниях обычно тоже есть встроенные иерархии. Тем не менее команды имеют право принимать собственные решения и выполнять их, необязательно получая одобрение сверху.

Типы оргструктур

Типы организационных структур в бизнесе так же важны, как и его продукты, маркетинговый план и долгосрочная стратегия. Компаниям нужна прочная структура для привлечения и удержания талантливых сотрудников, а также для создания работоспособной организационной иерархии. В зависимости от характера связей между подразделениями выделяют бюрократические и адаптивные организационные структуры.

• Бюрократические — это структуры, в которых формализация управленческой деятельности преобладает над её творческой составляющей.
• Адаптивные — это гибкие структуры, способные быстро модифицироваться в соответствии с изменениями внешней среды или целями компании. Отличительная черта адаптивных организационных структур — большее внимание к творческому аспекту деятельности, нежели к формальным правилам.

Преимущества и недостатки разных типов организационных структур обязательно нужно учитывать при построении успешного бизнеса.

Линейная структура управления

Схема в форме пирамиды известна как линейная, или иерархическая, организационная структура. Это наиболее распространённый тип, цепочка подчинения здесь идёт сверху вниз. Например, генеральный директор — руководители — сотрудники начального и низшего звена. 

Плюсы такого порядка:    

• Лучше определяет уровни полномочий и ответственности.
• Показывает, перед кем каждый человек отчитывается или с кем можно поговорить о конкретных проектах.
• Мотивирует сотрудников чёткими карьерными путями и шансами на продвижение по службе.
• Создаёт для каждого сотрудника определённую зону ответственности.
• Способствует дружеским отношениям между сотрудниками одного отдела.

Минусы:

• Решения спускаются сверху вниз, в длинной цепочке возможна неправильная интерпретация информации.
• Руководитель любого уровня может использовать власть для своей выгоды.
• Замедляет внедрение инноваций или важных изменений в компании из-за увеличения бюрократии.
• Заставляет сотрудников действовать в интересах отдела, а не компании в целом.
• Сотрудники более низкого уровня чувствуют, что они несут меньше ответственности и не могут выражать свои идеи для компании.

Иерархическую оргструктуру целесообразно использовать небольшим компаниям или лицам с частной практикой, например адвокатам, нотариусам или стоматологам. Предприниматель как руководитель делегирует часть обязанностей помощнику — секретарю, администратору. Тот, в свою очередь, координирует деятельность разнорабочих — водителя, курьера, уборщицы. Простое распределение ролей в коллективе формирует дисциплину, способствует принятию быстрых и эффективных решений. 

Но по мере роста компании структуру необходимо менять или совмещать с другими типами, чтобы избежать тех самых длинных бюрократических цепочек доставки информации сверху вниз.

В современных условиях недостатки структуры перевешивают её достоинства. Такая схема плохо совместима с современной философией качества.

Функциональная структура управления

Подобно иерархической, функциональная организационная структура начинается с должностей с наивысшим уровнем ответственности. Однако в первую очередь сотрудники организованы в соответствии с их конкретными навыками и соответствующими функциями в компании. Каждый отдел управляется независимо. 

Плюсы:

• Позволяет сотрудникам сосредоточиться на своей роли.
• Поощряет специализацию.
• Помогает командам и отделам чувствовать себя самостоятельными.
• Легко масштабируется в компании любого размера.

Минусы:

• Может создавать барьеры внутри организации.
• Затрудняет общение между командами.
• Скрывает процессы и стратегии для различных рынков или продуктов в компании.

Эта форма организационной структуры больше всего подходит организациям с высоким уровнем квалификации специалистов при их хорошем техническом оснащении, в особенности в сочетании с управлением по проектам. Это один из типов организационных структур, в которых наиболее эффективно воплощается современная философия качества.

Линейно-функциональная структура управления

Это самая распространённая структура иерархического типа, широко используется во всём мире. Основой служат функциональные подразделения, которые могут сами отдавать распоряжения нижестоящим звеньям, но не по всем, а по ограниченному кругу вопросов, определяемых их функциональной специализацией.

В основу структуры положена специализация управленческой деятельности по функциональным подсистемам организации: маркетинг, исследования и разработки, производство, финансы и экономика, персонал.

Оформленные по линейно-функциональному принципу организации сохраняют жёсткость и простоту линейных структур. Освобождение линейных подразделений от решения общих управленческих задач позволяет резко увеличить масштабы их деятельности. 

Выполнение управленческих функций на базе разграничения и специализации менеджмента обеспечивает рост качества управления всей организацией. 

Плюсы:

• Стимулирует деловую и профессиональную специализацию сотрудников.
• Высокая производственная реакция компании, так как она построена на узкой специализации производства и квалификации специалистов.
• Меньше дублируются усилия в функциональных областях.
• Лучше координация и контроль деятельности.

Минусы:

• Размывается разработанная стратегия развития организации. Подразделения могут ставить свои собственные цели выше целей всей организации.
• Нет тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями.
• Резко увеличивается объём работы руководителя организации и его заместителей, потому что нужно согласовывать действия разных функциональных служб.
• Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали.
• Теряется гибкость во взаимоотношениях работников аппарата управления из-за применения формальных правил и процедур.
• Слабая инновационная и предпринимательская реакция организации с такой организационной структурой управления.

Линейно-штабная структура управления

В этой схеме использованы принципы линейной структуры. Но у руководства есть штаб, которому можно передать часть полномочий. Преимущественно передаются аналитические процессы: сбор информации, корректировка стратегии, аудит. Штаб не принимает решения самостоятельно, он нужен, чтобы снять часть управленческой нагрузки, дать прямому руководителю рекомендации по развитию бизнеса.

Плюсы:

• У сотрудников узкая специализация, что позволяет выполнять работу эффективно.
• Внешняя независимая помощь облегчает рабочие процессы.
• Руководитель принимает решения взвешенно, что снижает финансовые и производственные риски.
• Вклад сотрудников в общее дело более ощутим, чем в линейной схеме.

Минусы:

• В управлении теряется чёткая иерархия, сотрудникам трудно фильтровать решения, которые исходят от прямого руководителя и штаба.
• Возрастает время принятия решений: их нужно согласовать между всеми участниками процесса, что неизбежно отражается на скорости работы.
• Могут возникать разногласия между штабом, директором и линейными руководителями.

Линейно-штабная и линейно-функциональная структура — это хорошая промежуточная ступень при переходе от линейной структуры к более эффективным. Схема управления позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.

Дивизиональная структура управления

В дивизиональных организационных структурах подразделения компании контролируют свои собственные ресурсы, по сути, действуя как отдельная компания в рамках более крупной организации. В каждом подразделении может быть своя команда маркетинга, отдела продаж, IT. Эта структура хорошо подходит для крупных компаний, поскольку позволяет различным подразделениям принимать решения без необходимости отчитываться перед несколькими руководителями. 

В зависимости от направления деятельности организации существует несколько вариантов, которые следует учитывать при выборе схемы.

• Рыночная дивизиональная организационная структура

Подразделения сегментированы по рынкам, отраслям или типам клиентов. Например, крупная компания по производству потребительских товаров может отделить подразделения, занимающиеся товарами длительного пользования, от пищевых или логистических. 

• Организационная структура подразделений, основанная на продуктах

Филиалы разделены продуктовой линейкой. Так, в технологической компании может быть подразделение, занимающееся облачными приложениями, в то время как остальные отделения сосредоточены на различных предложениях программного обеспечения — например Adobe и его творческий пакет Illustrator, Photoshop, InDesign.

• Географическая дивизиональная организационная структура

Филиалы разделены по регионам, территориям или районам, что обеспечивает более эффективную локализацию и логистику. Компании могут открывать дополнительные офисы по всей стране или по всему миру, чтобы оставаться ближе к своим клиентам. 

Плюсы дивизиональной структуры управления:

• Оперативное реагирование на изменение внешних условий деятельности.
• Сближение того, кто принимает решение, с тем, кто его реализует.
• Хорошие условия для роста менеджеров.
• Высокая степень координации управленческой деятельности в рамках одного дивизиона.
• Более тесная связь производителя с потребителями.
• Центры ответственности более эффективно работают над вопросами повышения прибыли.

Минусы:

• Внутренняя конкуренция за ресурсы и персонал.
• Сложность разделения накладных расходов и подсчёта себестоимости.
• Трудно согласовывать интересы различных дивизионов.
• Волокита и перегруженность из-за большого количества вертикальных связей.
• Функции на различных уровнях управления дублируются.
• В отделениях сохраняется линейная структура.
• Удалённость центрального аппарата от конкретных сфер деятельности организации. Это ведёт к росту численности персонала и прочим проблемам, связанным со служебными злоупотреблениями.

Достоинства дивизиональных структур перевешивают их недостатки только в периоды достаточно длительного существования. При нестабильном окружении они рискуют повторить судьбу динозавров, так как выстраивание рабочих отношений между дивизионами и высшим руководством, разделение сфер ответственности, отчётности, стратегий требует большого времени.

При данной структуре можно воплотить большую часть идей современной философии качества.

Матричная структура управления

Основу матричной структуры образует линейно-функциональная структура, дополненная структурами управления. Помимо руководителя организации определяется руководитель программы, ранг которого выше. 

Матричные структуры весьма многообразны: управление по проекту, временные целевые группы и постоянные комплексные группы. Временные целевые группы активно применяются в малых предприятиях, в основе которых лежит венчурный бизнес, а также в электронной промышленности и других областях с высокими технологиями.

Матричная организационная диаграмма выглядит как сетка и показывает функциональные команды, которые формируются для специальных проектов. Например, инженер может постоянно работать в ПТО под руководством технического директора и точно так же работать над временным проектом под руководством менеджера проекта. 

Плюсы:

• Позволяет руководителям легко выбирать людей в соответствии с потребностями проекта.
• Поощряет сотрудников использовать свои таланты и навыки в различных профессиональных средах.
• Сокращает нагрузку на руководителей высшего уровня управления путём передачи полномочий менеджерам среднего звена.
• Выше личная ответственность конкретного руководителя.
• Больше гибкость и координация работ.
• Преодоление внутриорганизационных барьеров без ущерба развитию функциональной специализации.

Минусы:

• Структура сложная, громоздкая, дорогая во внедрении и в эксплуатации.
• В связи с системой двойного подчинения подрывается авторитет отдельных руководителей. 
• Нечёткое распределение прав и ответственности между элементами.
• Борьба за власть.
• Чрезмерные накладные расходы в связи с содержанием большего количества руководителей.
• Возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании.
• Частичное дублирование функций.
• Несвоевременно принимаются управленческие решения.
• Схема требует частой корректировки.

Внедрение матричной структуры даёт хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем корпоративной культуры и квалификации сотрудников. В противном случае возможна дезорганизация управления. Так, в корпорации «Тойота» внедрение матричной структуры заняло около десяти лет. Но можно уверенно утверждать: эффективность доказана опытом гиганта автоиндустрии.

Проектная организационная структура 

В проектной структуре основное внимание уделяется одному проекту. В схеме менеджеры проектов выступают в качестве руководителей. В отличие от других типов структур, проектная предполагает демобилизацию команд и ресурсов после выполнения поставленных задач. 

Плюсы:  

• Способствует более эффективному принятию решений и общению.  
• Ощущение безотлагательности завершения проекта увеличивает продуктивность сотрудников.
• Увеличивает гибкость и универсальность сотрудников. 

Минусы:  

• Строгие сроки могут усилить стресс у исполнителей.  
• Власть может быть слишком централизована и связана с менеджером проекта. 
• Нет возможности для долгосрочного развития навыков среди сотрудников.

Преимущества перевешивают недостатки на предприятиях с небольшим числом одновременно выполняемых проектов. Возможности воплощения принципов современной философии качества определяются формой управления проектами.

Подытожим

Мы рассмотрели семь типов самых распространённых организационных структур. Сразу стоит оговориться: ни одна из схем не является универсальной. При выборе подходящего решения для собственной компании необходимо продумать каждую деталь: 

• сколько полномочий передать сотрудникам, 
• сколько места оставить для внедрения инноваций, 
• насколько масштабна компания или каковы перспективы ближайшего роста,
• насколько гибкой должна быть структура для решения типовых задач, 
• насколько важно взаимодействие между сотрудниками и поддержание дружеской атмосферы в коллективе. 

Только тщательно взвесив эти факторы, можно узнать, какая организационная структура лучше всего подходит для компании. А затем выстраивать управление компанией, учитывая по ходу развития ошибки и победы.