УПД: что это такое в бухгалтерии, зачем нужен и как заполнить

Что такое УПД

По закону каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичным учётным документом (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Он подтверждает, что стороны выполнили обязательства друг перед другом. На основании первичных документов учитывают доходы и расходы при расчёте налогов и ведут бухгалтерский учёт.

Часто для одной сделки нужно несколько документов. Например, продавцы на ОСН выписывают покупателю счёт-фактуру и накладную либо акт. Вместо этих двух документов можно создать УПД — универсальный передаточный документ.

Кто может использовать УПД

УПД могут применять ИП и компании всех организационно-правовых форм на любом налоговом режиме. На ОСН универсальный передаточный документ заменит счёт-фактуру и накладную или акт, а на спецрежиме — первичный документ.

Если компания или ИП решили перейти на УПД, этот вопрос нужно согласовать с контрагентом. В зависимости от договорённости с ним можно продолжать выписывать счета-фактуры и первичные документы или перейти на УПД, то есть оформлять всего один документ. Применение УПД вместо счёта-фактуры и первичного документа ― это право, а не обязанность бизнеса.

По каким сделкам можно использовать УПД

УПД можно применять, например, при отгрузке товаров, передаче результатов выполненных работ, подтверждении факта оказания услуг, передаче имущественных прав. 

Посмотреть перечень операций, для оформления которых можно применять УПД

Этот перечень открытый, УПД можно применять и в других случаях (письмо ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).

Форма УПД: какую использовать

Поскольку компании и ИП не обязаны использовать УПД, строгой формы документа нет — можно разработать свою. Главное, чтобы УПД содержал все реквизиты счёта-фактуры и первичного документа (ст. 169 НК РФ, ст. 9 закона № 402-ФЗ, письмо налоговой от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638). 

Можно использовать форму УПД, рекомендованную налоговой (письмо налоговой от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Но с 2013 года она не обновлялась, в то время как в форму счёта-фактуры внесли изменения (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Поэтому, прежде чем использовать форму налоговой, её нужно привести в соответствие с действующей формой счёта-фактуры. К примеру, чтобы сформировать УПД, который заменяет счёт-фактуру и первичный документ, форму нужно будет дополнить строкой 5а, где отражают реквизиты документа об отгрузке.

Бумажный или электронный УПД

Электронные УПД есть в учётных программах. Формат УПД в ЭДО утверждён приказом налоговой от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Электронный УПД обязательно оформляют при операциях с маркированными товарами (п. 2 правил маркировки обувных товаров, п. 2 правил маркировки табачной продукции, п. 2 правил маркировки молочной продукции).

Если УПД заменяет собой счёт-фактуру и первичный документ, то нужно придерживаться правил выставления счетов-фактур. Так, УПД оформляют в электронном виде:

• при реализации товаров, которые должны прослеживаться (п. 1.1 ст. 169 НК РФ) ― это импортные товары из специального перечня; 
• если стороны сделки договорились об электронном обмене и у них есть для этого технические возможности (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Если УПД заменяет только первичный документ, то в электронном виде его оформляют по договорённости с контрагентом, если у него есть техническая возможность.

В остальных случаях оформляют бумажный УПД.

Как перейти на УПД

Чтобы начать использовать УПД:

1. Определитесь с формой УПД. Если решите использовать бумажную, то актуализируйте форму, рекомендованную налоговой, или разработайте свою.
2. Закрепите форму УПД в учётной политике (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации»).
3. Согласуйте с контрагентом и пропишите использование УПД в договоре. Если в договоре будет написано, что по сделке оформляют счёт-фактуру и накладную или акт, то выставить УПД нельзя. 

Если с одним из контрагентов компания или ИП использует УПД, это не значит, что остальным она тоже должна отправлять УПД. С другими контрагентами она может работать без УПД: оформлять счета-фактуры и первичные документы. Всё зависит от договоренности с конкретным контрагентом.

Заполнение УПД: как оформить

Продавец заполняет универсальный передаточный документ и отдаёт его контрагенту, который заполняет часть УПД покупателя. Статус УПД бывает двух видов: 1 и 2. (приложение 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Статус УПД влияет на правила заполнения УПД: в нём должны быть реквизиты тех документов, которые он заменяет.

УПД со статусом 1 заменяет счёт-фактуру и первичный (передаточный) документ. Его оформляют компании и ИП на ОСН для операций, которые облагаются НДС. Если продавец оформит УПД со статусом 1, то ему не придётся выставлять счёт-фактуру. А покупатель на основании такого УПД сможет принять НДС к вычету и учесть расходы по налогу на прибыль.

В УПД 1 заполняют все реквизиты, которые обязательны для счёта-фактуры и первичного документа (ст. 169 НК РФ, ст. 9 закона № 402-ФЗ). Заполнять их нужно в том же порядке, что и реквизиты счёта-фактуры. Правильное оформление УПД важно покупателю, ведь на основании УПД он будет принимать НДС к вычету. То есть это УПД с НДС.

УПД со статусом 2 заменяет только первичный (передаточный) документ. Его оформляют, например, компании и предприниматели на УСН — они не платят НДС. То есть это УПД без НДС. 

В УПД 2 заполняют только реквизиты, обязательные для первичного документа: накладной или акта (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Остальные реквизиты УПД заполнять не нужно.

Посмотреть рекомендации налоговой, как заполнить УПД

Когда нельзя применять УПД

УПД нельзя применять:

1. Только в качестве счёта-фактуры. УПД бывают только двух видов, в каждом из которых присутствует передаточный документ. Использовать УПД только в качестве счёта-фактуры, когда передаточный документ не нужен, нельзя. В таком случае применяют обычный счёт-фактуру, а не УПД (письмо ФНС от 22.08.2019 № АС-4-15/16298@).
2. При получении продавцом предоплаты, аванса.
3. При поставке алкогольной продукции. В этом случае оформляют товарно-транспортную накладную (ст. 10.2 закона № 171-ФЗ, информация с сайта Федеральной службы по контролю за алкогольным и табачным рынками).
4. Если в договоре с контрагентом прописано, что стороны будут применять счёт-фактуру, товарную накладную или иной первичный документ, но не УПД.

Когда нужно оформлять УКД

Бывают ситуации, когда нужно отправить покупателю корректировочный УПД — универсальный корректировочный документ, сокращённо УКД (приложение № 2 к письму налоговой от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

Изменение цены или объёмов поставки. Если продавец решил изменить цену, количество отгруженных товаров, работ, услуг или имущественных прав. Неважно, спрашивал он согласие покупателя на такие изменения или нет.

Допустим, продавец отгрузил 100 стульев по 5000 ₽ за стул и оформил УПД № 123 от 10.06.2024, а потом решил дать покупателю скидку и снизил цену до 4500 ₽ за стул и оформил УКД № 135 от 20.07.2024.

Претензия от покупателя. Если продавец получил от покупателя претензию о том, что при приёмке выявили расхождения по количеству или качеству, и согласился с ней. Двусторонний акт о расхождениях стороны не подписывали.

Например, продавец поставил 200 оконных блоков и оформил УПД № 257 от 01.06.2024. Покупатель при приёмке выявил дефекты у 15 оконных блоков и направил продавцу претензию. Продавец снизил стоимость продукции и направил покупателю УКД № 380 от 30.07.2024.

Посмотреть форму универсального корректировочного документа

Подытожим

👉 Универсальный передаточный документ соединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ либо заменяет только первичный документ.

👉 УПД могут применять все ИП и компании независимо от организационно-правовой формы и системы налогообложения.

👉 Компании и ИП могут использовать рекомендованную налоговой форму УПД либо разработать свою.

👉 Форма УПД должна соответствовать требованиям к счёту-фактуре и первичному документу.

👉 УПД бывают двух видов:

1. УПД статус 1 — заменяет счёт-фактуру и первичный документ. 
2. УПД статус 2 — заменяет только первичный документ.

👉 УПД можно оформлять на бумаге или в электронном виде.