Любой УПД на маркированные товары присылают в электронном виде — когда отгружают товар. Рассказываем, как правильно подписать УПД при приёмке, как выглядит правильный УПД и что делать, если УПД уже приняли, а потом нашли ошибку и понадобилось исправить данные в документе.

Для тех, кто с Эвотором

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2RanykNXMbW

Что такое УПД на молочные товары

УПД — это универсальный передаточный документ. УПД с маркировкой используют как замену бумажных накладных и счётов-фактур — для обмена сведениями между участниками системы «Честный знак». По сути, это электронный документ, который содержит данные о комплекте поставки, кодах маркировки и контрагентах. Если продавец его подписывает, он подтверждает: приёмка произведена, право собственности на перечисленные товары перешло к нему.

УПД на молоко не существует в бумажном виде, его нельзя прочитать целиком и подписать ручкой. Это xml-документ, формат которого утверждён законодательно. По сути, это программный код, в который зашиты данные о поставке для машинного чтения. Вот фрагмент такого УПД.

Такой документ рассчитан на расшифровку в веб-интерфейсе и не предназначен для изучения в подлиннике. Чтобы сделать УПД на молочку, поставщик создаёт документ о поставке в своём ЭДО и присылает продавцу. А тот получает уже готовый файл и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Вот как выглядит пример УПД от поставщика в ЭДО Эвотора.

Чтобы упростить работу с маркированными товарами, подключайте «Маркировку» в комплекте с товароучёткой «Управление ассортиментом». Вы сможете в едином окне принимать товары из УПД поставщика, в несколько кликов списывать товары и снимать их с баланса «Честного знака». Когда вы сделаете приёмку по УПД, остатки обновятся автоматически. 

Подробнее про комплект →

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2RanynbVwda

Как работать с УПД на молочные товары

Документооборот по маркировке всегда происходит в электронном виде. Чтобы принять УПД, продавцу обязательно нужно получить УКЭП и подключить ЭДО. В разных системах подключение и обработка УПД происходят по-разному, мы будем рассказывать, как это работает на примере Эвотора. 

Как вкратце выглядит процесс обработки УПД:

  1. Поставщик формирует и отправляет УПД, когда привозит продавцу товар.
  2. Продавец сверяет позиции в документе с тем, что ему реально привезли.
  3. Если УПД совпадает с поставкой — подписывает документ, а если расходится — отказывается и возвращает поставщику на доработку. 
  4. Когда продавец подписывает УПД в ЭДО, «Честный знак» автоматически получает оповещение, что товар перешёл от поставщика к продавцу. 

Нужно ли подписывать УПД. Да, если с поставкой всё в порядке, подписывать УПД обязательно — иначе поставщик не отгрузит товар.

В какой срок нужно обработать УПД. Вообще подписать УПД нужно в течение трёх дней с момента поставки — только после этого товары можно продавать. Но для молочки сделали исключение: её можно продавать сразу после поставки, а правильно принять УПД можно всё так же в течение трёх дней. 

Соблюдение этого срока важно для «Честного знака». Если его нарушить, можно получить штраф: для должностных лиц предупреждение или 1000 – 10 000 ₽, для юрлиц 50 000 – 100 000 ₽.

Как проверить правильное оформление УПД 

По сути, единственный способ правильно заполнить УПД на стороне поставщика — это указать точное количество товаров в поставке, чтобы состав накладной совпадал с партией, и вписать правильные реквизиты продавца. Всё остальное в xml-документе заполняется автоматически, правильное заполнение УПД осуществляет программа. 

Задачи продавца:

1. Сначала проверить реквизиты в УПД — наименование организации, адрес, ИНН и остальное.

2. Если с реквизитами порядок — сверить УПД с тем, что пришло по факту. Это не обязательно, но рекомендуется. Подписывая УПД с кодами маркировки, вы автоматически просите «Честный знак» перевести эти коды вам на баланс. Если коды на балансе есть, а товара нет — есть риск нарваться на проверку. 

Чтобы сверить поставку с УПД, обычно используют 2D-сканер, которым сканируют коды маркировки на товарах, а ЭДО автоматически отмечает отсканированные позиции в УПД.

Так, например, работает приложение «Маркировка» Эвотора. Оно делает работу с УПД, маркировкой и «Честным знаком» удобной и простой для продавца. Например, если кода маркировки нет в УПД, при сканировании появится уведомление: «Товара с таким кодом нет в документе». При этом сверку можно проводить как на компьютере — через личный кабинет Эвотора, так и на самой кассе — с помощью камеры на смарт-терминале.

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2RanymaCSMn

Если кода маркировки или штрихкода нет в УПД, но товар с ним поступил фактически — это излишек. Если после сверки в документе остались неотсканированные товары — это недостача. В одной поставке могут быть одновременно и недостача, и излишек. Всё это называется расхождения — их видно по УПД в ЭДО «Маркировки» Эвотора.

Как исправить ошибки в УПД на молочную продукцию

1. Зафиксировать ошибки. Если вы выявили расхождения и ошибки в УПД, их нужно документально подтвердить. Например, на Эвоторе можно скачать результаты сверки в текстовом формате — и в документе будет указано, что в излишках и что в недостаче.

2. Сообщить поставщику. Лучше ещё на берегу обсуждать такие вопросы и порядок их решения. Например, можно договориться, что будете передавать файл сверки по электронной почте или готовы решать вопрос в телефонном режиме. Это нужно ещё и на случай любых других сложностей с УПД. Например, если: 

  • поставщик указал неправильные реквизиты;
  • приняли товар, но в «Честном знаке» товар не перешёл на ваш баланс;
  • подтвердили УПД на товар, который по факту не пришёл.

3. Найти способ исправить ошибку вместе с поставщиком. Есть три варианта исправления ошибок в УПД

  • если ошиблись в реквизитах, указали неверный формат кода или произошёл излишек, поставщик дополнительно отправляет УПДи — исправленный УПД, — а вы подписываете изначальный УПД и УПДи;
  • если ошиблись в сумме или количестве товара, обнаружили брак или недостачу, поставщик отправляет УКД — корректировочный УПД, а вы подписываете изначальный УПД и корректировку;
  • поставщик или вы аннулируете ошибочный УПД, поставщик высылает новый документ. Этот вариант подходит для всех типов ошибок.

Как правильно подписать УПД на молочку продавцу

Если у вас Эвотор — всё элементарно. Вы просто сверяете УПД с тем, что привезли по факту, и нажимаете кнопку «Подписать» на смарт-терминале или в личном кабинете Эвотора на компьютере.

Кто подписывает УПД. Это может быть сам предприниматель или его сотрудник. Важно, чтобы у сотрудника была собственная УКЭП, а руководитель выдал на него машиночитаемую доверенность.

Если у вас Эвотор, подключите вместе с «Маркировкой» товароучётную систему «Управление ассортиментом». Тогда после подписания УПД касса предложит автоматически обновить остатки — для корректного товароучёта. А вам не придётся ничего обновлять вручную. 

Подробнее про комплект приложений →

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2RanykGc5Rz

Если вы подписали УПД на молочку, значит, вы приняли товар, а Эвотор отправил документ на проверку в «Честный знак». В течение приблизительно получаса вы можете узнать результат проверки.

Подытожим

  1. Правильно оформить УПД на молочку — забота поставщика, именно он отправляет электронный документ продавцу при поставке. 
  2. Забота продавца — проверить, совпадает ли информация из УПД с фактическим товаром, который привезли. Обычно это делается с помощью сканера и программы для работы с маркированным товаром
  3. Если в УПД нашлись ошибки и расхождения, их всегда можно исправить — корректировочным, исправленным или новым УПД.