Считаем деньги: как вовремя понять, что бизнес идёт не так хорошо, как кажется

Это серия из 9 статей. Вы в самом начале пути и вот что вас ждёт:

1. 🤔 Вы здесь → Считаем деньги: как вовремя понять, что бизнес идёт не так хорошо, как кажется.

2. Сколько вы можете взять из кассы: считаем деньги от продаж до чистой прибыли.

3. Где нажать, чтобы продавать больше? Ищем точку роста выручки.

4. Как выбрать, на чём сэкономить в первую очередь.

5. Вложиться и не пожалеть: считаем эффективность рекламной кампании до её начала.

6. Пересыпали муки → заработали меньше: учимся контролировать эффективность производственных затрат.

7. Точка безубыточности: сколько нужно продать, чтобы выбраться из минуса.

8.Сколько вы зарабатываете: составляем финансовый прогноз на год.

9. Чьи деньги у вас на счёте?

Дорога длинна, но после неё наступает приятная уму и вашему делу ясность. Дойдём до конца вместе?😎

Поехали!

Встретились однажды два предпринимателя. Один говорит другому:
— Ну что, как бизнес, есть прибыль?
— 20% от оборота чистыми остаётся!
— Вот это да, а у меня только 1%.
— Ну ничего, научишься. А одолжишь полтинник на метро?

Цифры — самый наглядный и самый неочевидный способ оценить бизнес. Наглядный — потому что цифры не врут. Неочевидный — потому что непонятно, как и на какие цифры смотреть, чтобы они не врали. Из-за этого возникают две крайности: или развиваться на интуиции, или считать огромные эксели в надежде, что это как-то поможет.

Можно и наоборот — постоянно строить графики, заполнять отчёты и считать метрики. Это как ехать на велосипеде, у которого нет педалей, зато есть сложная панель управления на японском языке: куча кнопок для любых настроек поездки, но непонятно, как они работают. Возникает ощущение аналитического ступора — предприниматель знает каждую цифру, но не понимает, что с ними делать. Кататься на таком велосипеде сложно.

Мы приглашаем в путешествие в мир бизнеса, основанного на цифрах, которые имеют смысл. В таком бизнесе предприниматель считает рентабельность, точку безубыточности, эффективность рекламных затрат и знает, сколько на самом деле зарабатывает. При этом тратит на это всего несколько часов в месяц. Его велосипед ходко едет по трассе, хорошо тянет в гору и не буксует в песке.

Предпринимателю не нужно знать каждую цифру и строить все виды отчётов. Достаточно найти несколько метрик, которые лучше всего показывают состояние бизнеса; один раз подготовить несколько таблиц и раз в месяц сверяться, всё ли в порядке. Это не отнимет много времени, но наверняка окупится через несколько месяцев. 

Мы расскажем несколько историй о том, как отсутствие финансового учёта привело предпринимателей к непредвиденным убыткам.

Сергей начал тратить деньги, которые не заработал

У Сергея студия видеопроизводства. Банки, торговые компании и интернет-магазины заказывали у него рекламные ролики, за полгода команда выросла с 3 до 12 человек. Оплаты поступали постоянно — то авансы, то закрывающие платежи. Сергей привык жить на обороте: на счету всегда были деньги, чтобы заплатить за аренду, выдать зарплаты, обновить технику, провести корпоратив.

Год закончился, вместе с ним и крупные проекты. Последний клиент и вовсе попросил вернуть аванс. Новые заказы Сергей уже несколько месяцев не искал, а когда начал — было уже поздно. Он остался с большим офисом, дюжиной сотрудников и нулём на счету, потому что не оценил, сколько может тратить.

Сергей смотрел на цифры, но не на те. Его интересовало только состояние счёта на текущий момент. Он не планировал будущие продажи, жил сегодняшними деньгами и задачами. Не думал, что клиент может попросить вернуть деньги, которые Сергей уже потратил. В итоге проекты закончились, и начались долги.

Как следовало поступать:

Сергею нужно было вести хотя бы самый простой учёт, подсчитывая постоянные и переменные расходы. Чтобы видеть, какую сумму ему нужно обязательно заработать за месяц, чтобы оплатить аренду, заплатить сотрудникам и оставить хоть что-то себе.

Вести учёт проектов, чтобы видеть, какие платежи проходят за месяц и насколько прибылен каждый проект. Закрывают ли они все его затраты. Какой прогноз на следующий месяц по поступлениям денег. Нужно ли искать новых клиентов прямо сейчас, чтобы в следующем месяце не просесть по выручке.

Следить за ходом акции более внимательно и вовремя ее остановить, если будет видно, что цифры не сходятся. Пекарня Максима — не крупная корпорация, где локомотив рекламного отдела трудно затормозить посреди акции.

Сделать выводы и либо искать способ сделать рекламу менее затратной, либо найти другие варианты привлечения покупателей. К слову, такую акцию можно сделать постоянной, вывесить баннер на улице вместо актера и регулярно что-то дарить постоянным покупателям. Эффект не будет взрывным, но и расходов будет меньше.

Историй много, решений меньше, но они есть

Возможных проблем и ошибок с расчётами много — даже на одной маленькой точке за всем бывает сложно уследить. Но весомую часть этих проблем можно решить с помощью нескольких простых инструментов: метрик и отчётов. Достаточно один раз их настроить и подсчитать, а потом периодически заглядывать и проверять, всё ли в порядке.

У наших героев много общего: это нехватка контроля и учета, неумение прогнозировать дальше текущей недели.

• Сергей не умел считать рентабельность своего бизнеса и планировать проекты.
• Витя не разделял текущие расходы по видам и не мог понять, сколько может тратить на развитие бизнеса.
• Максим не рассчитал расходы на рекламу и не считал конверсию акции.

В этой серии статей мы объясняем финансы маленьких предприятий на пальцах.

🚘 Сперва отправимся в пекарню Максима. Дело важное. Будем разбираться, как исходя из объёма выручки и затрат понять, сколько денег предприниматель может оставить себе.