Деньги

Пересыпали муки → заработали меньше: учимся контролировать эффективность производственных затрат

Чтобы продать свой товар, его нужно произвести. Для этого нужны расходники, сотрудники, помещение, оборудование. Сумму расходов на эти ресурсы называют производственными затратами. Если за ними не следить, производство может стать непредсказуемым и неуправляемым, а бизнес начнёт терять деньги. Разберёмся, как этого не допустить.

Это статья из цикла о финансах бизнеса. Читайте остальные в удобное время ↓

1. «*Дебет, кредит, EBITDA* — раскладываем финансы бизнеса без непонятных слов»

2. «В кассе деньги есть, а предприниматель не зарабатывает. Длинный путь от продаж до чистой прибыли»

3. Где нажать, чтобы продавать больше? Ищем точку роста выручки

4. Вложиться и не пожалеть: считаем эффективность рекламной кампании до её начала

5. Как выбрать, на чём сэкономить в первую очередь

У Максима пекарня в спальном районе. Выручка хорошая, но прибыли почти нет. Максима это не устраивает, поэтому он решил разобраться, как работает его бизнес, и что нужно сделать, чтобы он стал более прибыльным и управляемым.

Максим уже знает, что такое производственные затраты — это издержки, связанные с производством и продажами: себестоимость товаров, зарплата, аренда и так далее. Ещё он знает, что они делятся на постоянные и переменные. Разделение затрат помогает контролировать их эффективность. Это нужно, чтобы бизнес не начал незаметно прожигать деньги из-за неудачных решений.

Максим выписал все производственные затраты за месяц:

 

Статья Итого в месяц, ₽
Мука 160 000
Повидло 12 960
Сыр 25 920
Ветчина 25 920
Масло 10 000
Соль 2000
Дрожжи 2000
Вода 2000
Эквайринг 5200
Списанка 32 400
Аренда 90 000
Коммунальные платежи 15 000
Оплата приложений 3000
Зарплаты 180 000

Постоянные и переменные затраты

Максим разделил затраты на постоянные и переменные. Переменные зависят от оборота: чем больше продаём, тем больше тратим на эти расходы. Например, мука или начинка. Растут продажи → увеличивается объём производства → тратим больше муки и капусты. Постоянные затраты более-менее стабильны и не зависят от оборота. Например, аренда и оплата приложений на онлайн-кассе.

Минутка занудства

Максим относит списание к переменным расходам, но у вас может быть по-другому. Списания у Максима более-менее стабильные: каждый день выпечку готовят с небольшим запасом на всякий случай и какая-то часть товара остаётся на полке. Процент списания обычно предсказуемый и тесно связан с объёмом производства.

Бывает и по-другому — списания могут быть не связаны с объёмом производства в текущем периоде. Где-то обнаружился брак, что-то потеряли на складе, у чего-то потерялся товарный вид. Такие списания можно отнести и к постоянным издержкам — политику по таким вопросам обычно определяют внутри компании.

Вот список переменных и постоянных затрат Максима:

 

Переменные, ₽ Постоянные, ₽
Мука 160 000 Аренда 90 000
Повидло 12 960 Коммунальные платежи 15 000
Сыр 25 920 Оплата приложений 3000
Ветчина 25 920 Зарплаты 180 000
Масло 10 000
Соль 2000
Дрожжи 2000
Вода 2000
Эквайринг 5200
Списанка 32 400
Итого 278 400 Итого 288 800₽

Среднемесячная выручка пекарни Максима — 648 000₽. Это суммарная стоимость всех батонов и булочек, на производство которых ушли ингредиенты. То есть, чтобы заработать 648 000₽, Максим тратит 278 400₽ на ингредиенты. Если Максим не закупит ингредиенты, он сэкономит 278 400₽, но и не заработает 648 000₽. А вот 288 000₽ — постоянные производственные расходы, которые бизнес всё равно понесёт.

Для тех, у кого Эвотор

Товароучётная система за вас подсчитает, сколько вы потратили на расходники и ингредиенты. Если ещё не используете такую, посмотрите системы для магазинов и для кафе и ресторанов.

Чтобы следить за эффективностью переменных расходов, Максим считает маржинальный доход и рентабельность маржинального дохода. Вспомним, что это за показатели и как их посчитать:

Маржинальный доход — это разница между выручкой и переменными расходами. Он показывает, сколько заработал бизнес со всех продаж за вычетом переменных расходов. Это то количество денег, которое остаётся на покрытие постоянных производственных и прочих расходов.

Маржинальный доход = Выручка − Переменные расходы

Маржинальный доход Максима = 648 000₽ − 278 400₽ ≈ 370 000₽.

Рентабельность маржинального дохода — это доля маржинального дохода в выручке. Она показывает выгодность продаж относительно себестоимости. Чем выше этот показатель, тем больше бизнес зарабатывает на каждой продаже. Чтобы посчитать рентабельность маржинального дохода, нужно разделить маржинальный доход на выручку.

Рентабельность маржинального дохода = Маржинальный доход / Выручка

Рентабельность маржинального дохода Максима = 370 000₽ / 648 000₽ = 57%.

Это значит, что у Максима остаётся 57,1% от выручки на то, чтобы покрыть все оставшиеся расходы и получить какую-то прибыль. В среднем в месяц это получается 370 000₽.

Переменные затраты связаны с выручкой. Меняется объём продаж — меняются и затраты на муку, начинку, эквайринг. Из-за этого переменные затраты удобно фиксировать не абсолютным значением, а процентом от выручки. Например, Максим знает, что при выручке 648 000₽ на муку он тратит 160 000₽. Значит затраты на муку — 24,7% от выручки. Посчитаем показатель для всех статей переменных затрат:

 

Статья затрат % от выручки
Мука 160 000₽ / 648 000₽ = 24,7%
Повидло 12 960₽ / 648 000₽ = 2%
Сыр 25 920₽ / 648 000₽ = 4%
Ветчина 25 920₽ / 648 000₽ = 4%
Масло 10 000₽ / 648 000₽ = 1,54%
Соль 2000₽ / 648 000₽ = 0,31%
Дрожжи 2000₽ / 648 000₽ = 0,31%
Вода 2000₽ / 648 000₽ = 0,31%
Эквайринг 5200₽ / 648 000₽ = 0,80%
Списанка 32 400₽ / 648 000₽ = 5%

Минутка занудства

Напомним, что мы рассматриваем теоретический пример, чтобы показать принцип учёта. Если у вас продукт, который продаётся или портится не так быстро, учёт будет сложнее. 

Если вы произвели товар в этом месяце, а продадите в следующем, то записывать и затраты на расходники, и выручку нужно на следующий месяц. Да, расходники уже использовали в этом месяце, но товар лежит у вас на складе и в любой момент может превратиться в выручку, так что деньги из бизнеса не ушли. Если у вас длинный цикл продаж, то фиксируйте затраты не в тот период, когда товар появился, а в тот, когда его продали.

А пока вернёмся к Максиму, у которого запасов совсем немного, а товар продаётся или списывается в тот же день, что и производится ↓

Такая запись поможет Максиму быстрее считать переменные затраты. Если он продаст за месяц товаров на 500 000₽, значит, на масло ушло 500 000₽ * 1,54% ≈ 7700₽. 

Зачем это Максиму?

Максим следит за затратами по двум причинам:

Во-первых, если рентабельность маржинального дохода начнёт падать, значит, эффективность производства снижается. Возможно, сотрудники начали воровать, и вырос расход сырья. Или новый пекарь ещё не научился грамотно обращаться с печью и тратит слишком много муки. Даже если продажи и выручка вырастут, затраты вырастут сильнее и эффективность снизится. Если за какой-то месяц рентабельность маржинального дохода сильно падает, Максим идёт разбираться.

Во-вторых, если маржинальный доход меньше, чем сумма постоянных расходов, то бизнес за месяц точно уйдёт в минус. Задача Максима — преодолеть точку, после которой выручка превысит затраты. Расчётом этой точки займёмся в следующий раз.

Самая страшная ситуация — если маржинальный доход отрицательный. Значит, продажи не окупают даже затраты на ингредиенты и с каждой следующей проданной булочкой пекарня будет терять всё больше и больше. В этом случае лучше просто остановить продажи.

Повторим

Расходы делятся на постоянные и переменные. Переменные расходы зависят от объёма продаж, а постоянные — нет. Если бизнес ничего не производит, переменные расходы останутся на нуле, а постоянные — на своём обычном уровне.

Маржинальный доход — это разница между выручкой и переменными расходами. Он показывает, сколько денег остаётся на покрытие постоянных и косвенных расходов и прибыль. Рентабельность маржинального дохода — доля маржинального дохода в выручке.

Если рентабельность маржинального дохода за месяц упала, но предприниматель ничего не менял, это повод разобраться — похоже, что эффективность производства упала: затраты и выручка изменились несоразмерно. 

В новом файле расписали постоянные и переменные затраты производства. Сделайте копию и подставьте свои значения. А ещё там добавился лист со шпаргалками по метрикам и их расчётам.

Опубликовали 7 апреля 2021 года

На ту же тему