Деньги

Считаем деньги: как вовремя понять, что бизнес идёт не так хорошо, как кажется

Управлять финансами в бизнесе просто, только когда их нет. Недостаточно посмотреть на выписки со счёта, чтобы понять, насколько прибылен сейчас ваш магазин или студия и что будет в следующем месяце. Или прикинуть, останутся ли в кассе деньги на личные нужды, когда будут выплачены все зарплаты. Или затеять рекламную акцию с непредвиденным результатом.

Вместе с Дмитрием Фурье из «Нескучных финансов» мы подготовили серию материалов, чтобы помочь посчитать, сколько на самом деле зарабатывает бизнес, и понять, как можно зарабатывать больше.

Встретились однажды два предпринимателя. Один говорит другому:
— Ну что, как бизнес, есть прибыль?
— 20% от оборота чистыми остаётся!
— Вот это да, а у меня только 1%.
— Ну ничего, научишься. А одолжишь полтинник на метро?

Цифры — самый наглядный и самый неочевидный способ оценить бизнес. Наглядный — потому что цифры не врут. Неочевидный — потому что непонятно, как и на какие цифры смотреть, чтобы они не врали. Из-за этого возникают две крайности: или развиваться на интуиции, или считать огромные эксели в надежде, что это как-то поможет.

Работать только на основе «потратили X, заработали Y» можно. Но это как ехать на велосипеде с завязанными глазами: педали крутить получается, но любая кочка резко прервёт поездку. Не просчитали, как найм администратора скажется на чистой прибыли — ушли в минус. Кататься на таком велосипеде страшно.

Можно и наоборот — постоянно строить графики, заполнять отчёты и считать метрики. Это как ехать на велосипеде, у которого нет педалей, зато есть сложная панель управления на японском языке: куча кнопок для любых настроек поездки, но непонятно, как они работают. Возникает ощущение аналитического ступора — предприниматель знает каждую цифру, но не понимает, что с ними делать. Кататься на таком велосипеде сложно.

Мы приглашаем в путешествие в мир бизнеса, основанного на цифрах, которые имеют смысл. В таком бизнесе предприниматель считает рентабельность, точку безубыточности, эффективность рекламных затрат и знает, сколько на самом деле зарабатывает. При этом тратит на это всего несколько часов в месяц. Его велосипед ходко едет по трассе, хорошо тянет в гору и не буксует в песке.

Предпринимателю не нужно знать каждую цифру и строить все виды отчётов. Достаточно найти несколько метрик, которые лучше всего показывают состояние бизнеса; один раз подготовить несколько таблиц и раз в месяц сверяться, всё ли в порядке. Это не отнимет много времени, но наверняка окупится через несколько месяцев. 

Мы расскажем несколько историй о том, как отсутствие финансового учёта привело предпринимателей к непредвиденным убыткам.

Сергей начал тратить деньги, которые не заработал

У Сергея студия видеопроизводства. Банки, торговые компании и интернет-магазины заказывали у него рекламные ролики, за полгода команда выросла с 3 до 12 человек. Оплаты поступали постоянно — то авансы, то закрывающие платежи. Сергей привык жить на обороте: на счету всегда были деньги, чтобы заплатить за аренду, выдать зарплаты, обновить технику, провести корпоратив.

Год закончился, вместе с ним и крупные проекты. Последний клиент и вовсе попросил вернуть аванс. Новые заказы Сергей уже несколько месяцев не искал, а когда начал — было уже поздно. Он остался с большим офисом, дюжиной сотрудников и нулём на счету, потому что не оценил, сколько может тратить.

Сергей смотрел на цифры, но не на те. Его интересовало только состояние счёта на текущий момент. Он не планировал будущие продажи, жил сегодняшними деньгами и задачами. Не думал, что клиент может попросить вернуть деньги, которые Сергей уже потратил. В итоге проекты закончились, и начались долги.

Как следовало поступать:

Сергею нужно было вести хотя бы самый простой учет, подсчитывая постоянные и переменные расходы. Чтобы видеть, какую сумму ему нужно обязательно заработать за месяц, чтобы оплатить аренду, заплатить сотрудникам и оставить хоть что-то себе.

Вести учет проектов, чтобы видеть, какие платежи проходят за месяц и насколько прибылен каждый проект. Закрывают ли они все его затраты. Какой прогноз на следующий месяц по поступлениям денег. Нужно ли искать новых клиентов прямо сейчас, чтобы в следующем месяце не просесть по выручке.

Витя незаметно растратил прибыль

У Вити — бургерная в центре города. Всё идёт хорошо: поставщики не подводят, сотрудники справляются, клиенты есть. Только в прибыль всё никак выйти не получается.

Витя не щадит кошелёк, лишь бы в бургерной всё было в порядке. Починить зеркало в туалете для персонала, закупить салфетки подороже, но покрасивее, сделать коврик с приколом на входе — всё это кажется Вите очень важным.

В конце месяца Вите снова нечем платить за квартиру. Зато на входе в бургерную — коврик с актуальной шуткой. Витя не считает, сколько может потратить на развитие точки.

Как следовало поступать:

Подробнее мы расскажем об этом в следующей статье о точке роста бизнеса, но если коротко — нужно было разложить по видам все расходы в бургерной. Из выручки вычесть производственные и операционные расходы, посчитать, какая валовая прибыль остается. И из нее уже брать суммы на развитие точки — столько, чтобы оставалась достаточная сумма на собственные нужды.

Это звучит сложно, но на самом деле достаточно вести очень простую табличку. Или пользоваться Личным кабинетом «Эвотор», где все данные сводятся автоматически.

Если у вас Эвотор, зайдите в личный кабинет

Максим неправильно посчитал эффект рекламы

У Максима пекарня в спальном районе. Ему хочется, чтобы в магазин заходило побольше людей из проходящего трафика. Для этого он нанял актёра, который в течение дня вертится у входа, раздаёт купоны на батон в подарок за покупку и зазывает отведать свежего хлеба.

Для акции Максим подготовил тысячу листовок, за дизайн и печать отдал 2000₽. Ещё 3000₽ ушло на актёра. Всего за три дня акции в магазин зашли около 60 человек с купонами, выручка за три дня получилась на 6000₽ больше обычного. Кажется, что акция отбилась — Максим потратил 5000₽, а заработал дополнительно 6000₽. Но есть проблема: Максим не подумал о расходах на подарки и о маржинальности продаж. 

На батоны в подарок Максим потратил ещё 900₽. Себестоимость товаров, которые он продал — ещё 2400₽. Итого — 3300₽ дополнительных затрат. Получается, акция сработала в минус на 2300₽. Вкладываться в такую рекламу дальше невыгодно.

Как следовало поступать:

Для начала — свести в одну табличку все затраты на акцию и посчитать, какое количество покупателей нужно, чтобы акция «отбилась». 

Выбрать товар, который будет подходящим подарком, но не введет в серьезный убыток. Учесть, к примеру, что затраты на печать листовок начнут окупаться только на пятый день акции — но и актеру надо будет платить за каждый день. Вести учет своих акций и заранее прикидывать расходы и процент конверсии.

Чтобы правильно выбрать товар для акции, используйте сервис «Управление ассортиментом» на Эвоторе

Следить за ходом акции более внимательно и вовремя ее остановить, если будет видно, что цифры не сходятся. Пекарня Максима — не крупная корпорация, где локомотив рекламного отдела трудно затормозить посреди акции.

Сделать выводы и либо искать способ сделать рекламу менее затратной, либо найти другие варианты привлечения покупателей. К слову, такую акцию можно сделать постоянной, вывесить баннер на улице вместо актера и регулярно что-то дарить постоянным покупателям. Эффект не будет взрывным, но и расходов будет меньше.

Историй много, решений меньше, но они есть

Возможных проблем и ошибок с расчётами много — даже на одной маленькой точке за всем бывает сложно уследить. Но весомую часть этих проблем можно решить с помощью нескольких простых инструментов: метрик и отчётов. Достаточно один раз их настроить и подсчитать, а потом периодически заглядывать и проверять, всё ли в порядке.

У наших героев много общего: это нехватка контроля и учета, неумение прогнозировать дальше текущей недели.

  • Сергей не умел считать рентабельность своего бизнеса и планировать проекты.
  • Витя не разделял текущие расходы по видам и не мог понять, сколько может тратить на развитие бизнеса.
  • Максим не рассчитал расходы на рекламу и не считал конверсию акции.

В этой серии статей мы объясняем финансы маленьких предприятий «на пальцах». В следующей статье поговорим о проблеме Витиной бургерной: как понять, сколько денег предприниматель может оставить себе, исходя из объема выручки и всевозможных затрат.

Опубликовали 11 ноября 2021 года

На ту же тему