Как перейти на электронный кадровый документооборот

Что получит работодатель с электронным кадровым учётом

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Как было раньше. Работодатель оформляет на каждого работника кадровые документы. Вообще их много, вот некоторые: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, ежегодные графики отпусков, согласия на обработку персональных данных. В каждом нужна подпись работника — так по закону. Сами документы нужно хранить стопкой в надёжном месте на случай споров с работниками и проверок инспекции труда. 

Как можно сейчас. С электронным кадровым документооборотом — КЭДО — документы не нужно распечатывать, они хранятся на компьютере. Подпись ставится тоже электронная, работника не нужно звать к кадровику. 

Электронный документ юридически такой же, как бумажный с подписью ручкой и синей печатью. Его примет инспектор труда на проверке и суд, если работник подаст иск. Бумажная рутина пропадает. Особенно хорошо, если работаешь с удалёнщиками или в компании большой штат.

Какие исключения. Есть четыре документа, которые придётся распечатать и подписать ручкой, даже если ввели КЭДО:

• трудовые книжки, если работник хочет оставить бумажный экземпляр;
• акты о несчастном случае на производстве — такой составляют, если работник травмировался, а потом отправляют в Соцстрах для выплаты пособия;
• приказы об увольнении;
• инструктажи и журналы по охране труда.

Как можно организовать КЭДО в компании

По статье 22.1 Трудового кодекса у работодателя есть два варианта: 

Вести учёт на платформе «Работа России». Это бесплатный сервис от государства. Для входа понадобится учётная запись компании на Госуслугах. В функционале есть конструктор документов и техподдержка. Инструкция, как там зарегистрироваться и начать работать, есть в презентации Роструда. Из явных недостатков — заявки на подключение рассматривают только два раза в месяц.

Заказать разработку сервиса под свой бизнес или купить готовый у коммерческого оператора. У сервиса должна быть функция взаимодействия с Госуслугами — так пояснил Роструд в письме № ПГ/19773-6-1. 

Готовые программы КЭДО предлагают, например, Контур.Диадок, Сбер.Корус, ELMA, СБИС. Условия работы и стоимость зависят от количества персонала и кадровых документов, которые решите оцифровать.

Пока в сервисы можно загружать документы в свободной форме. С 1 марта 2023 году — только составленные по правилам из приказа Минтруда № 578н. Но об этом позаботятся разработчики сервисов.

Как внедрить КЭДО в свой бизнес

Порядок есть в статье 22.2 Трудового кодекса РФ. Работодателю надо:

1. Издать приказ о введении электронного документооборота. В нём указать:

• дату перехода на КЭДО и срок уведомления работников — дата перехода будет обязательно позже срока уведомления; 
• сервис, который выбираете;
• перечень электронных документов и должностей работников, в отношении которых будет работать КЭДО.

2. Отправить каждому работнику уведомление о переходе на электронный кадровый учёт. Сделать это можно по электронной почте. Каждый работник должен дать письменное согласие.

Зато можно убеждать. Работнику можно рассказать о простоте обмена заявлениями и приказами онлайн. А ещё показать статью 22.1 Трудового кодекса и убедить, что его трудовые права будут защищены так же надёжно, как и с обычными бумагами.

Ещё момент: если работника взяли после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа, согласие не нужно.

3. Подключиться к сервису КЭДО. Тут же надо выпустить электронную подпись себе и работникам. 

Подписи есть разные — квалифицированная, неквалифицированная и простая. Почти все документы работник может подписывать простой подписью. Но есть исключения — усиленная подпись нужна для: 

• договоров с работодателем, включая трудовые, ученические и о материальной ответственности; 
• соглашений о переводе на другую работу;
• заявлений об увольнении;
• уведомлений об изменении условий трудового договора;
• ознакомления с приказами о взыскании.

За выпуск подписи работника платит работодатель. Подпись будет записана на флешку, для подписания документа работник и работодатель будут вводить пароль.

Ещё в Трудовом кодексе теперь есть оговорка на форс-мажорные случаи — вот как было в случае с ковидом. При катастрофе, эпидемии или аварии на производстве обменяться с работником документами онлайн можно даже без электронного учёта. Допустим, принять от работника по электронной почте фото заявления на отпуск, а в ответ отправить скан приказа на отпуск. Но как только станет возможным, фотодокументы нужно продублировать на бумаге с живыми подписями.

Подытожим

1. С 22 ноября 2021 года бизнес может отказаться от кадровых документов на бумаге. Но с каждого работника придётся взять согласие на КЭДО.
2. На бумаге останутся четыре кадровых документа: трудовые книжки, если работник хочет бумажный экземпляр, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, инструктажи по охране труда. 
3. Для перехода на электронный кадровый учёт работодатель издаёт приказ, а потом письменно и под подпись уведомляет работников.
4. Подписывать документы работник и работодатель будут электронными подписями. За выпуск подписей на работников платит работодатель.