Кому нужна усиленная электронная подпись и как её получить в 2024 году

УКЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись. По юридической силе она не отличается от собственноручной подписи и является самым надёжным видом электронной подписи. Такой подписью можно подписывать любые документы как внутри компании, так и для контрагентов или госорганов.

Кому нужна электронная подпись

В первую очередь тем, кто производит, продаёт или импортирует товары, подлежащие обязательной маркировке. В 2024 году это:

• табачная продукция,
• обувь,
• лекарства,
• меховые изделия,
• товары лёгкой промышленности,
• молочная продукция,
• шины и покрышки,
• духи и туалетная вода,
• фотоаппараты и вспышки,
• питьевая и минеральная вода в упаковках,
• детская вода,
• электронные сигареты и вейпы,
• пиво и слабый алкоголь,
• антисептики,
• безалкогольные напитки и соки,
• икра,
• медицинские изделия и БАДы,
• кресла-коляски.

Без подписи не получится зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак», ЕГАИС и в ГИИС ДМДК. Также без подписи вы не сможете подписать УПД — универсальный передаточный документ, а без него нельзя принимать маркированные товары. Подробнее о нововведениях 2024 года можно прочитать в статье про маркировку.

Для чего ещё нужна УКЭП

Предпринимателям, которые не работают с маркировкой, пока не обязательно получать электронные подписи. Но многие пользуются УКЭП, чтобы сделать работу удобнее и проще, например:

● зарегистрировать кассовую технику,

● подать отчётность в ФНС без посещения налоговой,

● получать и отправлять любые электронные документы.

Что такое ЕГАИС и при чём тут УКЭП

ЕГАИС — информационная система, которая помогает регулировать оборот алкоголя на рынке. Чтобы работать с ЕГАИС, предпринимателю или руководителю компании тоже необходима УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Если вы продаёте алкоголь в нескольких торговых точках, в каждой из них должна быть своя УКЭП для работы с ЕГАИС. В таком случае придётся оформлять подписи на сотрудников.

С 1 сентября 2023 года сотрудники могут подписывать документы от имени компании в ЭДО только с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Для выпуска МЧД и работы с ними тоже нужны квалифицированные электронные подписи — для руководителя и сотрудников.

Что нужно, чтобы получить электронную подпись

Получить усиленную электронную подпись не так сложно. Нужно будет подготовить документы и купить специальный носитель.

Документы

● Паспорт РФ;

● СНИЛС;

● ИНН.

Это могут быть оригиналы или заверенные копии.

Также могут понадобиться:

● ОГРН или ОГРНИП;

● ИНН организации и документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности, — если вы руководитель организации.

Для записи УКЭП в ФНС подойдут токены:

● Рутокен ЭЦП 2.0,

● Рутокен S,

● Рутокен Lite,

● JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE),

● JaCarta LT,

● JaCarta-2 ГОСТ,

● JaCarta-2 PKI/ГОСТ,

● JaCarta PKI,

● ESMART Token,

● ESMART Token ГОСТ.

Купить их можно в удостоверяющем центре, специализированном интернет-магазине или у производителя токенов.

Носитель для работы с ЕГАИС

Если собираетесь работать с алкоголем (изготавливать, продавать, импортировать, быть дистрибьютором), выбирайте носитель со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ). Без него программное обеспечение ЕГАИС не будет поддерживать работу с УКЭП.

Лучше всего с ЕГАИС работают Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE). Они универсальны, так что подойдут для подписи любых электронных документов и других функций УКЭП.

Как получить электронную подпись

1. Подготовьте необходимые документы и носитель для УКЭП.

2. Подайте заявление на получение электронной подписи. Сделать это можно или в бумажном виде в отделении ФНС и доверенном удостоверяющем центре, или в электронном — через личный кабинет налогоплательщика для физлиц, если вы руководитель организации, или для ИП, если вы индивидуальный предприниматель.

3. Запишитесь на приём в ФНС. Выберите в списке подходящее подразделение ФНС и назначьте дату и время визита. Вы можете сделать это с помощью сервиса «Онлайн-запись на приём в инспекцию» или по телефону. Номер телефона инспекции в вашем регионе также есть на сайте ФНС.

4. Посетите ФНС. Возьмите с собой носитель для УКЭП и все необходимые документы.

Сотрудник налоговой проверит все данные и запишет ключ подписи и сертификат на носитель. Сертификат подтверждает, что ключ подписи принадлежит именно вам. Запись займёт не более 15 минут.

Важно: если вы собираетесь продавать алкоголь, обязательно поясните в налоговой, что вам необходимо выпустить ключевую пару средствами носителя для ЕГАИС. Иначе налоговая может выдать вам подпись, которая не подходит для работы с ЕГАИС, и вам придётся начинать весь процесс сначала.

5. Загрузите на ваш компьютер программное обеспечение «КриптоПро CSP» и установите сертификат подписи, а также драйвер для работы с токеном — Рутокен или JaCarta. Готово!

Теперь вы можете работать с подписью.

Нужна ли новая подпись, если старая ещё действует

В каких случаях нужна замена подписи, а в каких — нет.

Менять УКЭП не нужно

Если вы получили подпись в удостоверяющем центре, который прошёл аккредитацию по новым правилам, УКЭП действительна. Можете пользоваться ей, пока не выйдет срок действия, а потом получить новую подпись в налоговой. Проверить актуальность своего удостоверяющего центра можно на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Менять УКЭП нужно

Если удостоверяющий центр, в котором вы получили подпись, не прошёл аккредитацию по новым правилам, с 1 января 2022 года такая УКЭП не действует. Если попытаться её использовать, все системы будут выдавать ошибки. Например, документооборот по ЕГАИС сразу же прекратится.

Памятка

Ещё раз по пунктам: как получить УКЭП.

1. Купите носитель для УКЭП. Для работы с ЕГАИС лучше всего подойдёт Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE).

2. Подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН.

3. Подайте в налоговую заявление на получение УКЭП. Проще всего сделать это на сайте ФНС. Если собираетесь работать с ЕГАИС, уточните в налоговой, что вам нужно выпустить ключевую пару средствами носителя.

4. Запишитесь на приём в подразделение ФНС или доверенный удостоверяющий центр и получите подпись.

Чтобы подписывать документы компании, сотрудникам нужны свои подписи физлиц. Если вы продаёте алкоголь, то в каждой точке должна быть подпись, подходящая для работы с ЕГАИС. Попросите сотрудников, которые подписывают документы, оформить такие подписи. Сделать это можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Работать с подписью удобно, а чтобы получить её, не придётся тратить много времени. Если у вас ещё нет УКЭП, советуем задуматься над её получением. Рано или поздно маркировка или электронный документооборот могут стать обязательными для вашего бизнеса.