Система электронного документооборота (ЭДО): что это такое, как работает и зачем переходить

Что такое электронный документооборот и как он работает

Помогли разобраться эксперты Эвотора

ЭДО — это создание документов в электронном виде и обмен ими. Электронным называют документ, который существует только в виде файла и подписан электронной подписью. Он юридически значим и является полной заменой бумажного (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ от 06.04.2011).

Примечание. Направленный контрагенту по электронной почте скан договора — это не электронный документ. Это лишь электронный образ документа, который существует на бумаге. Электронный документооборот проводится через специальные системы — они обеспечивают защиту передаваемых файлов.

Принцип работы ЭДО

Расскажем, как работать в ЭДО, на примере ситуации, когда компании необходимо закупить товары:

1. Менеджер отдела закупок размещает в системе ЭДО заявку на приобретение нужных позиций.
2. Руководство организации согласовывает покупку — это отражается в системе, так что менеджер сразу заметит изменение статуса своей заявки.
3. Менеджер направляет заявку поставщику посредством ЭДО.
4. Поставщик её подтверждает и формирует заказ.
5. Когда все позиции собраны, поставщик готовит отгрузочные документы, загружает их в систему ЭДО, подписывает их электронной подписью и отправляет заказчику.
6. Тот получает документы в системе, проверяет и подписывает своей электронной подписью.
7. Теперь у заказчика и поставщика есть накладные и счета-фактуры в электронном виде, подписанные обеими сторонами.

Если что-то изменилось, например, заказчик решил купить больше товара или у поставщика закончились определённые позиции, согласовать изменения можно также по ЭДО. А ещё через систему можно направить другие документы в электронном виде, сопутствующие сделке, например сертификаты соответствия продукции стандартам.

Основные понятия

Чтобы окончательно стало понятно, что такое электронный документооборот, нужно пояснить некоторые термины.

В системе ЭДО создаются и живут электронные документы (ЭД), то есть документы, сформированные в виде файлов.

Документ становится юридически значимым и полностью заменяет бумажный после его подписания квалифицированной электронной подписью — КЭП. Иногда её называют ЭП или ЭЦП — электронная (цифровая) подпись. Получить такую на имя директора компании или ИП можно в удостоверяющем центре (УЦ) налоговой службы или у её доверенных лиц. КЭП для других сотрудников можно оформить в коммерческих УЦ.

Подписание документов по ЭДО означает, что в них делается особая отметка при помощи КЭП. Это защищает документ от вмешательства и придаёт ему юридическую силу.

Электронный документооборот проводится через оператора ЭДО — это специальная компания, имеющая технические и юридические возможности реализовать обмен файлами по защищённым каналам. Все операторы ЭДО включены в специальный реестр, который ведёт ФНС.

Оператор предоставляет пользователю свою систему электронного документооборота, или СЭД. Это сервис, в котором документы можно создавать, загружать, изменять, подписывать КЭП, передавать и получать.

Компания, которая заключила договор с оператором и присоединилась к системе электронного документооборота, называется участником ЭДО. Она обменивается документами с другими участниками — своими контрагентами или контролирующими ведомствами (госорганами), например ФНС или СФР.

Преимущества и недостатки

Электронный документооборот на предприятии оптимизирует его работу.

• Отпадает необходимость передавать документы контрагенту, направлять их почтой или с курьером. К тому же файлы проще хранить, чем кипу бумаг. Это экономит ресурсы.
• Система ЭДО проверяет действительность КЭП. Это гарантия того, что документ был подписан уполномоченным лицом.
• Для передачи данных операторы применяют защищённые программы и каналы связи. Это способствует сохранению безопасности документов.

Недостатки выделим такие:

• На электронный документооборот в организации придётся потратиться. Оформление КЭП также потребует некоторых расходов. Однако при этом уменьшатся затраты, связанные с оборотом бумажных документов, а у персонала высвободится часть времени.
• Работа в системе электронного документооборота зависит от доступности сервиса. Если с хранилищем документов что-то произойдёт, их можно потерять. Однако операторы ЭДО — надёжные компании, проверенные государством. Риски неполадок минимальны.
• Если на электронные документы перешли не все контрагенты, придётся оформлять часть документов в бумажном виде. Возможна путаница. Однако всё больше компаний внедряют электронный документооборот, и со временем их число будет только расти.

Виды ЭДО

В зависимости от того, какие правовые отношения связывают участников ЭДО, его делят на три категории.

1. Внутренний.

Это оборот документов внутри компании: между руководством всех уровней и персоналом. Например, кадровый, складской, управленческий или бухгалтерский ЭДО. Правила устанавливаются преимущественно в нормативных актах компании, как и формы документов. Обмен может производиться не через оператора, а локально — через применяемое ПО.

2. Внешний.

Это ЭДО с контрагентами. Часть документов, которыми обмениваются стороны, имеют унифицированную форму, другие они утверждают совместно. Обмен происходит через операторов.

У сторон может быть один оператор. В этом случае схема ЭДО выглядит так:

Ввод и подписание документа → Оператор ЭДО → Контрагент.

Если же операторы разные, обмен электронными документами производится в рамках так называемого роуминга — взаимодействия между операторами. Схема немного усложняется: 

Ввод и подписание документа → Свой оператор ЭДО → Оператор ЭДО контрагента → Контрагент.

3. С государственными органами.

Обычно это подача отчётов, прочих форм и сообщений в ФНС, СФР, Росстат. Все бланки унифицированы, за исключением обращений в свободной форме. Обмен производится либо через операторов, либо через специальную систему, разработанную конкретным органом. Например, в налоговую некоторые документы можно направлять через личный кабинет организации или предпринимателя. Но налоговые декларации подавать через них нельзя — только через оператора ЭДО или через специальный сервис ФНС.

Операторы обычно предлагают пользователям системы, в которых совмещены все виды ЭДО. То есть можно направлять документы сотрудникам компании, контрагентам и отчитываться в госорганы. Набор возможностей зависит от сервиса и от выбранного тарифа.

Какие документы можно передавать по ЭДО

В электронной форме можно обмениваться самыми разными документами. В рамках внутреннего ЭДО обычно обмениваются:

• управленческими документами — локальными актами, приказами, распоряжениями, регламентами;
• производственной и технической документацией;
• бухгалтерскими и кадровыми документами, связанными, например, с заработной платой, отпуском и так далее.

Примечание. Некоторые положения по электронному документообороту прописаны в законах. Например, в статье 22.1 ТК РФ приводятся правила в сфере кадрового ЭДО. В частности, установлено, что электронный способ передачи не распространяется на трудовые книжки либо сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, касающиеся инструктажа по охране труда. Всё это необходимо оформлять в бумажном виде и подписывать от руки.

В рамках внешнего ЭДО с контрагентами обычно обмениваются договорами и приложениями к ним, счетами на оплату, счетами-фактурами, накладными, актами приёмки, прочими первичными и иными документами.

В рамках обмена с госорганами им передаются декларации, расчёты и иные отчётные формы, различные заявления, уведомления, сообщения, подтверждения. Также при необходимости могут передаваться первичные документы или их реестры. От контролёров компания получает по ЭДО различные сообщения, требования, акты, справки, документы, подтверждающие приём отчётов.

Кому подходит система электронного документооборота

ЭДО подходит практически всем. Правда, считается, что для малого бизнеса это дорого и сложно. И действительно, если у компании бывает всего несколько договоров в год, минимум работников и отчётов, то целесообразность трат на внедрение электронного документооборота может вызвать сомнение. В остальных случаях преимущества сервисов ЭДО превосходят недостатки и в итоге позволяют сэкономить.

Кому и зачем нужен электронный оборот документов:

• Для крупного бизнеса альтернативы нет. Такие предприятия обязаны подавать отчётность в электронном виде. Для обмена документами с контрагентами ЭДО также будет актуально: когда их сотни и с каждым нужно обменяться несколькими бумагами, затраты на документооборот значительны. Внедрение ЭДО помогает не только сократить финансовые расходы, но и передавать документы оперативно.
• Для сегмента малого и среднего бизнеса ЭДО выполняет те же задачи — упрощает и ускоряет документооборот, — а в некоторых случаях он обязателен. Но есть ещё один момент — многие крупные контрагенты желают обмениваться электронными документами. Если малая компания не готова на такой шаг, это снижает вероятность сотрудничества.
• Для плательщиков НДС альтернативы тоже нет — они обязаны подавать декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Именно такую передачу и обеспечивают операторы ЭДО.
• Переходить в электронный формат нужно и тем, кто участвует в обороте маркированной, прослеживаемой и иной подконтрольной продукции. Такие компании обязаны обмениваться электронными документами и отправлять сведения в государственные информационные системы.

Внедрить ЭДО будет выгодно, если компания:

• работает с большим количеством поставщиков и покупателей;
• продаёт товары на маркетплейсах;
• планирует торговать маркированной и подакцизной продукцией;
• часто взаимодействует с ФНС, СФР, другими ведомствами;
• выставляет и принимает счета-фактуры;
• работает с компаниями из других населенных пунктов;
• имеет большой штат сотрудников;
• задумывается о том, как в будущем будет хранить документы.

Ограничений на применение ЭДО нет. Пользоваться им могут коммерческие фирмы и ИП, бюджетные организации — школы, больницы и другие, — органы власти, самозанятые граждане и физические лица.

Как перейти на ЭДО организациям и ИП

Чтобы начать обмен электронными документами, нужно:

1. Выбрать облачный сервис, которым вам будет удобно пользоваться. Прежде следует познакомиться с тарифами и возможностями.
2. Получить в налоговой инспекции или аккредитованном удостоверяющем центре КЭП на руководителя организации или на ИП. Сертификат выдают бесплатно, но придётся заплатить за специальный электронный носитель (токен) и программу криптозащиты.
3. Если нужно оформить КЭП на других работников, которые будут пользоваться системой ЭДО, нужно обращаться не в ФНС, а в коммерческие удостоверяющие центры. 
4. На сайте выбранного оператора нужно подать заявление на подключение к его системе ЭДО, оплатить тариф, установить на ПК необходимые компоненты для работы сервиса.
5. Оповестить контрагентов, что документооборот может осуществляться в выбранном сервисе ЭДО.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот

Очевидно, что не все контрагенты будут готовы перейти на ЭДО. Поэтому его придётся совмещать с классическими бумажными документами. Это вполне допустимо как во внутреннем, так и во внешнем документообороте.

А вот что можно:

• с одними контрагентами обмениваться документами по ЭДО, с другими — на бумажных носителях;
• документы по одной сделки с контрагентом оформить на бумаге, а по другой — по ЭДО;
• подписать, например, договор, в бумажном варианте, а закрывающие документы к нему — по ЭДО;
• части сотрудников направлять электронные документы, а другой части — бумажные;
• одни отчёты в ФНС подавать в электронном виде — например, декларацию по НДС, — а другие на бумажном носителе.

Подытожим

• Электронный документооборот в компании — удобный способ оперативно обмениваться документами с сотрудниками, с контрагентами, а также направлять отчёты в ФНС и СФР.
• Расходы на ЭДО должны окупиться за счёт снижения финансовых и временных затрат на обмен бумажными документами, а также на их хранение.
• На ЭДО можно переходить постепенно, совмещая его с классическим документооборотом. Некоторые кадровые документы в любом случае придётся подписывать на бумаге.
• Есть много операторов/сервисов ЭДО. Но принципы электронного документооборота у всех одинаковы. У компании и её контрагентов могут быть разные операторы — это не помешает обмену файлами между ними.
• Чтобы перейти на ЭДО, нужно выбрать сервис и тариф, получить КЭП и настроить компьютер или кассу. Затем к обмену электронными документами можно приглашать контрагентов.