Как перейти на ЭДО с контрагентами и поставщиками в 2023 году

С ЭДО точка тратит меньше времени и денег, в документах с поставщиками порядок, больше процессов в цифре. Это здоровое развитие розницы и просто удобно. Сейчас расскажем, как всё организовать и уже завтра выслать контрагентам приглашение в ЭДО.

3. При работе с прослеживаемыми товарами. Все счета-фактуры, накладные и корректировочные документы по товарам, подлежащим прослеживаемости, передаются в ФНС в электронном виде. Вы должны применять ЭДО, если продаёте:

• холодильники;
• тепловые насосы;
• стиральные машины;
• аппаратуру для телевизионной связи;
• мониторы и проекторы;
• детские коляски;
• детские автокресла;
• бульдозеры, грейдеры, дорожные катки;
• автопогрузчики.

Если подписывать документы будут ваши сотрудники, им тоже понадобятся подписи — КЭП физических лиц. Получить их можно в аккредитованных удостоверяющих центрах. С 1 сентября, кроме подписи, им нужны ещё и МЧД →

Инструкция: как привязать КЭП к новому оператору в ЭДО Эвотора.

2. Выбрать и подключить оператора ЭДО — через него происходит документооборот. Все операторы ЭДО включены в специальный реестр, который ведёт ФНС. Оператор предоставляет пользователю свою систему ЭДО — СЭД. Это сервис, в котором документы можно создавать, загружать, изменять, подписывать КЭП, передавать и получать.

3. Составить и утвердить приказ и положение об ЭДО. Это необязательные документы, но они помогают: 

• формально ввести ЭДО в организации;
• упорядочить правила работы с ЭДО для сотрудников.

Как настроить ЭДО с контрагентами

Чтобы начать электронный документооборот с поставщиком, нужно принять приглашение к обмену документами от него или выслать его самому. Это как добавление в друзья в социальных сетях: поставщик посылает вам запрос на добавление, вы подтверждаете и обмениваетесь документами. 

Принять приглашение в ЭДО Эвотора можно двумя способами:

1. Автоматически — если нажать «Обновить» на главном экране приложения «ЭДО». Эвотор автоматически примет все приглашения и сообщит об этом оператору ЭДО. А поставщики смогут отправлять вам документы.

2. Вручную в личном кабинете — если выбрать организацию, оператора и открыть вкладку «Приглашения». Там через фильтр можно найти все необработанные входящие приглашения и вручную принять от тех поставщиков, с которыми нужно обмениваться документами.

Как отправить приглашение и добавить контрагента в ЭДО

Пригласить контрагента в ЭДО в Эвоторе так же просто: 

1. Во вкладке «Приглашения» создаёте новое приглашение.
2. Выбираете организацию и оператора на странице ЭДО в ЛК. 
3. Чтобы найти контрагента в ЭДО, вводите его ИНН, почту и идентификатор контрагента в ЭДО. Последний лучше предварительно узнать в личной переписке или по звонку.  
4. И нажимаете «Отправить». Всё. 

Проверить статус исходящего приглашения можно тут же — ещё ожидает ответа, обмен разрешён или отклонён. Дополнительно уведомить контрагента о приглашении в ЭДО можно по электронной почте, в мессенджерах или звонком.  

Ещё можно составить соглашение об ЭДО между контрагентами. С его помощью фиксируют порядок работы с ЭДО, обязательства сторон, типы документов, которыми обмениваются партнёры, и прочие условия. Такое соглашение нужно, когда компании хотят прописать условия об электронном обмене с уточняющими деталями, оно не обязательное. Соглашение можно подписать уже в самом ЭДО.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО Эвотора. Список открытый: 

• УПД — универсальные передаточные документы; 
• УКД — универсальные корректировочные документы;
• акты приёмки-передачи;
• акты сверки;
• накладные;
• счета-фактуры;
• договоры;
• дополнительные соглашения;
• иные неформализованные документы без чёткой структуры.  

Как подписать документы от контрагента в ЭДО. Обычно все входящие электронные документы приходят в личный кабинет ЭДО. На Эвоторе входящие приходят одновременно в личный кабинет системы и на смарт-терминал — их можно подписать прямо там. 

Допустим, нам в точку пришла новая партия товаров, а поставщик прислал на подпись УПД — этот документ заменяет накладную, передаточный акт и счёт-фактуру. Мы решили подписать документы прямо на смарт-терминале «Эвотор»: 

1. Находим нужный документ в разделе ЭДО на кассе. Здесь у каждого документа есть номер, дата, отправитель и сумма поставки, а разные статусы обозначены разными цветами.

2. Открываем документ и видим список товаров, входящих в поставку. Для каждой позиции Эвотор указывает количество товара, цену и стоимость. Товары из поставки и УПД можно сверить или сразу подписать документ без сверки.

3. Мы решили сверить. Сканируем коды маркировки из партии: если они есть, Эвотор сам находит товары в УПД и подсвечивает зелёным. Если товара нет, подсвечивает красным.

4. Если решили подписать — с полной сверкой или без, — нажимаем «Подписать». Эвотор предупредит, если товары не сверили до конца.  

5. Всё. Документ ушёл поставщику, а если это партия маркированных товаров, «Маркировка» Эвотора сразу отправит коды в «Честный знак».

6. Если не подписываем — нажимаем «Аннулировать» и запрашиваем у контрагента новый документ. Также аннулировать можно уже подписанный документ.

Зачем нужно ЭДО при работе с маркетплейсами

Маркетплейс — это тоже контрагент. Торговые площадки обычно не работают с бумажными документами, всё делопроизводство с ними ведётся онлайн. Есть исключения, но, как правило, акты, документы о возврате, счета, УПД, квитанции и закрывающие документы уходят по ЭДО. 

ЭДО для работы с маркетплейсами ничем не отличается от обычного и работает по тому же принципу. Особенность может быть только в операторе ЭДО, которым пользуется площадка. Однако между крупными операторами налажен автороуминг, поэтому будет достаточно обменяться приглашениями в ЭДО.

Какие преимущества у обмена с контрагентами по ЭДО Эвотора

Возможность подписывать документы на кассе. Не в компьютере, не в личном кабинете ЭДО, а прямо на смарт-терминале. Это быстро и удобно.

Работа в режиме одного окна со всеми операторами ЭДО, к которым вы подключились. Не нужно переключаться между разными сервисами и учиться работать в каждом из них. 

Несколько операторов внутри одного ЭДО. Обычно нужно каждого оператора оплачивать отдельно. В ЭДО Эвотора иначе — все операторы уже доступны в одном окне. Среди них «Платформа ОФД», СБИС, «Контур. Диадок», «Такском». 

Хранение всех документов в облаке. Документы по бухгалтерии, закупкам, продажам и налогам легко находить в пару кликов. 

Работает даже без компьютера. Можно подписывать документы на кассе — данные синхронизируются. Очень удобно, когда в точке нет компьютера, а нужно быстро сделать приёмку, чтобы товар не залёживался. 

Главное про ЭДО с контрагентами и поставщиками

Используйте ЭДО. Это удобно, выгодно и иногда обязательно.