Чьи деньги у вас на счёте?

Это статья из цикла о финансах бизнеса. Читайте остальные в удобное время ↓

1. Считаем деньги: как вовремя понять, что бизнес идёт не так хорошо, как кажется

2. Сколько вы можете взять из кассы: считаем деньги от продаж до чистой прибыли

3. Где нажать, чтобы продавать больше? Ищем точку роста выручки

4. Вложиться и не пожалеть: считаем эффективность рекламной кампании до её начала

5. Как выбрать, на чём сэкономить в первую очередь

6. Пересыпали муки → заработали меньше: учимся контролировать эффективность производственных затрат

7. Точка безубыточности: сколько нужно продать, чтобы выбраться из минуса

8. Сколько вы зарабатываете: составляем финансовый прогноз на год

Мы разбираемся, как устроены финансы на примере пекарни Максима. У него простой бизнес: нет отсрочек и авансов, сотрудникам он платит раз в неделю за отработанное время, в долг не продаёт. Максим платит сразу, как получает поставку, клиенты тоже платят на месте. Деньги в кассе практически всегда равны выручке за день.

Большинство бизнесов сложнее: поставщик даёт 10 дней отсрочки, клиент платит в течение двух недель после подписания акта, сотрудникам платят с задержкой. Из-за этого получается, что у предпринимателя на счёте лежат деньги, которые ему уже не принадлежат. И наоборот — если клиент платит с задержкой, то у предпринимателя по бумагам появляются деньги, но лежат они на чужом счёте. Назвать выручкой сумму поступлений на счёт в таком случае нельзя.

Обязательства и деньги

Когда предприниматель договаривается с поставщиком, у обоих появляются обязательства. У поставщика — привезти товар, у предпринимателя — оплатить его. Все обязательства зафиксированы в договоре.

Поставщик привозит на точку овощи и мясо и закрывает своё обязательство. Теперь у предпринимателя есть товары и обязательство оплатить их. Когда он отправляет деньги поставщику, сделка заканчивается.

Кажется, что поставщик заработает, только когда получит перевод. На самом деле, он уже зарабатывает, когда закрывает своё обязательство. Если предприниматель решит не платить, поставщик может смело пойти в суд и истребовать свои деньги. Поставщик записывает сумму поставки в выручку за месяц, когда поставил товар, даже если получит деньги в следующем.

Чтобы не запутаться в деньгах и обязательствах, финансисты ведут два отчёта: Отчёт о движении денежных средств — ДДС — и Отчёт о Прибылях и Убытках — P&L, Profit and Loss statement. В ДДС фиксируют движение денег: сколько их на счёт пришло, сколько ушло. В P&L фиксируют обязательства: сколько заработали или потратили по документам.

Во вступительном материале про финансы мы упоминали Сергея. У Сергея проблема — он не считал, сколько реально зарабатывает его бизнес, и тратил всё, что было на счёте. Когда проекты закончились и один из крупных заказчиков попросил назад аванс, Сергей оказался в беде: денег на покрытие долгов не было. Разберёмся, как вести P&L, чтобы не попасть в такую ситуацию.

Как учитывать деньги в ДДС и P&L

В ДДС приход и расход фиксируют просто в момент операции. Получили аванс — внесли в ДДС. Заплатили за офис — внесли в ДДС. Не важно, за какой месяц вы получили или потратили деньги, нужно просто отражать поступления и затраты.

В P&L деньги фиксируют на тот момент, когда появляется или закрывается обязательство. Подписали акт — зафиксировали в P&L доход за этот месяц, даже если деньги придут позже. Заканчивается месяц, за который должны сотрудникам зарплату — внесли в P&L расход за этот месяц, даже если заплатим в следующем.

Расходы на сырьё и запасы тоже фиксируют по-разному. Например, в офис закупили бумаги на 20 000₽, за месяц израсходовали четверть. В ДДС на день оплаты зафиксируют расход на всю сумму — 20 000₽, потому что они ушли со счёта. Но в P&L запишут в расход только 5000₽ — столько бумаги израсходовали. По P&L ещё 15 000₽ осталось.

ДДС не покажет выручку, P&L не покажет сумму на счёте

Если Сергей в какой-то месяц наберёт предоплат и задержит зарплату, ДДС покажет большой приток и небольшой отток денег. Но это не значит, что в этом месяце бизнес работал в плюс, просто Сергей хитрит. Считать выручку по ДДС опасно.

Чтобы посчитать выручку, нужно использовать P&L. В P&L видно, на какую сумму в этом месяце бизнес оказал услуг, выполнил работ или поставил товаров. Это сумма и будет выручкой за месяц. В P&L же — сумма обязательств в этом месяце: аренда, зарплаты, закупки.

При этом P&L не подскажет реальную ситуацию на вашем счёте. По P&L бизнес может быть прибыльным, а в кассе может быть ноль. Например, потому что клиент уже подписал акты, но ещё не заплатил. Если вы всё посчитали правильно, достаточно собрать деньги с должников.

Скорее всего, вы уже ведёте ДДС — фиксируете приход и расход денег по счёту. Следующий шаг — завести P&L и следить, сколько денег вы потратили и получили по документам. Если использовать ДДС и P&L вместе, несложно разобраться, чьи деньги у вас на руках. Разберём две истории Сергея.

Деньги есть, но чужие

Пока команда Сергея справлялась с заказами, всё было в порядке. Как только крупный клиент отказался от заказа и попросил вернуть аванс, Сергей влип — денег на счёте уже не было.

Когда аванс оказывается у Сергея на счёте, это ещё не его деньги. Он может потратить их на съёмку и монтаж видео, но не на свои нужды. Купить новый макбук в офис можно будет только после подписания акта выполненных работ. Деньги как будто бы есть, но потратить их нельзя. 

Деньги есть, но не у Сергея

С госзаказчиками Сергей работает по постоплате. Это значит, что Сергей снимает видео, передаёт его заказчику, и только через какое-то время получает за него деньги. Отсрочка может быть от двух недель до месяца.

Денег ещё нет, но акт уже подписан, так что Сергей может записать себе в P&L выручку. У заказчика осталось обязательство заплатить, так что Сергей может не переживать.

Сергей ещё не получил деньги на счёт, но уже может записать себе сумму в выручку за месяц, когда был подписан акт с заказчиком. Как только деньги придут, их можно будет потратить на что угодно.

А сколько потратить-то можно?

У Сергея на счёте 1 000 000₽. Можно ли его потратить? А хотя бы половину? Непонятно, нужно посчитать, сколько у Сергея на счёте чужих денег.

Из этого миллиона 200 000₽ — аванс по одному проекту, ещё 300 000₽ — по второму. Значит, 500 000₽ можно расходовать только на нужды этих проектов.

Ещё 200 000₽ Сергей должен заплатить на следующей неделе сотрудникам за работу в прошедшем месяце. Ещё 50 000₽ — за офис. Значит, ещё 250 000₽ — не деньги Сергея.

Итого 750 000₽ хоть и лежат на расчётном счёте Сергея, на самом деле ему не принадлежат. Потратить больше 250 000₽ на личные нужды или новую технику будет ошибкой.