Что такое учёт товаров и как его вести: раскладываем по полочкам

Как понять, какой способ учёта товаров в магазине наиболее эффективен для вашего бизнеса? И как сделать так, чтобы учёт помогал, а не вредил? Как вести товарный учёт и что для этого нужно, рассказал Алексей Баранов, эксперт по автоматизации управленческого и торгового учёта, основатель компании «Интерлогика».

Что такое учёт товаров и зачем его вести

Учёт товаров — это способ следить за их движением: фиксировать, сколько товаров вы купили, продали, а сколько осталось в остатках. Или следить, сколько вы заработали с продажи той или иной позиции. И много чего ещё. Обычно это какая-то табличка с товарами, но если знать, как с ней работать, можно вытащить максимум пользы для вашей точки. Позже раскроем подробности. 

Результат учёта товаров в торговле — это знания о вашем бизнесе. То есть вы знаете, сколько товаров на складе, какие товары лучше продаются, а какие позиции залёживаются на полках. Вы всегда в курсе, если товар заканчивается на складе и пора заказывать поставку. 

Учёт товаров и услуг ведут, чтобы зарабатывать деньги. Смотрите: товар — это основной актив бизнеса, на который предприниматель тратит свои ресурсы. Не контролировать их движение, не вести учёт перемещения товаров — всё равно что разбрасываться деньгами.

«Не контролировать движение товаров — всё равно что разбрасываться деньгами»

Зачем нужен учёт продажи товаров

Польза зависит от того, какие операции вы фиксируете, какие данные получаете и какую систему складского учёта используете. Например, если у вас «Управление ассортиментом» от Эвотора, учёт может помочь:

Вовремя делать закупки. С учётом товаров вы всегда будете знать, сколько и чего осталось на складе. Это поможет вовремя делать закупки и избегать ситуаций, когда популярный товар неожиданно заканчивается. В программе для автоматизации складского учёта можно посмотреть самый популярный товар и спрогнозировать спрос.

Снижать количество потерь. Организация учёта товаров в любой момент покажет, что из ассортимента портится и сколько денег вы из-за этого теряете. Если потери превышают норму, сможете выяснить, что не так, и принять меры. Может быть, нужно объяснить сотрудникам, что важно в первую очередь продавать товары, у которых заканчивается срок годности, или просто заменить на складе холодильник. 

Ещё ведение товарного учёта поможет выявить воровство: если количество полученных от поставщика и проданных товаров не будут сходиться, можно узнать, на каком этапе торговли товары пропадают, и вычислить воров.

Рассчитывать себестоимость и оптимальную наценку. Когда в бизнесе много операций и номенклатуры или поставщики часто меняют цены на одни и те же товары, рассчитывать себестоимость позиций непросто. А если не знать себестоимость, можно сделать слишком маленькую наценку на товар и получить мало прибыли. Или наоборот: завысить цену до уровня, когда клиенты не захотят покупать товар у вас и уйдут к конкурентам. 

Товарно-материальный учёт поможет отслеживать закупочные цены и накладные издержки. Все данные будут перед вами: вы увидите, сколько заплатили за товар, доставку от поставщика, упаковку и остальные расходы. Зная это, не сложно будет рассчитать себестоимость товаров.

Следить, чтобы не закончились расходники. Это причина, по которой складской учёт нужно вести даже в случае, если вы оказываете услуги. Например, в сервисе по ремонту смартфонов важно вовремя закупать детали и комплектующие. Иначе специалист просто не сможет ремонтировать телефоны клиентов. 

Узнавать, сколько вы зарабатываете на продаже каждой позиции. Товарный учёт поможет понять, приносит ли прибыль продажа каждого вашего товара. Так вы сможете корректировать закупки: например, найти поставщика, который продаёт товары по более низким ценам.

Эффективнее продавать товары. Ведение учёта товаров помогает понять, по каким дням и в какой сезон чаще покупают те или иные товары, какие позиции обычно покупают вместе — это помогает в торговом маркетинге. 

Можно использовать простые схемы для увеличения среднего чека, например выкладывать рядом товары, которые часто берут вместе. Или банальный пример: многие едят пельмени и знают на них цену, поэтому вы конкурируете с другими магазинами за то, чтобы покупатель пришёл за пельменями именно к вам. Можно сбросить цену на пельмени, чтобы клиенты выстроились за ними в очередь, но в то же время повысить цены на кетчуп. Так покупатели начнут приходить за пельменями именно к вам, но в то же время будут тратить больше денег на кетчуп, автоматически бросая его в корзину вместе с пельменями, и вы практически ничего не потеряете.

Как вести учёт товара

Учёт товаров ведётся по-разному. Можно вести в уме, в блокноте, эксель-таблице, CRM или в полноценной товароучётной системе, например в «Управлении ассортиментом». 

Глобально есть 2 вида учёта товаров: количественный — когда подробно и понятно, и суммовой — это когда записывают, сколько заплатили поставщику за товары и сколько в итоге заработали, сколько штук/килограммов привезли и продали. Количественный — это в программе или Экселе, суммовой — в тетради. Их и рассмотрим.

1. Проще всего — автоматически в программе для учёта товаров и продаж

Сложность: ❌

Качество учёта: ⭐⭐⭐⭐⭐

Кому подойдёт: всем розничным магазинам, супермаркетам и сетям, которые хотят контролировать бизнес.

Программа складского учёта — это софт, который интегрируется с кассой и помогает автоматизировать и упростить работу с товарами. 

Представим, что у нас обычный продуктовый у дома, а на кассе — Эвотор. С помощью программы для ведения учёта товаров «Управление ассортиментом» мы можем: 

1. Быстро узнать, что покупают чаще всего и какой товар заканчивается — чтобы вовремя сделать закупку самых ходовых позиций. 
2. Делать приёмку по электронным накладным и за 5 минут завести товары в базу — чтобы быстро обновить остатки и начать продавать почти сразу после поставки.
3. Автоматически фиксировать продажи через кассу — и автоматически убирать товары из остатков. 
4. Следить за результатами торговли в конце смены по каждой точке или каждому продавцу — и знать, сколько денег в кассе.
5. Быстро менять цены и тут же печатать новые ценники — например, за две минуты поднять цены на всё на 3%.
6. Ускорить процесс инвентаризации — просканировать штрихкоды, автоматически посчитать остатки и найти расхождения, если они есть. 
7. Выводить товары на маркетплейсы.

Программа учёта товара на складе «Управление ассортиментом» от Эвотора умеет намного больше, но главное — она делает товарный учёт приятным и простым. Предпринимателю хочется им заниматься, это даёт возможность до мелочей понять, что происходит в точке и как улучшить результаты бизнеса.

2. Сложнее — вручную в таблице учёта товара в Excel

Сложность: ❌❌❌

Качество учёта: ⭐⭐

Кому подойдет: небольшим магазинам с маленьким набором товаров

Проблемы: недостачи, пересортица, сложно делать переоценку товара, можно случайно удалить данные.

Таблица учёта товаров — бесплатный, но не самый удобный способ отслеживать движение товаров — потому что всё нужно делать вручную. Подойдёт небольшому продуктовому киоску или магазинчику со 150 наименованиями. Учёт в нём выглядит так:

1. Продавец навскидку решает, какие продукты покупают чаще всего — аналитики по самым ходовым товарам нет, заказы поставщикам делают на основании интуиции или долгого изучения таблицы. 
2. Товар приходит, продавец вбивает руками в Эксель всё из накладной или копирует, если накладная электронная.
3. Каждую продажу вносят в таблицу. Предприниматель не видит, что продали, и не сможет проследить, если продавец не запишет продажу. Если в магазине есть касса, предприниматель может отследить махинации, но тогда нужно отслеживать чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
4. В конце дня продавец считает сумму в таблице, сверяет с кассой, исправляет остатки в таблице учёта товаров. Если цена на товар изменилась, надо исправить её в Экселе, исправить каждую карточку товара в кассе. А ещё сделать новые ценники.
5. Раз в неделю или месяц вручную считают остатки и сверяют всё с таблицей. Если что-то не сходится, найти концы почти невозможно. 

Главная проблема учёта перемещения товаров в Экселе — любое действие отнимает много времени. Например, чтобы сделать переоценку нескольких позиций, нужно каждую считать вручную или настраивать формулы.

3. Сущий ад — товарный учёт магазина в тетради

Сложность: ❌❌❌❌❌

Уровень учёта: ⭐

Кому подойдёт: микроточкам

Проблемы: много ошибок, не сходятся остатки, недостачи, продавец может обмануть, пересортица.

Тот же продуктовый киоск, те же 150 товаров. В тетради складской учёт товаров будет выглядеть так:

1. Продавец навскидку решает, какие продукты покупают чаще всего — и на них оформляет заказ поставщику. Проанализировать что-то по тетради невозможно, как и успеть записать в неё все продажи. 
2. Товар приходит, продавец вносит в тетрадь из накладной сумму прихода — переписывать товары нет смысла. 
3. Каждую продажу записывают в тетрадь: просто сумму или сумму и набор продуктов. Не понятно, честно ли продавец всё записывает или что-то прилипает к рукам. 
4. В конце дня продавец считает сумму продаж по тетради — и сверяет с кассой. 
5. Если цена на товары изменилась, надо пересчитать, на какую сумму конкретного товара в магазине. Записать это в тетради, исправить на кассе и сделать новые ценники с изменённой ценой. ВСЁ ВРУЧНУЮ!
6. При инвентаризации тоже вручную считают все остатки по тетради, затем по факту — и сверяют. Ад. 

Учёт товаров в розничной торговле в тетради — гарантия недостач или пересортицы. Если точка с продуктами, даже небольшой набор товаров вести в тетради неудобно. 

Контроля за продавцами нет. Они могут действовать аккуратно — списывать товар, указывать бой или порчу. Даже если вести товарный учёт в торговле по количеству в тетради, отследить махинации сложно.

На что обратить внимание, если выбираешь форму учёта товаров

Способ товарного учёта в магазине нужно подбирать под каждый конкретный бизнес. Вот какие факторы могут повлиять на выбор:

Количество номенклатуры и товаров. Если товаров до 100, можно вести товарный учёт магазина в эксель-таблице: вручную заносить туда названия позиций, поступления, продажи, цены. Фильтры помогут узнать, сколько товаров вы закупили, а сколько осталось на складе. Это нетрудно даже для новичка. 

Если вы продаёте мелкий розничный товар и у вас много позиций, лучше использовать программу для учёта товаров в магазине, иначе уследить за всеми товарами не получится. 

Как-то мы работали с клиентом, который торгует канцелярскими товарами. У него номенклатуры — 5000 позиций. Понятное дело, в эксель-таблице учёт вести невозможно: банально товароведу или кассиру будет трудно вспомнить, как конкретно называется ручка, карандаш или тетрадка. Поэтому мы предложили ему вести учёт товарной продукции в программе.  В его случае отлично бы подошло приложение «Управление ассортиментом» Эвотора. 

Количество торговых операций. Бывают случаи, когда наименований много, а торговые операции совершаются нечасто. Обычно это точки с дорогими товарами, например антикварные лавки или ювелирные магазины. В этом случае вести учёт товарных операций в программе может быть избыточно — иногда проще следить за движением товаров в эксель-таблице.

С другой стороны, в тех же ювелирных лавках по закону нужно работать с марками на изделиях и взаимодействовать в реестре ГИИС ДМДК — чтобы марки на товарах совпадали с реестровыми. Их также нужно печатать на бирках. В «Управлении ассортиментом» для этого предусмотрен специальный функционал.

Какие данные вам нужны от товароучёта. Выше мы уже говорили, что товарно-складской учёт можно разделить на два вида: количественный и суммовой.

Количественный — простой учёт товаров. Это когда считают только движение и наличие товаров на складе. Если позиций немного, его можно вести на бумаге или в Экселе. 

Суммовой — более сложный. Помимо движения товаров учитывают их стоимость, прибыль от продажи и другие денежные параметры. Такой учёт ведут только при помощи программ товарного учёта, иначе можно сломаться.  

Во сколько вам обойдётся товарный учёт. Я нередко сталкиваюсь с предпринимателями, у которых микроскопический бизнес, но они заморачиваются и организуют ведение складского учёта в какой-то космической системе. Условно говоря, человек на рынке торгует овощами и устанавливает себе 1С. 

В таких случаях предприниматель тратит на ведение учёта товара в магазине больше, чем получает от него. Ему нужно платить за 1С, каждый день вносить данные в систему и анализировать их. С таким же успехом он мог бы вести учёт в эксельке, ничего не платить и тратить гораздо меньше времени, а польза была бы практически такая же.

3 совета эксперта, которые помогут выбрать метод учёта товаров

🗣️Спросите у предпринимателей с таким же бизнесом, как у вас, как они ведут учёт. На старте точно не нужно изобретать велосипед, особенно если вы не знаете, какие данные вам нужны и зачем. Когда же бизнес начнёт развиваться, а у вас появится опыт и понимание, что вы делаете и для чего, можно будет переходить на другой способ организации товарного учёта.

🙅Не выбирайте сложных решений. Чем проще, тем лучше. Если все ваши коллеги по цеху работают в тетради и вы не знаете, зачем заводить товароучётную программу, не нужно этого делать. Потом будет проще перейти на более детальный учёт, если поймёте, что вам это нужно.

🔗Учитывайте возможности кассы. Например, если у вас Эвотор — установите сервис «Управление ассортиментом». Он разработан там же, где и кассы, учитывает потребности малого бизнеса и не требует какой-либо сложной настройки и интеграции.  Приложение легко подключается к кассе и делает всё самое главное: следит за остатками на складе, анализирует популярные товары, быстро проводит переоценку, печатает новые ценники и многое другое.

Подытожим

👉 Ведение товарного учёта в розничной торговле практически любому бизнесу, даже если вы оказываете услуги. Не вести учёт товаров — значит не знать, куда уходят деньги. 

👉 Учёт товаров помогает вовремя делать закупки, рассчитывать оптимальную наценку, эффективнее продавать товары, узнавать, сколько вы зарабатываете. Пользы — куча. 

👉 Важно выбрать такой способ товароучёта, который подходит именно вам. Чтобы подобрать оптимальный, исходите из количества номенклатуры, операций и данных, которые хотите получать. Обязательно оценивайте, сколько финансовых и временных ресурсов нужно будет тратить на организацию учёта товарных операций.

👉 Если определиться всё ещё сложно, спросите у других предпринимателей с аналогичным бизнесом, как они ведут учёт. На старте не выбирайте слишком сложных решений и учитывайте возможности кассы.