Как выбрать, на чём сэкономить в первую очередь

Это курс по финансовой грамотности из девяти статей. Вы на четвёртой. Почти середина — поздравляем. Что уже было и что вас ждёт впереди:

1. Уже проехали → Считаем деньги: как вовремя понять, что бизнес идёт не так хорошо, как кажется.

2. Уже проехали → Сколько вы можете взять из кассы: считаем деньги от продаж до чистой прибыли.

3. Уже проехали → Где нажать, чтобы продавать больше? Ищем точку роста выручки.

4.🤔Вы сейчас здесь → Как выбрать, на чём сэкономить в первую очередь.

5. Вложиться и не пожалеть: считаем эффективность рекламной кампании до её начала.

6. Пересыпали муки → заработали меньше: учимся контролировать эффективность производственных затрат.

7. Точка безубыточности: сколько нужно продать, чтобы выбраться из минуса.

8.Сколько вы зарабатываете: составляем финансовый прогноз на год.

9. Чьи деньги у вас на счёте?

Едем дальше!

У Максима пекарня в спальном районе, из которой он хочет сделать прибыльный бизнес. Одна из задач Максима — оптимизировать расходы. Затрат у него много, а вот времени — не очень. Поэтому он хочет понять, где начать экономить в первую очередь, чтобы сохранить как можно больше денег. 

Максим выписал основные статьи расходов, на которые он может повлиять. Получилось 528 000₽ в месяц:

Максим может найти новых поставщиков, изменить ставку сотрудникам, передоговориться об аренде или сделать размер итоговой выпечки меньше, но не уверен, с чего начать. Сейчас Максим не думает о моральной стороне, а просто хочет рассчитать, что даст ему большую выгоду. Для этого ему нужно посчитать долю каждой статьи в суммарных расходах и понять, на сколько он может изменить каждую статью. Пойдём по порядку.

1. Посчитать долю каждой статьи в расходах

Долю статьи в расходах нужно знать, чтобы понимать, на сколько изменятся общие расходы при изменении расходов по этой статье. Чтобы это посчитать, нужно разделить расходы по этой статье на общие расходы. Вот, что получается у Максима:

Самые большие доли у муки, аренды и зарплат. Допустим, Максим найдёт поставщика муки за 14,4 ₽/кг. Тогда расходы на муку составят не 160 000 ₽, а 144 000 ₽ — снизятся на 10%. А общие расходы составят 509 800 ₽ — снизятся на 3%. То же самое Максим получит, если просто умножит изменение в 10% на долю в 30%: 10% * 30% = 3%. Доля статьи в расходах влияет на то, как изменение затрат на эту статью отразиться на общих расходах.

Посчитайте долю каждой статьи в общих расходах. Изменения в статьях с самой высокой долей могут сильнее всего повлиять на итоговые затраты.

2. Оценить возможность изменения каждой статьи

Бывает, что статьи с высоким весом в общих расходах сложно оптимизировать. Можно потратить много сил, а расходы по статье снизятся незначительно и в итоге не повлияют на общие расходы. Так что лучше предварительно оценить, как сильно реально можно изменить расходы по каждой статье.

Статья расходов с самой большой долей — зарплаты сотрудников. Но сильно снизить их Максим не может: сотрудники не оценят такой жест и уйдут. Если опустить ставку ниже рынка, найти новых пекарей будет сложно. Так что возможностей для оптимизации у Максима немного: изменить ставку он может в лучшем случае на 10 ₽/час, это 5%.

Похожая ситуация с арендой. Манёвр ограничен: собственнику невыгодно сдавать помещение ниже рынка. Если Максим попросит сильно снизить ставку, будет проще найти другого арендатора. Допустим, Максим в хороших отношениях с владельцем и сможет договориться о снижении аренды на 5%, до 1900 ₽/м².

С ингредиентами проще — поставщиков много. Максим может найти ингредиенты другого качества и по другой цене. Выбрать муку на 10% дешевле, снизить цену закупки начинки на 15% и сэкономить на дополнительных расходниках 20%.

Максим может попробовать уменьшить размер выпечки и сэкономить одновременно на муке и начинке. Для этого не придётся искать новых поставщиков, нужно только обновить технические карты. Но если размер булочек снизится сильно, то клиенты это не оценят. Максим думает, что можно уменьшить их на 5%.

С коммунальными и платежами и хозяйственными расходами тоже можно ужаться — на 10%. Сведём всё в табличку:

В первом пункте мы посчитали, как каждая статья влияет на расходы, во втором пункте — насколько Максим может их менять. Теперь оценим, с какой статьи начать оптимизацию.

3. Понять реальное влияние статей на общие расходы 

Для каждой статьи расходов Максим составил два значения: долю этой статьи в общих затратах и возможное изменение. Первое значение показывает, как сильно эта статья влияет на общие затраты. Второе — как сильно расходы по этой статье реально можно поменять. Теперь нужно их перемножить, чтобы понять, насколько реально каждая статья может оптимизировать общие расходы. Объединим всё в одну таблицу:

Максим видит, что лучше всего начать с муки — найти чуть более дешёвого поставщика с сопоставимым качеством. Так он практически не проиграет в качестве продукта и начнёт экономить по 16 000 ₽ в месяц.

На зарплатах тоже можно заметно сэкономить, но есть риск конфликта с пекарями. Так что с этой статьёй нужно работать осторожно. Как и с начинками: можно снизить затраты почти на 9500 ₽ в месяц, но, если вкус булочек с повидлом слишком изменится, клиенты не оценят.

Уменьшить размер изделия тоже выгодно — это можно сделать быстро, а экономия заметная. Но в пекарне Максима много лояльных покупателей, которые привыкли и хорошо знают выпечку, такое изменение может их спугнуть.

А вот экономия на аренде и дополнительных расходниках или коммуналке практически не повлияет на расходы, экономия меньше 5000 ₽. Но при этом можно испортить продукт и разругаться с собственником помещения.

На поиск нового поставщика муки и нового поставщика соли Максим потратит примерно одинаковое время. Но в первом случае результат для бизнеса будет намного интереснее. Так что начать стоит именно с муки.

Дальше Максим может посмотреть на статьи расходов более глубоко: оценить влияние отдельно сыров, мяса и джемов, разделить аренду, коммунальные и хозяйственные расходы, посчитать возможную экономию на каждом сорте муки. Но принцип тот же — понять долю в расходах и умножить на возможное изменение.

Эти расчёты не значат, что не нужно пытаться оптимизировать затраты на аренду и коммуналку. Но если по силам они отнимут столько же, сколько поиск поставщика муки, то лучше взяться за них во вторую очередь.

Подставьте свои значения в табличку с расчётами. Пример пекарни Максима уже в таблице, а ещё заготовлен калькулятор для 20 статей затрат. Если какие-то не понадобятся, оставьте нули.

🚘 Что там дальше, спросите вы. А мы ответим: вкладывайтесь и не жалейте. Считаем эффективность рекламной кампании до её начала.