Машиночитаемые доверенности в ЭДО с 1 сентября 2023 года

Без МЧД сотрудники не смогут заключать договоры, подписывать акты и накладные, подавать декларации в ФНС и выполнять другие действия в ЭДО от имени компании. Бывает, руководители отдают сотрудникам свои электронные подписи — чтобы не работать по новым правилам. Это незаконно и небезопасно. Проще сделать МЧД.  

Для выпуска МЧД и работы с ними нужны электронные подписи (ЭП) — для руководителя и сотрудников. Сама работа в ЭДО принципиально не изменится, внедрение МЧД — формальность. Сейчас всё расскажем.

С 1 сентября эти ЭП компании с данными сотрудника перестают действовать. Теперь у каждого работника будет ЭП физического лица, и ей он будет подписывать электронные накладные, акты и остальное. А МЧД — как дополнение к подписи — будет подтверждать полномочия: «Белкин А. Б. может подписывать от имени ООО «ААА» это и это, а делать то и то».  

Это значит: если кто-то из сотрудников подписывает документы — договоры, акты, накладные, счета-фактуры и УПД — в ЭДО от имени компании, нужно выдать им МЧД. Теперь они будут подписывать документы своими личными электронными подписями, а МЧД подтвердит полномочия. Если такой подписи нет, её нужно выпустить. А если срок действия ЭП руководителя заканчивается, то новая квалифицированная электронная подпись нужна и ему, получить её теперь можно только в налоговой и у доверенных лиц ФНС.

К контрагентам МЧД может уходить двумя способами:

1. Отдельным файлом вместе с остальными документами, которые подписывает сотрудник. Нужно будет найти файл доверенности в архиве системы, положить его в папку с остальными подписанными документами и отправить контрагенту.
2. В виде номера МЧД. Система, которая хранит МЧД, передаёт данные из доверенностей в базу машиночитаемых доверенностей ФНС. Поэтому можно не отправлять сам файл доверенности, а просто указать её номер. При необходимости контрагент введёт номер МЧД в сервисе ФНС и узнает всё про срок действия и полномочия подписавшего.

Как конкретно это будет реализовано в вашем ЭДО, сказать нельзя — везде будет по-разному. В любом случае, это технический момент работы сервиса ЭДО и операторов, лучше уточнить у него. В ЭДО Эвотора всё будет происходить автоматически, прикладывать МЧД руками в папку с документами вы не будете.

Когда контрагент получит документы, он увидит и номер машиночитаемой доверенности. С его помощью сможет проверить:

• действительна ли МЧД и на какой срок она выдана; 
• какие документы может подписывать сотрудник;
• кто подписал МЧД — реквизиты квалифицированной ЭП директора тоже будут в МЧД. 

Проверять МЧД необязательно, чаще всего система делает это за вас и, если что-то не так, предупреждает. В ЭДО нельзя будет подписать документы, если МЧД просрочена или у сотрудника нет полномочий подписывать те или иные документы.

Квалифицированная ЭП сотрудника. Работники могут пользоваться ЭП компании до 1 сентября 2023 года. Дальше нужно использовать личную квалифицированную ЭП. Получить её можно в любом удостоверяющем центре. В сертификате подписи будут зашиты только ФИО и ИНН конкретного человека, поэтому работник сможет использовать подпись и в личных целях тоже. 

Подпись выдают в любом удостоверяющем центре по документам: паспорт, СНИЛС и ИНН. Токен можно купить на месте. Обычно выпуск квалифицированной ЭП на сотрудника стоит от 1000 ₽.

Где и как выпустить МЧД на сотрудников

Сейчас есть три способа, как выпустить машиночитаемую доверенность на сотрудника. 

На сайте ФНС в реестре МЧД. Там можно бесплатно создать, проверить и отозвать доверенность. Нужно зайти сюда и:

1. Выбрать B2B-доверенность.

2. Заполнить все поля про условия действия МЧД, данные организации или ИП, директора и сотрудника. Дело минут на 15, полей много.

3. Выбрать полномочия: что сможет подписывать и делать сотрудник от имени компании. И в конце скачать доверенность.

На компьютер скачается файл, это и есть МЧД. Она существует, но пока не действует.  

В специальном сервисе. В крупных системах ведения делопроизводства и ЭДО есть свои сервисы, в которых можно выпустить и сразу подписать МЧД квалифицированной ЭП директора. Например, в системах «Контур.Доверенность» или «1С:Бухгалтерия 8». 

В собственной системе. Если есть ресурсы и необходимость, можно создать собственную систему, которая будет формировать и хранить МЧД. Главное, чтобы она делала это по установленному формату, вот тут можно найти требования.

Как добавить МЧД в ЭДО

Чтобы МЧД прикладывалась к накладным, счетам или декларациям в налоговую вместе с электронной подписью сотрудника, их нужно добавить в ваш сервис ЭДО. В разных сервисах алгоритмы, как и другие технические тонкости работы с МЧД, будут различаться. 

Позже на этом месте будет ссылка на инструкцию. В ЭДО Эвотора будет так: 

1. Нужно подключить одновременно квалифицированные ЭП сотрудника и руководителя. Так ЭДО поймёт, что МЧД подписывает уполномоченное лицо, и привяжет доверенность к конкретному сотруднику. 
2. В разделе, где хранятся электронные подписи сотрудников, будет кнопка «Добавить МЧД». При нажатии появится поле, куда нужно ввести регистрационный номер доверенности. Например, он формируется, когда создаёте МЧД на портале налоговой. 
3. Указываем номер доверенности. Готово, МЧД подписана и привязана к сотруднику. Тут же можно указать операторов ЭДО, с которыми смогут работать сотрудники.

Итого

1. Если ваши сотрудники пользуются ЭДО в работе — нужно выпустить им МЧД. Если у них ещё нет личных электронных подписей — нужно сделать и квалифицированные ЭП физлиц. Возможно, новая подпись нужна и директору.
2. До 1 сентября 2023 года нужно добавить новые подписи и МЧД в своё ЭДО. Лучше раньше. Если не добавить, сотрудники не смогут работать с ЭДО. 
3. Нюансы добавления и дальнейшей работы МЧД в ЭДО зависят от сервиса. В любом случае, принципиальных изменений в работе с ЭДО не произойдёт.