Положение об электронном документообороте: как и зачем его составлять

Внедрение ЭДО означает не только подключение к выбранной системе электронного документооборота (СЭД). К элементам ЭДО относятся и набор инструментов — компьютерных программ и веб-сервисов, — и электронная подпись, и масса разных инструкций. Поначалу часть сотрудников может не до конца понимать суть электронного взаимодействия. А технические вопросы возникают даже у продвинутых пользователей ПК.

За инструкциями и ответами на вопросы работники обычно обращаются друг к другу, к руководству или айтишникам. Но гораздо правильнее и удобнее, когда нужная информация собрана в одном месте — в некой базе знаний. Такой базой и должно стать положение об ЭДО.

Цифровой документооборот появился на стыке делопроизводства, права и высоких технологий. Поэтому правила для него в идеале должны составлять совместно работник, отвечающий в компании за документооборот, юрист и IT-специалист. В эту команду нужно включить бухгалтера, поскольку он хорошо знает хозяйственные процессы и много работает с документами.

Однако не каждое предприятие малого бизнеса может позволить себе собственного юриста или администратора компьютерных систем. И на практике положение о введении электронного документооборота часто разрабатывает специалист, который отвечает за документы, например офис-менеджер, секретарь или бухгалтер по первичке.

Мы расскажем в деталях, как это сделать, чтобы с подготовкой документа мог справиться любой сотрудник.

Шаблон положения об электронном документообороте при желании можно найти в интернете. Но лучше уже на этапе формирования скелета заложить в документ все разделы, которые актуальны для конкретной компании.

3. Подготовка текста. 

На основе изученных данных и с опорой на структуру нужно отразить в положении всю информацию — от основы до нюансов.

4. Согласование. 

Разработанное положение о переходе на ЭДО пора показать коллегам и руководству — возможно, что-то нужно скорректировать.

5. Утверждение. 

Когда всё готово, документ утверждается: либо издаётся приказ, либо на титульном листе ставится отметка «Утверждаю», дата и подпись руководителя с расшифровкой.

6. Ознакомление персонала. 

С утверждённым документом под подпись должен познакомиться каждый работник компании, который будет использовать систему ЭДО.

Мы советуем не подходить к составлению положения формально. Конечно, не нужно опускаться до примитивных формулировок или подмены терминов, но получившиеся инструкции должны быть понятны обычному человеку. Если вы скачиваете готовый образец из интернета, убедитесь, что добавили все возможные нюансы, связанные именно с вашей компанией, её внутрянкой, используемым ПО, оборудованием и так далее.

Примечание. Можно отдельно указать, что созданный в системе и подписанный КЭП электронный документ имеет юридическую силу, является равнозначным бумажному с собственноручной подписью и может применяться в любых правоотношениях.

Инструменты. Перечислите ПО, сервисы и прочие инструменты, которые входят в систему обеспечения электронного документооборота в вашей компании. Расскажите про электронную подпись — где взять и как применять.

Система ЭДО. Приведите информацию о системе документооборота и её операторе. Перечислите все способы, которыми можно авторизоваться в системе. А также опишите её возможности. Например, можно формировать, загружать, корректировать, хранить электронные документы, обмениваться ими внутри компании, с контрагентами и госорганами, проверять, подтверждать получение. Набор функций зависит от системы и тарифа.

Правила документооборота. Здесь дайте подробную инструкцию по работе с системой: как создать документ, проверить, подписать и отправить, как действовать в случае получения, как хранить документы, что делать в нестандартных случаях, к кому обращаться за помощью. Информацию лучше разбить на блоки.

Информационная безопасность. Опишите правила, которые должны обеспечить безопасность и конфиденциальность данных. Это использование средств защиты информации и антивирусной защиты, определение правил резервного копирования, назначение ответственных лиц, установление порядка допуска посторонних, например, для устранения неполадок ПК.

Исключения. Обязательно пропишите, какой вид документов ведётся в компании только в бумажном виде. Например, трудовые договоры, если вы не перешли на электронный кадровый документооборот.

Прочие положения. Опишите всё важное, что не вошло в разделы. Например, срок действия положения, порядок внесения в него изменений, регламент разрешения спорных ситуаций и другое.

Подытожим

📑 Положение об ЭДО должно стать для сотрудников сводом правил и своего рода инструкцией. Поэтому не стоит подходить к его составлению формально. Этот документ нужен не для галочки, как многие другие, а для использования на практике.

📑 За базовый образец можно взять любое положение об электронном документообороте в организации 2023 года из интернета. Это будет полезно, чтобы получить общее представление о документе. Дальше следует скорректировать его структуру.

📑 В положении нужно описать все аспекты электронного документооборота. Ориентируясь на структуру, следует наполнить каждый раздел информацией. Поручить это стоит группе специалистов разных профилей, которые работают с документами и разбираются в компьютерных технологиях.

📑 Готовое положение должен утвердить руководитель, после чего с ним нужно ознакомить работников — достаточно лишь тех, кто будет участвовать в ЭДО.