Что такое товарный учёт и как его вести: раскладываем по полочкам

Что такое товарный учёт и зачем его вести

Вести товарный учёт — значит следить за движением товаров. Например, фиксировать, сколько товаров вы купили, продали, а сколько осталось на складе. Или следить, сколько вы заработали с продажи той или иной позиции. И много чего ещё. 

Результат учёта — это знания о вашем бизнесе. То есть вы знаете, сколько товаров на складе, какие товары лучше продаются, а какие позиции залёживаются на полках. Вы всегда в курсе, если товар заканчивается на складе и пора заказывать поставку. 

Если глобально отвечать на вопрос «Зачем вести товарный учёт?», то я бы ответил так: «Чтобы зарабатывать деньги». Ведь товар — это основной актив бизнеса, на который предприниматель тратит свои ресурсы. И не контролировать движение товаров — всё равно что разбрасываться деньгами.

«Не контролировать движение товаров — всё равно что разбрасываться деньгами»

Чем полезен товароучёт

Польза зависит от того, какие операции вы фиксируете и какие данные получаете от товароучёта. Например, учёт может помочь:

Вовремя делать закупки. С товарным учётом вы всегда будете знать, сколько товаров осталось на складе. Это поможет вовремя делать закупки и избегать ситуаций, когда популярный товар неожиданно заканчивается. 

Снижать количество потерь. Например, вы в любой момент сможете узнать, какое количество товаров на точке портится и сколько денег вы из-за этого теряете. Если потери превышают норму, сможете выяснить, что не так, и принять меры. Может быть, нужно объяснить сотрудникам, что важно в первую очередь продавать товары, у которых заканчивается срок годности, или просто заменить на складе холодильник. 

Ещё товароучёт поможет выявить воровство: если количество полученных от поставщика и проданных товаров не будут сходиться, можно узнать, на каком этапе торговли товары пропадают, и вычислить воров. 

Рассчитывать себестоимость и оптимальную наценку. Когда в бизнесе много операций и номенклатуры или поставщики часто меняют цены на одни и те же товары, рассчитывать себестоимость позиций непросто. А если не знать себестоимость, можно сделать слишком маленькую наценку на товар и получить мало прибыли. Или наоборот: завысить цену до уровня, когда клиенты не захотят покупать товар у вас и уйдут к конкурентам. 

С товароучётом вы сможете отслеживать закупочные цены и накладные издержки. Все данные будут перед вами: вы увидите, сколько заплатили за товар, доставку от поставщика, упаковку и остальные расходы. Зная это, не сложно будет рассчитать себестоимость товаров.

Следить, чтобы не закончились расходники. Это причина, по которой товарный учёт нужно вести даже в случае, если вы оказываете услуги. Например, в сервисе по ремонту смартфонов важно вовремя закупать детали и комплектующие. Иначе специалист просто не сможет ремонтировать телефоны клиентов. 

Узнавать, сколько вы зарабатываете на продаже каждой позиции. Товарный учёт поможет понять, приносит ли прибыль продажа каждого вашего товара. Так вы сможете корректировать закупки: например, найти поставщика, который продаёт товары по более низким ценам.

Эффективнее продавать товары. Ведение учёта помогает понять, по каким дням и в какой сезон чаще покупают те или иные товары, какие позиции обычно покупают вместе — это помогает в торговом маркетинге. 

Можно использовать простые схемы для увеличения среднего чека, например выкладывать рядом товары, которые часто берут вместе. Или банальный пример: многие едят пельмени и знают на них цену, поэтому вы конкурируете с другими магазинами за то, чтобы покупатель пришёл за пельменями именно к вам. Можно сбросить цену на пельмени, чтобы клиенты выстроились за ними в очередь, но в то же время повысить цены на кетчуп. Так покупатели начнут приходить за пельменями именно к вам, но в то же время будут тратить больше денег на кетчуп, автоматически бросая его в корзину вместе с пельменями, и вы практически ничего не потеряете.

На что обратить внимание, если вы хотите начать вести товароучёт

Товарный учёт можно вести в уме, в блокноте, эксель-таблице, CRM или в полноценной товароучётной системе, например в 1С. Способ нужно подбирать под каждый конкретный бизнес.

Вот какие факторы могут повлиять на выбор:

Количество номенклатуры и товаров. Если товаров до 100, можно вести товароучёт в эксель-таблице: вручную заносить туда названия позиций, поступления, продажи, цены. Фильтры помогут узнать, сколько товаров вы закупили, а сколько осталось на складе. Это нетрудно даже для новичка. 

Если вы продаёте мелкий розничный товар и у вас много позиций, лучше использовать более сложную товароучётную систему, иначе уследить за всеми товарами не получится. 

Как-то мы работали с клиентом, который торгует канцелярскими товарами. У него номенклатуры — 5000 позиций. Понятное дело, в эксель-таблице учёт вести невозможно: банально товароведу или кассиру будет трудно вспомнить, как конкретно называется ручка, карандаш или тетрадка. Поэтому мы предложили ему настроить 1С.

Количество торговых операций. Бывают случаи, когда наименований много, а торговые операции совершаются нечасто. Обычно это точки с дорогими товарами, например антикварные лавки или ювелирные магазины. В этом случае вести товароучёт в полноценной программе может быть избыточно — достаточно следить за движением товаров в эксель-таблице.

Какие данные вам нужны от товароучёта. Товарный учёт можно разделить на два вида: количественный и суммовой. 

Количественный учёт — это когда считают только движение и наличие товаров на складе. Если позиций немного, его можно вести на бумаге или в Экселе. 

Суммовой учёт — более сложный. Помимо движения товаров учитывают их стоимость, прибыль от продажи и другие денежные параметры. Такой учёт сложнее, и чаще всего его ведут при помощи товароучётных систем.

Во сколько вам обойдётся товарный учёт. Я нередко сталкиваюсь с предпринимателями, у которых микроскопический бизнес, но они заморачиваются и ведут учёт в какой-то космической системе. Условно говоря, человек на рынке торгует овощами и устанавливает себе 1С. 

В таких случаях предприниматель тратит на ведение учёта больше, чем получает от него. Ему нужно платить за 1С, каждый день вносить данные в систему и анализировать их. С таким же успехом он мог бы вести учёт в эксельке, ничего не платить и тратить гораздо меньше времени, а польза была бы практически такая же.

Как определиться, если всё ещё трудно выбрать способ товароучёта

Вот два совета, которые помогут принять решение на старте.

Спросите у предпринимателей с таким же бизнесом, как у вас, как они ведут учёт. На старте точно не нужно изобретать велосипед, особенно если вы не знаете, какие данные вам нужны и зачем. Когда же бизнес начнёт развиваться, а у вас появится опыт и понимание, что вы делаете и для чего, можно будет переходить на другой способ товароучёта. 

Не выбирайте сложных решений. Чем проще, тем лучше. Если все ведут учёт в тетрадке и вы не знаете, зачем вести его в 1С, не нужно этого делать. Потом будет проще перейти на более детальный учёт, если поймёте, что вам это нужно.

Подытожим

👉 Товарный учёт нужен практически любому бизнесу, даже если вы оказываете услуги. Не вести учёт товаров — значит не знать, куда уходят деньги. 

👉 Учёт товаров помогает вовремя делать закупки, рассчитывать оптимальную наценку, эффективнее продавать товары, узнавать, сколько вы зарабатываете. Пользы — куча. 

👉 Важно выбрать способ учёта, который подходит именно вам. Чтобы подобрать оптимальный вариант, исходите из количества номенклатуры, операций и данных, которые хотите получать от товароучёта. Обязательно оценивайте, сколько финансовых и временных ресурсов нужно будет тратить на учёт товаров.

👉 Если определиться всё ещё сложно, спросите у других предпринимателей с аналогичным бизнесом, как они ведут учёт. На старте не выбирайте слишком сложных решений.