Законы

Как правильно перевести сотрудника на удалёнку

Из-за пандемии коронавируса крупные компании переводят сотрудников на удалённую работу. Малый и средний бизнес тоже может работать в режиме home office, если позволяет сфера деятельности. Разобрались, как правильно оформить документы для работы из дома и зачем это нужно.

Почему работать из дома нужно официально

Если у вас маленький стартап, в котором все доверяют друг другу, переход на удалёнку можно не оформлять. Никто не будет проверять, что написано в договорах у сотрудников. Просто работайте из дома, за это не накажут.

Проблемы у предпринимателя могут начаться, если сотрудник попадёт в беду. Например, получит травму в рабочее время. Это печальный сценарий, но такое случается.

Из-за быстрого перехода на удалёнку можно что-то упустить: документы, которые нужно передать, могут остаться в офисе, потому что непонятно, чья это ответственность. Чтобы себя обезопасить, регламентируйте удалённую работу сотрудников и оформляйте это официально.

Нельзя отправить сотрудников работать из дома, если они против. Для изменения условий работы в законе есть особая процедура, которая длится два месяца (ст. 74 ТК РФ)

В случае с коронавирусом переход на удалёнку происходит слишком быстро, поэтому важно подписать документы — так вы сможете подтвердить согласие работников.

Если сотрудники не хотят работать из дома, а офис закрывается, придётся платить за простой — ⅔ оклада или ставки (ст. 157 ТК РФ).

Какие документы нужны, чтобы перейти на удалёнку

По Трудовому кодексу все, кто работает не в офисе, называются либо надомниками, либо дистанционными работниками. Чётких отличий нет, но надомниками принято считать тех, кто что-то создаёт руками, например, собирает украшения из материалов, которые выдал работодатель. Если сотрудник работает через интернет — это дистанционный работник.

Когда решите официально перевести сотрудников на дистанционную работу, вам понадобится по два документа для каждого из них.

Приказ о переводе. В приказе напишите, что решили перейти на дистанционную работу, чтобы предотвратить распространение COVID-19 и обеспечить здоровье сотрудников.

Дополнительное соглашение к трудовому договору. С переходом на дистанционную работу изменится несколько важных моментов, и вам придётся заново выстраивать рабочие процессы. Чтобы обезопасить себя и объяснить новые правила сотрудникам, запишите всё в допсоглашении.

О дистанционной работе в главе 49.1 Трудового кодекса

Образец приказа для перевода сотрудника на дистанционную работу. Такой приказ нужно сделать на каждого сотрудника, которого отправляете домой. Скачать образец

Образец приказа для перевода сотрудника на дистанционную работу. Такой приказ нужно сделать на каждого сотрудника, которого отправляете домой. Скачать образец

Что написать в допсоглашении

Возьмите трудовой договор, пройдитесь по пунктам и внесите в допсоглашение всё, что меняется при дистанционной работе. Если у вас разные договоры с разными сотрудниками, придётся сделать эту работу несколько раз. Вот пункты, которые точно должны быть в допсоглашении:

1. Адрес. Напишите, что работа производится дистанционно по месту проживания сотрудника. Если можете, указывайте конкретный адрес. Если адрес написать нельзя, напишите, что дистанционно и не на территории компании.

2. Режим работы. По Трудовому кодексу дистанционный работник сам решает, когда ему работать, а когда отдыхать. Если для вас важно сохранить рабочий график, напишите об этом.

3. Как будете взаимодействовать. С помощью каких средств, в какое время созваниваться, как решать вопросы и передавать документы.

4. Техника. Если сотрудник забирает с собой рабочий ноутбук, напишите об этом. Если он будет работать со своего компьютера, включите в соглашение выплату компенсации или оплату домашнего интернета.

5. Срок. Нельзя перевести сотрудника на удалённую работу бессрочно. Указывайте пока предполагаемый срок. Если карантин продлят, сможете продлить и договор.

Подытожим

Чтобы упорядочить работу и избежать неприятностей, оформите перевод сотрудников на удалёнку официально:

  1. Убедитесь, что сотрудники не против работать из дома.
  2. Выпустите отдельный приказ на каждого сотрудника о переводе на дистанционную работу.
  3. Заключите с каждым сотрудником допсоглашение к трудовому договору. Просмотрите основной договор и внесите в дополнительное соглашение все его пункты, которые меняются.

Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.

Опубликовали 23 марта 2020 года