Хотел бы стащить, да не смог: четыре способа пресечь воровство сотрудников с помощью учёта товаров

🤷❌ Вводить разовые меры по борьбе с воровством

Часто бывает так: предприниматель раз в полгода проводит инвентаризацию и узнаёт, что его сотрудники подворовывают. Тогда он ищет способ пресечь кражи: например, увольняет злоумышленников или ставит камеры в торговом зале. Меры работают какое-то время, но совсем недолго.

Как правило, после следующей инвентаризации предприниматель снова обнаруживает, что сотрудники воруют. И снова ищет дыры, закрывает их, а сотрудники ищут новые способы украсть товар. Такой вот замкнутый круг.

Ситуация может повторяться бесконечно, потому что у сотрудников есть тысячи способов и возможностей воровать. В отличие от владельцев, они находятся в торговом зале каждый день по много часов — и если сотрудник захочет что-то украсть, он в 100% случаях найдёт для этого способ.

Есть ещё нюанс: если владелец обнаруживает недостачу, которая копилась полгода, то ему будет трудно вычислить виновных. Представьте: на точке работает пять человек, и за год несколько из них меняются — обычная текучка. И когда владелец пытается найти вора, все говорят: «Слушай, ну это вообще не моя вина. Я-то молодец, а воровал всё Семён, который уволился в прошлом месяце».

Такой ситуации можно достичь с помощью полноценного товарного учёта. Товароучёт помогает быстро замечать, где и как на точке пропадают товары, и мгновенно принимать меры. Конечно, учёт не гарантирует, что краж на точке не будет вообще. Но то, что их будет в разы меньше, — это 100%. Просто из-за того, что сотрудники будут знать, что вы контролируете поступления, списания, остатки, продажи товаров.

🤷❌ Ввести коллективную ответственность

Нередко, чтобы вообще не думать о воровстве, владельцы вводят на точке коллективную ответственность. Подход такой: в конце недели или месяца предприниматель считает убытки из-за краж и порчи товаров, делит эту сумму на всех сотрудников и вычитает деньги из их зарплат. 

Кажется, подход логичный и гарантирует, что издержки будут возмещены. Но такой способ борьбы с воровством неадекватен относительно сотрудников, и, в конце концов, предприниматель всё равно теряет деньги.

Если ввести коллективную ответственность, сотрудники будут меньше доверять владельцу бизнеса. Это ответная реакция: «Начальник думает, что мы все мошенники и воры, значит, он сам не лучше». С таким отношением к владельцу люди хуже выполняют свою работу, и так или иначе предприниматель теряет деньги. 

Второй минус куда более страшный: на точке создаётся среда, в которой выгоднее воровать, чем не воровать. Нечестный сотрудник рассуждает так: «Я украл на 20 000 ₽, а заплатил в конце месяца 10 000 ₽. Хорошо, что не украл меньше — иначе ушёл бы в минус». А честный сотрудник получает в конце месяца штраф. Ни за что. И, естественно, он хочет уволиться. 

Как итог: на точке работают мошенники, а честные люди увольняются.

🙋 ✅ Назначить материально ответственных лиц

Это ситуация, когда конкретные люди отвечают за поступление товаров, хранение их на складе, а также за их наличие в торговом зале. Чтобы назначить ответственных, также нужно будет вести товарный учёт. 

При приёмке это может работать так: когда приходит поставка, ответственный человек проверяет, что все заказанные позиции пришли на точку. А также то, что все из них указаны в накладной. И только потом отгружает товары на склад, а данные о поступлении вносит в систему учёта.

Когда кладовщик передаёт товары в торговый зал, он также фиксирует это в системе учёта. После этого он уже не отвечает за переданные товары, ответственным становится кто-то другой — например, продавец. 

Так владелец бизнеса избегает сценариев, когда на складе недостача, а кладовщик ссылается на ошибку поставщика. Вопросы будут уже к сотруднику, ведь он сам оприходовал товар.

Ещё, если точка большая, имеет смысл разделить её на торговые зоны и назначить в каждой из них материально ответственных лиц. Например, можно открыть в продуктовом отдельную зону для продажи алкоголя и назначить продавца-консультанта ответственным. Он всегда на месте и будет отвечать, если вдруг что-то пропадёт.

🤷❌ Поставить камеры и успокоиться

Многие предприниматели всерьёз считают, что камеры наблюдения решают проблему с воровством. Но это не так: достаточно вообразить, как владелец будет по камерам искать, что и когда у него пропало на точке. 

Представьте: у предпринимателя обувной магазин, в конце месяце он провёл инвентаризацию и понял, что на точке не хватает двух пар ботинок. Владелец начинает подозревать, что это продавщица своровала обувь. Он скачивает на флешку записи с камер наблюдения и идёт домой — искать момент воровства. 

Но дома он понимает, что это просто нереально. Ему нужно просмотреть часы записей с камеры, не отвлекаясь. А на это не способен практически никто — человек уже через десять минут просмотра однообразной картинки теряет концентрацию. И понимает, что камеры сами по себе никак не решают проблему с воровством.

🙋✅ Использовать камеры в связке с товарным учётом

Записи с камер будут полезны только в случае, если предприниматель знает, где, что и когда у него украли. Тогда он сможет найти нужную запись, вычислить вора — и у сотрудника уже не будет шансов оправдаться. 

Узнать время и место кражи поможет всё тот же товарный учёт: он покажет, на чьих сменах и где пропадает товар. И этого уже будет достаточно, чтобы примерно вычислить время воровства, найти нужную запись и увидеть, кто из сотрудников крадёт товары. 

Причём в связке «учёт-камеры» первичен именно товарный учёт. Даже без камер с помощью учёта ты можешь найти нарушителя, но с помощью камер и без учёта это сделать очень сложно.

🤷❌ На 100% доверять своим сотрудникам

По моему опыту, некоторые предприниматели не хотят и мысли допускать о том, что их сотрудники воруют. Особенно часто такое бывает на небольших точках, где между владельцем и подчинёнными складываются приятельские отношения. 

Здесь срабатывает психологическая блокировка: человеку трудно столкнуться с тем, что знакомые люди, с которыми он общается каждый день, могут его попросту обманывать. Даже если возникают такие подозрения, человеку легче вытеснить их, чем столкнуться лицом к лицу с реальностью. 

У меня в практике есть весьма показательная и даже печальная история. У владельца бизнеса на точке работал брат его жены: жена попросила устроить брата, и муж на это согласился. Так вот, когда мы начали внедрять товарный учёт и разбираться, почему на точке недостачи, выяснилось, что именно брат жены обворовывал предпринимателя. Было неприятно и больно всем: и мужу, и жене, и брату. Получилась семейная драма и весьма показательный пример. 

Поэтому, если даже предприниматель хоть чуть-чуть подозревает, что его сотрудники воруют, ему лучше среагировать на этот сигнал и проверить, нет ли на точке недостачи.

🙋✅ Правильно организовать товарный учёт

Повторюсь, по моему опыту, без товарного учёта практически нереально существенно снизить количество краж на точке. При этом важно грамотно внедрить учёт, учитывая специфику бизнеса.

Нюансов много, но я расскажу о трёх способах, которые помогут эффективнее бороться с воровством с помощью учёта:

— Автоматизировать учёт. Например, лучше принимать документы от поставщиков через ЭДО — электронный документооборот. Так ошибок на приёмке будет меньше, а кладовщик не сможет сослаться на то, что случайно неправильные цифры внёс в систему— с ЭДО данные из накладной будут автоматически поступать в товароучёт. 

Ещё важно начать использовать сканеры штрихкодов. Так кладовщику для приёмки нужно будет отсканировать коды на поступивших коробках, и данные о товарах сразу попадут систему учёта. В ином случае сотруднику придётся пальцем считать коробки, запоминать цифры и вносить их в систему. Опять-таки, больше шансов, что человек ошибётся — и это может стать очередным оправданием того, почему остатки не сходятся. 

— Регулярно проводить инвентаризацию. Чем чаще сверять остатки на складе и в системе учёта, тем лучше. На мой взгляд, лучше всего проводить инвентаризацию непрерывно, но по частям. То есть сегодня мы сверяем остатки по одной позиции — печенье «Курабье», — завтра по другой — шоколад «Особый», — послезавтра по следующей позиции. И так далее, непрерывно. 

Это помогает снизить количество краж, во-первых, потому что сотрудники видят: собственник постоянно интересуется товарами. Во-вторых, владелец всё время обновляет реальные цифры по позициям и может легко заметить потери. 

— Хранить товары на складе. Бывает, на точке отдельного помещения для хранения товаров нет — всё хранится в торговом зале. В этом случае трудно будет вычислить, где пропадают товары: при приёмке, хранении или уже в самом зале.

Какие способы борьбы с кражами работают, а какие нет

Чего делать не стоит:

❌ Вводить разовые меры по борьбе с воровством. Злоумышленники увидят, как вы пытаетесь пресечь кражи, и легко найдут обходные пути. 

❌ Вводить коллективную ответственность. Вы компенсируете издержки из-за краж, но последствия не обрадуют: сотрудники перестанут вам доверять и будут хуже работать.

❌ Ставить камеры и успокаиваться на этом. Камеры сами по себе никак не решат проблему с воровством. Во-первых, всегда можно найти слепую зону в торговом зале, а во-вторых — найти кражу по записям почти нереально.

❌ На 100% доверять сотрудникам. Если возникает малейшее подозрение, что у вас воруют, лучше проверить, так ли это. Порой оказывается, что даже самые добросовестные работники обманывают владельцев бизнеса.

По сути, с воровством поможет бороться только полноценный товароучёт. С ним вы сможете: 

✅ Сделать так, чтобы мошенники знали: их в любой момент могут поймать и наказать. С товароучётом сотрудники будут в курсе, что вы контролируете поступления, остатки, продажи — и они тысячу раз подумают, перед тем как что-то воровать. 

✅ Назначить материально ответственных лиц. Когда отдельные сотрудники отвечают за поступление товаров, наличие остатков на складе и в торговом зале, тогда количество краж сильно снижается. Просто из-за того, что люди знают: если что-то пропадёт — отвечать им. 

✅ Использовать камеры, но только в связке с товарным учётом. Учёт поможет вычислить, на какой смене и какие товары воруют — и найти запись с моментом кражи будет куда легче. 

✅ Правильно организовать товарный учёт. Чтобы учёт помогал бороться с воровством, стоит его усовершенствовать: начать пользоваться ЭДО, купить на склад сканеры штрихкодов, начать хранить товары в отдельном помещении. Это поможет лучше контролировать товародвижение, а значит, и вычислять, из-за чего пропадают товары.