Семь программ для удалённой работы с командой

Какие инструменты могут быть в таск-трекерах

Есть простые таск-трекеры, в них можно только планировать задачи. Но есть и более сложные программы: с возможностью общаться по видеосвязи, работать с документами и обмениваться файлами. Вот какие функции бывают в таск-трекерах:

Доска задач. Раздел, в котором руководители создают карточки задач, а исполнители видят, какие задачи и к какому сроку нужно сделать. Ещё в карточке можно отмечать, кто отвечает за задачу на каждом этапе, что ещё осталось сделать. Досок задач может быть несколько: например, под разные проекты или для разных подразделений компании.

Интеграции со сторонними системами. Многие таск-трекеры можно синхронизировать с мессенджерами, почтой, сторонними облачными дисками. Если готового решения для интеграции нет, часто синхронизацию можно разработать отдельно. В таком случае важно, чтобы таск-трекер имел открытый доступ к API.

«Пачка»: для тех, кто привык работать в Телеграме

Доски. Для каждой задачи в «Пачке» есть отдельная ветка сообщений, в которой сотрудники могут общаться, отправлять друг другу файлы или ставить напоминания. Для навигации между ветками можно использовать теги. По сути, это мессенджер, в котором для каждой задачи можно создать отдельный чат. 

Календарь. Полноценного календаря в «Пачке» нет, но есть отложенные сообщения и напоминания. Можно запланировать любое сообщение или настроить уведомления, чтобы не забыть о важной задаче. 

Хранилище. В бесплатной версии доступно хранилище на десять гигабайт, можно подключить сторонние онлайн-диски. Удобно, что аудио и видео можно просмотреть прямо в чате без предварительного скачивания.

Чаты и видеосвязь. В «Пачке» всё внимание сосредоточено на корпоративном мессенджере. Есть публичные и закрытые чаты, комментарии на сообщения, отдельные ветки для обсуждения. Также можно проводить видеозвонки до 100 человек без ограничений по времени.

CRM. Инструменты CRM в «Пачке» не предусмотрены — всё сосредоточено на корпоративном общении. 

Интеграции. Сервис предлагает быстрое подключение более чем 250 сторонних программ. Также есть открытый доступ к API для более продвинутых настроек. 

Стоимость. Сервисом можно пользоваться бесплатно, пока сотрудники за месяц не отправят друг другу 2000 сообщений. Далее доступ блокируется, и «Пачка» становится платной — от 159 ₽ в месяц за одного пользователя. У «Пачки» есть мобильное приложение и версия для браузера.

Pyrus: для тех, кому нужен бесплатный таск-трекер

Доски. Для совместной работы доступны доски или списки задач. Уже в бесплатной версии можно отслеживать потраченное на работу время сотрудников и связывать между собой разные задачи.

Календарь. Сервис предлагает классический календарь с напоминанием о задачах. 

Хранилище. Бесплатно доступен один гигабайт, но можно подключить онлайн-диски — есть готовые интеграции с Google Drive, OneDrive и Dropbox. За 4000 ₽ в месяц можно арендовать 100 гигабайт на серверах Pyrus.

Чаты и видеосвязь. В Pyrus есть бизнес-мессенджер, в котором можно общаться с коллегами или обмениваться документами. Есть совместное редактирование документов и комментарии. Видеосвязи нет. 

CRM. Инструменты CRM доступны только в платной версии сервиса. Есть рассылки по контактам клиентов и ИИ-ассистент, который напомнит о сделке и поможет согласовать договор. Также в сервисе можно подписывать документы электронной подписью. 

Интеграции. В Pyrus доступно много готовых интеграций: мессенджеры, телефония, сервисы кадрового и складского учёта. Все приложения подключаются через магазин сервиса, но доступны только в платной версии.

Стоимость. Если использовать Pyrus только для управления проектами, бесплатной версии должно быть достаточно. Платные тарифы добавляют инструменты для автоматизации и расширяют список доступных интеграций. Подписка на сервис стоит от 415 ₽ в месяц за одного пользователя. Есть мобильное приложение.

«Яндекс Трекер», если привыкли к сервисам Яндекса

Доски. Сервис представляет собой планировщик задач с лаконичным и понятным интерфейсом. В нём можно создавать задачи, ставить приоритеты и сроки. Для удобства навигации задачи можно маркировать метками. Руководители в «Яндекс Трекере» могут просматривать отчёты и аналитику: как работают сотрудники, насколько продвинулись результаты в задачах.

Календарь. Нет, в «Яндекс Трекере» есть только напоминания о задачах. 

Хранилище. Файлы, которые прикрепляются к задачам в «Яндекс Трекере», добавляются на Яндекс Диск. 

Чаты. Классического чата в «Яндекс Трекере» нет, но можно оставлять комментарии внутри карточек задач. 

CRM. Инструментов CRM в «Яндекс Трекере» нет, но можно собирать заявки с сайта или почты через Яндекс Формы. 

Интеграции. К таск-трекеру можно подключить сервисы Яндекса: Документы, Диск, Телемост, Календарь или почтовый ящик. Программы других разработчиков подключаются только через API — готовых интеграций нет. 

Стоимость. У «Яндекс Трекера» есть мобильное приложение, но создавать новые доски можно только в версии для браузера. Бесплатно пользоваться сервисом не получится, однако его можно протестировать за 1 ₽ в течение 14 дней. В паре с онлайн-офисом «Яндекс 360» трекер стоит 300 ₽ в месяц за каждого сотрудника. Отдельно подключить сервис можно только по согласованию с техподдержкой Яндекса.

Shtab: для тех, кому нужно много работать с документами

Доски. Вся работа в сервисе происходит через доски с карточками задач. Внутри карточки можно прикрепить файлы или прописать чек-лист действий для сотрудников. Есть много настроек: можно задать срок выполнения и гонорар за выполнение, назначить ответственных, добавить метки, приоритет или статус. 

Календарь. Появляется только в платной подписке. Руководитель создаёт задачи, которые работники добавляют в своё расписание. Сервис учитывает активность: периодически делает снимок экрана и отслеживает курсор мыши — если сотрудник бездействует, Shtab скажет об этом руководителю.

Хранилище. Бесплатная версия предлагает один гигабайт на всю команду с максимальным размером одного файла пять мегабайт. Этого хватит для хранения документов без изображений. Расширить хранилище можно за отдельную плату: десять гигабайт обойдутся в 60 ₽ ежемесячно.

Чаты и видеосвязь. Написать сотрудникам напрямую нельзя — общаться в таск-трекере можно только в комментариях под задачей. На каждую задачу можно подписаться, чтобы получать уведомления о новых сообщениях. Видеосвязи нет. 

CRM. Инструментов CRM в Shtab нет, но в платной подписке есть модули для бухгалтерии — через них можно вести учёт финансов. Ещё в Shtab встроен редактор документов — работать с текстами можно внутри сервиса.

Интеграции. Сервис предлагает более 5000 готовых интеграций. Большинство плагинов доступны только в платной версии сервиса, открытый API появляется в самом дорогом тарифе.

Стоимость. Shtab бесплатный для пяти человек. Платная подписка стоит от 152 ₽ в месяц за одного участника. Тестировать инструменты в подписке можно в течение 14 дней. У Shtab есть приложения для смартфонов и ПК.

Weeek, когда нужен таск-трекер со встроенной CRM

Доски. Weeek предлагает много инструментов для работы с задачами уже в бесплатной версии. Участники могут создавать на досках публичные и приватные задачи, к каждой задаче можно прикрепить нескольких ответственных и настроить напоминания. Все просроченные задачи попадают в отдельный раздел, откуда их можно поручить свободным сотрудникам.

Календарь. Своего нет, но можно подключить календари Гугл и Яндекс. Тогда сервис будет превращать заметку из внешнего календаря в задачу на доске. 

Хранилище. В бесплатной версии Weeek предлагает 200 мегабайт на диске для каждого участника. В максимальном тарифе хранить данные на сервере можно без ограничений. 

Чаты и видеосвязь. В Weeek нет чатов: связаться с сотрудниками можно через постановку нового поручения и в комментариях внутри задачи. Сервис сохраняет историю коммуникации в каждой задаче, поэтому комментарии не потеряются. Видеосвязи нет. 

CRM. Есть воронки продаж, аналитика, доступен экспорт сделок и контактов. Платная подписка открывает доступ к приватным воронкам для каждого сотрудника.

Интеграции. В таск-трекере нет ограничений по интеграциям: можно подключить Телеграм и Вконтакте, синхронизировать календари Гугл и Яндекс. У Weeek открытая документация API — можно подключить любой сервис. 

Стоимость. Бесплатно пользоваться Weeek могут до пяти человек на пяти досках. Подписка стартует от 199 ₽ в месяц за одного сотрудника. У сервиса есть приложения для смартфонов и ПК, а вот коробочная версия отсутствует.

«Битрикс24»: если планируете со временем перейти из трекера в CRM

Доски. В «Битрикс24» сохраняется история каждой задачи: файлы, комментарии, действия сотрудников. К каждой задаче назначается ответственный сотрудник, а результат можно отслеживать по чек-листам. Есть напоминания о сроках задач. 

Календарь. У каждого сотрудника «Битрикс24» есть свой календарь, в котором можно планировать задачи и переговоры. Таск-трекер можно синхронизировать с внешними календарями Гугл и Яндекс. Начиная с тарифа «Профессиональный» доступен планировщик встреч, который автоматически подберёт удобное для всех время видеозвонка.

Хранилище. В бесплатном «Битрикс24» доступно пять гигабайт и нет интеграции с внешними дисками. Начиная с тарифа «Стандартный» сервис предложит 100 гигабайт и будет хранить историю изменений файлов — своего рода резервное копирование. 

Чаты и видеосвязь. Для общения доступны личные и групповые чаты, можно отправлять видеосообщения. Также есть видеозвонки до 300 человек, запись и демонстрация экрана доступны только в платных тарифах.

CRM. «Битрикс24» предлагает ИИ-помощника для работы со сделками и счетами, инструменты для автоматизации и аналитику. Программа подскажет, если есть дубликаты сделок, и оценит, насколько эффективно работают сотрудники. В бесплатной версии к CRM можно подключить только мессенджеры. После подписки можно интегрировать сервис с 1С, телефонией, почтой, формами на сайте.

Интеграции. В «Битрикс24» можно установить более 4000 приложений из встроенного магазина. Есть бесплатные инструменты, но самые полезные сервисы продаются по отдельной подписке.

Стоимость. Работать с задачами в «Битрикс24» можно бесплатно и с неограниченным количеством сотрудников. Платные тарифы начинаются от 1990 ₽ в месяц за подписку для пяти пользователей — в них входят большее количество интеграций, онлайн-диск до терабайта и текстовый редактор для работы с документами. Есть мобильное приложение.

YouGile: бесплатно для небольших команд, но без CRM

Доски. В YouGile задачам можно присваивать разные цвета, а размер колонок настраивать под себя. При работе с задачами предусмотрены чек-листы, шаблоны и таймер. Есть инструменты для автоматизации: сервис будет сам перемещать задачи между колонками или отправлять напоминания сотрудникам.

Календарь. У каждого сотрудника есть доска с личными задачами. Доска может отображаться в формате недельного календаря, чтобы сотрудники могли планировать своё расписание.

Хранилище. Отдельного онлайн-диска в YouGile нет, но файлы можно прикреплять внутри задач. Сервис позволяет загружать файлы любых форматов, но в облачной версии размер каждого файла не должен превышать 100 мегабайт. В YouGile есть резервное копирование, но восстановить данные можно только через техподдержку. 

Чаты и видеосвязь. В YouGile доступны личные и групповые чаты, есть отдельные переписки внутри задач. На важные чаты можно подписаться, чтобы получать уведомления о новых сообщениях. Также сервис позволяет записывать видеосообщения с вебкамеры или с рабочего стола.

CRM. Инструментов CRM в таск-трекере нет.

Интеграции. Сервис можно синхронизировать с почтой, календарями и Google Drive. В коробочной версии можно подключить любой сервис через API.

Стоимость. Все инструменты сервиса бесплатные, если им пользуются до десяти человек. Начиная с одиннадцатого пользователя YouGile становится платным — 495 ₽ в месяц за каждого последующего сотрудника. В таск-трекере есть мобильное приложение и коробочная версия.

Чек-лист: как выбрать таск-трекер для бизнеса

1. Изучите сроки тестового периода. Если период маленький, всё время может уйти только на переезд и настройку. Хорошо, если сервис даёт минимум две недели на ознакомление.

2. Оцените, насколько удобные доски. Удобен ли интерфейс, информативны ли карточки задач. Иногда в интерфейсе не хватает простых мелочей — например, отображения сотрудника, который отвечает за задачу.

3. Определите, нужен ли вам календарь. Если у вас много задач, календарь поможет планировать расписание. Если задач немного, можно обойтись только досками. 

4. Подсчитайте, сколько вам нужно места на онлайн-диске. Объём диска может сильно варьироваться в разных тарифах. Иногда выгоднее подключить к трекеру внешний диск Яндекса или Гугла — проверьте, есть ли такая возможность.

5. Изучите, какие есть инструменты для общения. Полноценные чаты есть не в каждом таск-трекере. Если приходится часто и много общаться, рассмотрите сервисы с бесплатной видеосвязью.

6. Определите, нужны ли вам инструменты CRM. Это сужает выбор доступных трекеров. 

7. Составьте список сервисов, которые нужны для работы, — и ищите таск-трекеры, которые можно с ними интегрировать.

8. Сравните цены разных тарифов. Они не всегда сбалансированы: сервис, который удобен для небольшой команды, может стать слишком затратным после расширения штата.