Как принимать оплату на выезде: варианты на любой бюджет

Как не нарушить закон, когда принимаешь оплаты на выезде

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Есть два основных правила: 

1) тот, кто получает оплату на выезде, должен обязательно провести её через кассу;

2) в момент получения оплаты нужно выдать клиенту чек — электронный или бумажный. 

Если пробить чек на кассе, а оказать услугу или выдать товар позже — вы нарушите закон. По правилам чек должен быть напечатан и выдан не ранее, чем за пять минут до реального времени денежного расчёта (ст. 14.5 КоАП РФ). 

Если нарушить правила, можно получить штраф:

— для должностных лиц — от 1/4 до 1/2 от суммы расчёта, который был проведён не по закону, но не менее 10 000 ₽;

— для юридических лиц — от 3/4 до полной суммы расчёта, который был проведён не по закону, но не менее 30 000 ₽. 

Чтобы организовать законный приём денег на выезде, важно, чтобы курьеры и сотрудники могли оформить и выдать чек на месте. Разбираемся, какие есть варианты.

Купить онлайн-кассу каждому сотруднику

Первый, самый очевидный вариант — купить по кассе и пинпаду каждому сотруднику на выезде. Удобно, просто, но дорого. 

Крутость* (от 1 до 5): 😎😎😎

* Этот показатель — мнение редакции. Мы оцениваем сочетание цены, сложности подключения и удобства работы для каждого решения.

Как это работает

1. Вы покупаете для каждого сотрудника на выезде онлайн-кассу и пинпад. Каждую кассу нужно зарегистрировать в налоговой — именно для приёма платежей на выезде. Важно, чтобы касса могла работать без подключения к электропитанию. 
2. Сотрудник берёт на выезд оборудование. 
3. После того как он выполнил заказ или выдал посылку, он оформляет чек на кассе, принимает оплату и выдаёт чек клиенту. 

Вуаля! Сотрудник принял оплату на месте, отправил данные в ОФД и отдал чек клиенту. 

— Фискальный накопитель (ФН) — это специальное устройство для хранения информации обо всех расчётах, проведённых через кассу. Он бывает двух типов: сроком на 15 месяцев, за 9000 – 10 000 ₽, и на 36 месяцев — за 14 000 – 15 000 ₽. 

— Пинпад — устройство для приёма банковских карт. Потребуется вам, если вы купили кассу без встроенного эквайринга. Пинпад стоит 10 000 – 12 000 ₽. 

Кроме этого вам нужно оформить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Это посредник, который собирает данные онлайн-касс и передаёт их в налоговую. А ещё хранит сведения в течение пяти лет, как того требует закон. Годовой договор с ОФД стоит около 3000 ₽.

Ещё онлайн-касса должна быть постоянно подключена к интернету — чтобы сразу передавать данные об оплатах в ОФД и принимать оплаты по безналу. Тарифы на интернет для онлайн-касс стоят от 100 ₽ в месяц. 

Итого за железо на одного сотрудника по самым скромным подсчётам придётся заплатить больше 30 000 ₽.

Почему круто:

• Можно принимать оплаты любыми способами.

Почему не круто:

• Дорого — больше 30 000 ₽ на каждого выездного сотрудника. 
• Неудобно для сотрудников — им придётся возить с собой кассу и следить, чтобы она не разрядилась. 
• Есть риск сломать оборудование. Курьеры могут случайно потерять его либо уронить кассу. Это лишние траты.

Взять онлайн-кассы в аренду

Кассы для сотрудников на выезде можно не покупать, а взять в аренду. Удобно для тех, у кого сезонный бизнес: например, ларьки с мороженым, продажа салютов или проведение праздников. 

Крутость: 😎😎😎

Как это работает:

1. Вы заключаете договор аренды на онлайн-кассы, получаете оборудование и выдаёте его сотрудникам.
2. Курьер берёт с собой на выезд кассу и пинпад.
3. После выполнения заказа сотрудник оформляет чек на кассе, принимает оплату и выдаёт чек клиенту. 

Всё! Информация о платеже ушла в ОФД — платёж принят по всем правилам.

Сколько это стоит

Аренда кассы с ФН стоит 2000–3000 ₽ в месяц. Можно арендовать кассу и без ФН — будет дешевле, от 1000 ₽ в месяц. Как правило, договор с ОФД уже входит в стоимость. 

Итого за год аренды у вас уйдёт 24 000 – 36 000 ₽ на один комплект оборудования для сотрудников. Это дороже покупки собственной кассы — но выгоднее, если вам нужно организовать работу на выезде на несколько месяцев.

Почему круто:

• Можно принимать оплаты любыми способами.
• Часто ответственность за ремонт и износ оборудования несёт арендодатель.
• В краткосрочной перспективе более выгодно, чем покупать собственные кассы.

Почему не круто:

• Дорого — особенно если планируете арендовать кассу на долгий срок. 
• Неудобно для сотрудников — им придётся возить с собой кассу и следить, чтобы она не разрядилась. 

Принимать оплаты с помощью телефона сотрудника

Есть легальный способ обойтись без покупки кассы для каждого кассира. Вы можете установить кассу на мобильные телефоны ваших сотрудников с помощью приложения. Для этого вам понадобится специальный сервис и только одна онлайн-касса — можно использовать ту, что уже стоит у вас на точке. Но с нюансами. Если терминала у вас нет, вы можете арендовать облачную кассу. 

Крутость: 😎😎😎😎😎

Если же покупатель по какой-то причине потребует бумажный чек, а у сотрудника его не будет — нужно сначала отправить клиенту электронный чек, чтобы всё было по закону, а затем ехать на точку, распечатывать чек на кассе и возвращаться к клиенту. В случае с облачной кассой чек можно распечатать через личный кабинет компании, у которой вы арендуете кассу. Хорошая новость: мы с такими требовательными клиентами ещё ни разу не сталкивались.

Сколько это стоит

Сервисы стоят по-разному — в зависимости от разработчика. К примеру, «Мобильный кассир» стоит 300 ₽ в месяц — если у вас есть онлайн-касса. Если кассы нет, её можно взять его в аренду — за 1500 ₽ в месяц.

Почему круто: 

• Самая низкая цена из всех способов приёма оплат на выезде — от 300 ₽ в месяц. Не нужно тратиться на дополнительное оборудование: покупать пинпад для приёма безналичных оплат или сканер для продажи маркированных товаров. 
• Можно принимать любые виды оплат. Для приёма оплат безналом нужен только смартфон на Android, с NFC-модулем — такой модуль есть почти на всех более-менее современных моделях телефонов.
• Можно подключить сколько угодно сотрудников к одной кассе.
• Выгодно для сезонного бизнеса: подписку на приложение можно покупать только на нужный вам период.

Почему не круто: 

• Будет неудобно, если клиент потребует бумажный чек. Мы с таким не сталкивались, но теоретически такой клиент может появиться. Электронные чеки обладают той же юридической силой, что и бумажные, но если клиент всё же потребует бумажный чек, вы будете обязаны его выдать. Придётся ехать на точку, распечатывать его на кассе и возвращаться к клиенту. Поэтому лучше заранее предупреждать покупателей, что вы отправите ему чек на почту или смской.

Принимать оплату на расчётный счёт

Вы можете принимать оплаты переводами на расчётный счёт — если такой вариант подойдёт вашим клиентам. 

Крутость: 😎

Как это работает: 

1. Для начала вы подключаетесь к цифровой онлайн-кассе — это полноценный аналог физической кассы, только он находится не у вас, а в облаке. Он так же передаёт данные в ОФД, как и обычная касса. В теории, чтобы фискализировать платежи, которые поступают на расчётный счёт, можно использовать для этого физическую кассу на вашей точке. Но по закону касса, которая используется курьером, должна быть зарегистрирована в ФНС именно для приёма платежей на выезде. Если использовать для этого физическую кассу, зарегистрированную на точке, можно получить штраф.
2. Получаете доступ в личный кабинет кассы, через который можете создавать счета на оплату.
3. Когда придёт заказ, сможете выставить клиенту счёт — в виде ссылки или QR-кода. Ссылку можно отправить в смс или по почте. Также сотрудник сможет выставлять счёт на выезде. Для этого ему нужен будет доступ в личный кабинет вашей облачной кассы.
4. Клиент переходит по ссылке и переводит деньги на ваш расчётный счёт. 
5. После оплаты сотрудник заходит в личный кабинет кассы и формирует чек. 

Готово! После оформления чека данные о покупке уйдут в налоговую. А затем клиенту на электронную почту или в смс. 

Сколько это стоит:

Облачная касса стоит от 1500 ₽ в месяц. Договор с ОФД, как правило, включён в стоимость. Плюс — все равно придётся покупать фискальный накопитель. А это ещё 9000 – 15 000 ₽. ФН всегда выкупается по полной стоимости в момент подключения облачной кассы.

Итого за первый год использования облачной кассы вы потратите около 27 000 ₽. 

Почему круто:

• Удобно для сотрудников — им не нужно возить с собой оборудование.
• Доступная цена, если у вас много сотрудников. Одной облачной кассой может пользоваться неограниченное количество человек — вам не придётся платить несколько раз. 

Почему не круто:

• Невозможно принять оплату наличными.
• Неудобно для клиентов — чтобы оплатить покупку, им придётся вручную переводить деньги на счёт. 

Если у вас есть сайт — подключить интернет-эквайринг и принимать оплаты онлайн

Это идеальный вариант для интернет-магазина: покупатель оплачивает товар на сайте — и сразу получает электронный чек.  Но в других случаях это может быть не совсем удобно.   

Например, если у вас клининг, то при выполнении заказа клиент может воспользоваться дополнительными услугами: попросить помыть плиту или окна. Чтобы принять оплату, придётся просить его зайти на сайт и провести оплату. Это неудобно. 

Крутость: 😎😎

Как это работает:

1. Подключите сайт к кассе. Для этого на большинстве современных касс есть специальные приложения. А если кассы нет — можно арендовать облачную.
2. Затем установите на сайт специальный модуль платёжной системы — например, от ЮKassa, «Сбербанк Эквайринг» и прочих. 
3. Специалисты, которые устанавливают такие модули, помогут всё сделать правильно.
4. Клиент оплачивает покупку через сайт до выполнения заказа или после.
5. Вы получаете деньги на счёт, клиент — чек в электронном виде.
6. Информация о покупке уходит в налоговую через кассу.

И всё! Теперь вы можете законно принимать оплаты на выезде. 

Сколько это стоит:

Если сайта нет, его можно создать — на это уйдёт от пары часов до пары месяцев. Так, например, на конструкторе сайтов можно сделать страничку примерно за шесть часов. 

За использование конструктора, если вы всё делаете сами, нужно будет платить от 500 ₽ в месяц. Заказать сайт у разработчиков стоит в среднем от 40 000 ₽. Дополнительные расходы на домен и хостинг составят 10 000 – 50 000 ₽.

Аренда онлайн-кассы, как мы уже писали выше, будет стоить от 1500 ₽. Покупка к ней фискального накопителя — 9000 – 15 000 ₽.

Подключение модуля для приёма оплат на сайте может быть бесплатным — если готовый модуль от платёжной системы подошёл на ваш сайт. Но если что-то пойдёт не так и самому справиться не получится, придётся привлекать разработчика. Такого специалиста можно найти практически в любой компании, которая профессионально занимается созданием сайтов, — ему придётся отдать 5000 – 10 000 ₽ за работу. 

Ещё будут большие издержки при приёме оплат — комиссии, которые берут платёжные системы за каждую успешную транзакцию. В среднем это 3–4% от суммы перевода.

Почему круто:

• Не придётся тратиться на оборудование. 
• Удобно для сотрудников — им не нужно возить с собой кассу и пинпад. 

Почему не круто: 

• Нельзя принимать оплату наличкой.
• Неудобно для клиентов — особенно если вы хотите принимать оплату на месте, когда речь об оказании услуг.
• Высокие комиссии за переводы — 3–4% от суммы чека.

Заключить договор с курьерской службой

Чтобы не думать о том, как организовать приём оплат и где искать курьеров, можно заключить договор с курьерскими службами. Это простой способ, но часто затратный. Да и подходит только для доставки товаров. 

Крутость: 😎😎😎

Как это работает:

1. Вы заключаете договор с курьерской службой.
2. Курьерская служба сама организует приём оплат для курьеров: договаривается с банком, оснащает и обучает курьеров, отслеживает платежи, берёт на себя финансовые риски. 
3. Курьер доставляет заказчику товар, принимает оплату — наличными или по карточке. А также выдаёт чек.
4. При возвращении в офис курьер передаёт вам все чеки и принятые наличные. И курьерская служба переводит вам деньги на расчётный счёт.

Сколько это стоит

Стоимость зависит от габаритов товаров, скорости доставки, объёма поставок в месяц, города. Для небольшого бизнеса с малым количеством отправок цена одной доставки может варьироваться от 200 ₽ до 1 000 ₽. 

Почему круто:

• Не нужно заботиться об организации приёма оплат — курьерская служба берёт всё на себя. 

Почему не круто:

• Качество доставки зависит не от вас — ваша репутация будет зависеть от другой компании. 
• Курьерские службы есть не во всех городах.
• Подходит только в случае доставки товаров. Если вы оказываете услуги на выезде, то такой способ вам не подойдёт.

Что в итоге

1. Чтобы организовать доставку, нужно правильно принимать оплаты на выезде. Иначе можно попасть на штраф от 30 000 ₽ — например, за несвоевременную выдачу чека.
2. Сделать всё правильно не так сложно. Есть главное правило — чтобы клиент получал чек во время оплаты. Поэтому нужно либо обеспечить каждому сотруднику доступ к кассе, либо принимать оплаты и выдавать чек при приёме заказов.
3. Есть много способов получать оплаты — каждому бизнесу подойдут разные варианты. Но, на наш взгляд, самый удобный и выгодный способ — принимать платежи через смартфоны курьеров.