Как отделу или небольшой команде навести порядок в процессах: обзор 7 популярных таск-менеджеров

Итак, вы установили онлайн-кассы «Эвотор», аналитика настроена, продажи налажены. Фасад бизнеса выглядит безупречно, но что происходит на внутренней «кухне»?

Часто в поисках таск-менеджера для контроля за процессами и управления задачами небольшие команды совершают одну из двух ошибок:

• покупают «корпоративного монстра» — внедряют тяжеловесную систему, рассчитанную на предприятия с тысячами сотрудников, и тонут в бюрократии, бесконечных статусах и лишних кнопках;
• выбирают вариант попроще — «натягивают» примитивный личный тудушник (а то и стандартные заметки в телефоне, гугл-таблицы или чат в Telegram) на командную работу. В итоге задачи теряются, общую картину проекта оценить сложно.

Золотой серединой для небольшой команды станет инструмент без корпоративной переусложненности, но с мощными возможностями для проектирования (глубокой вложенностью задач, диаграммой Ганта, общими пространствами). Существует ли такой?

Мы постарались ответить на этот вопрос и протестировали 7 популярных таск-менеджеров на рынке.

1. SingularityApp

Версии: мобильные (iOS, Android), десктоп (macOS, Windows, Linux), веб, Apple Watch, Wear OS, Aurora OS

Российский многофункциональный планировщик, который объединяет задачи, канбан, Гант, заметки, привычки, помодоро, календарь и AI-ассистента в одном приложении. Разработчики нащупали идеальный баланс: дали пользователям серьезные архитектурные инструменты, при этом не превратив сервис в неповоротливый корпоративный портал с HR-модулями.

*У каждого участника должен быть свой платный аккаунт SingularityApp (тариф Pro или Elite). Исключение — гостевой доступ без возможности редактирования.

Совместная работа и проекты

Любой проект в SingularityApp можно сделать совместным. Для этого:

• создатель проекта (Pro+) рассылает приглашения по email или ссылке;
• участники (Pro+) принимают запрос, после чего проект появляется у них в боковой панели со специальным значком;
• каждой задаче создатель проекта назначает ответственного (видит задачу в своем календаре и разделе «Сегодня», получает напоминания). 

В целом, всем участникам совместного проекта видно, кто за что отвечает, какие задачи в работе, а какие просрочены. Теги при этом остаются личными. 

Отдельный плюс — возможность делиться публичной ссылкой на проект даже с теми, у кого нет аккаунта и/или приложения SingularityApp. Просматривать и отмечать задачи при этом можно прямо в браузере, что удобно для клиентов, подрядчиков и любых внешних контрагентов.

Проектные инструменты

Канбан — представлен в разделе «Сегодня» (Pro) и во всех проектах (Elite) как один из видов отображения списка задач. У колонок нет жесткой привязки к сортировке или группировки, что позволяет гибко настроить структуру доски. Также доступны дорожки (swimlanes).

Календарь и тайм-блокинг — день, неделя, месяц, произвольный период. Тайм-блокинг реализован через drag-and-drop задач на сетку часов. Есть двусторонняя синхронизация с Google Calendar. Внешние календари (Яндекс, Outlook, корпоративные) подключаются через iCal.

Диаграмма Ганта — таймлайн с зависимостями задач, майлстоунами и drag-and-drop, доступный в ПК и веб-версии. Подойдет для мониторинга пересечения сроков и заблокированных задач.

Заметки и блокноты — полноценный WYSIWYG-редактор: заголовки, таблицы, изображения 4K, цветной текст, тогглы, файлы как блоки. Заметки можно добавлять в проекты или хранить в отдельных блокнотах.

Шаблоны проектов с экспортом — позволяют создавать типовые проекты с предустановленным списком задач и заметок, а затем дублировать в один клик.

Бесконечная вложенность — проекты, подпроекты, подзадачи, теги — без ограничений по глубине. 

Фильтры — по проекту, тегам, дате, статусу, приоритету. В визуальном интерфейсе можно легко создавать кастомные фильтры и сохранять в Избранное.

4 вида отображения задач — список, канбан, календарь, Гант.

Инструменты для ежедневной работы

Одна из ключевых фич для российских команд — Telegram-бот, который позволяет создавать задачи в SingularityApp прямо из мессенджера, а также пересылать в него сообщения с изображениями и файлами. Совсем скоро команда запускает аналогичный бот в MAX.

Помимо Telegram-бота и стандартного ввода в приложении (есть поддержка NLP), доступно добавление задач:

• через Яндекс.Алиса;
• по email;
• голосом;
• через мобильные виджеты;
• горячей клавишей с десктопа.

Из дополнительных фич, удобных для повседневной работы небольшой команды:

Мобильное приложение — App Store 4.7/5, Google Play 4.7/5, RuStore 4.7/5. Стабильное, быстрое, с разнообразными виджетами (создание задач, голосовой ввод, список на сегодня, планы, календарь);

Напоминания — до 5 на задачу, включая GPS по геолокации;

Файлы и вложения — 50 МБ (Pro) / 2 ГБ (Elite);

Таймер — встроенный, с привязкой к задачам, в режимах секундомер и помодоро. Можно использовать для замены платного сервиса тайм-трекинга. В мобильной версии есть статистика по времени, проектам и тегам;

AI-ассистент — режимы Ask (чат) и Agent (создаёт, редактирует, переносит задачи). На Elite-тарифе можно подключить свой API-ключ зарубежных и российских нейросетей или локальную модель через Ollama. Доступен в ПК и веб-версии;

Работа в двух окнах (десктоп) — можно открывать два проекта на одном экране или одновременно работать в календаре и списке задач, перенося задачи между окнами.

Доступность и безопасность

SingularityApp поддерживает оплату через российские карты и расчетные счета для юрлиц. Отдельно стоит отметить высокий уровень безопасности приложения:

Шифрование задач паролем — на всех тарифах, включая бесплатный. Если ваша команда работает с персональными данными клиентов или NDA-информацией — это не опция, а необходимость;

Локальные резервные копии — на всех тарифах. Данные не только в облаке, но и на вашем устройстве. Можно восстановить, даже если нет доступа к серверу;

Реестр российского ПО — №918545. Критично для тех, кто работает с госзаказчиками;

Оффлайн — на всех платформах, включая веб. При отключении интернета синхронизация будет выполнена автоматически, когда связь вернётся.

Вердикт

SingularityApp закрывает потребности маленькой команды целиком: канбан, календарь и Гант для проектов, Telegram- и MAX-бот для быстрого ввода, заметки для документации, AI-ассистент для ускорения рутины. Оплата в рублях, данные в России, есть шифрование задач.

Из минусов: нет комментариев к задачам и командного пространства (данные принадлежат сотруднику, а не компании). 

2. Todoist

Версии: мобильные (iOS, Android), десктоп (macOS, Windows, Linux), веб, Apple Watch, Wear OS

Философия Todoist строится вокруг методологии GTD (Getting Things Done) и Inbox-концепции: любая пришедшая в голову идея должна быть зафиксирована в системе за пару секунд, чтобы освободить мозг. Главные фишки — распознавание текста и умный голосовой ввод (Ramble).

Совместная работа и проекты

Todoist поддерживает командную работу, но для полноценной работы команды требуется платная подписка на самый дорогой тариф — Business за $10/чел/мес. Именно на нём появляется командное рабочее пространство (Team Workspace). Есть роли (Admin, Member, Guest), общие фильтры, логи активности.

На Pro можно расшарить проект на 5 человек, но только в формате «шеринг личного проекта», без возможности назначать исполнителей и без поддержки командной среды. 

Проектные инструменты

Что есть:

• Канбан-доски — на всех тарифах. Колонки группируются по секциям, приоритетам, меткам (кастомной группировки нет).
• Фильтры — полноценный язык запросов с AND, OR, NOT и скобками. Позволяет создавать мощные и гибкие фильтры, но требует разбираться в синтаксисе языка.
• Шаблоны проектов — галерея готовых + свои (до 100), есть экспорт/импорт через CSV.
• Вложенные подпроекты — до 3 уровней.

Чего нет — и это может быть критично для команды:

• Диаграмма Ганта — нет. Если у вашей команды параллельно идут 5 подпроектов с пересекающимися сроками, визуализировать зависимости будет негде.
• Заметки как отдельная сущность — нет. Текстовую информацию можно хранить в описании задачи или комментариях к проекту. Создать отдельную полноценную заметку (например, ТЗ/бриф/инструкцию) нельзя.
• Тайм-трекинг — только через сторонние интеграции.

Инструменты для ежедневной работы

Одним из основных своих преимуществ Todoist позиционирует скорость ввода задач, благодаря NLP-парсеру и голосовому AI-вводу Ramble (на базе Gemini). Есть браузерные расширения для Chrome, Firefox и Safari.

Из дополнительных фич для командной работы:

Мобильное приложение — App Store 4.8/5, Google Play 4.6/5. Стабильная синхронизация, минимальная кривая обучения;

Email-ввод — пересылка писем на адрес проекта, плагины Gmail/Outlook;

Календарь и тайм-блокинг — только Pro+. Drag-and-drop задач на сетку часов, двусторонняя синхронизация с Google Calendar и Outlook;

Напоминания — базовые, кастомные и GPS на платных тарифах;

Файлы — 5 МБ на бесплатном, до 100 МБ каждый файл на Pro/Business.

Доступность и безопасность

С оплатой из России — проблемы. Российские карты не принимаются, рублей нет, карта МИР не поддерживается. Что касается безопасности:

• реестр российского ПО — нет;
• шифрование задач — нет;
• оффлайн — да.

Вердикт

Todoist — хороший вариант для личного планирования. Но для небольшой команды дороговат, а проектных инструментов не хватает: нет Ганта, нет заметок, нет тайм-трекинга. Оплата из России — отдельный квест с переплатой посредникам.

TickTick

Версии: мобильные (iOS, Android), десктоп (macOS, Windows, Linux), веб, Apple Watch, Wear OS, браузерные расширения (Chrome, Firefox, Edge, Safari)

Комплексный планировщик «всё в одном» — задачи, календарь, матрица Эйзенхауэра. TickTick часто называют главной альтернативой Todoist в личном планировании, но дешевле и с бóльшим набором функций на бесплатном тарифе.

Совместная работа и проекты

TickTick — прежде всего инструмент для одного человека. Да, на Premium можно расшарить список на 30 участников, назначить ответственных и оставить комментарий к задаче. Но командного пространства, ролей и централизованного управления нет.

Проектные инструменты

Что есть:

• Канбан-доски — да, на всех тарифах. Колонки группируются по секциям, приоритету, дате (настроить отдельно колонки, отдельно дорожки — нельзя);
• Timeline — облегчённая версия Ганта для визуализации пересекающихся задач (Premium). Нет зависимостей и майлстоунов;
• Матрица Эйзенхауэра — полезно для визуальной оценки списка задач по категориям важно/неважно/срочно/несрочно;
• Подзадачи — до 5 уровней вложенности.

Чего нет — и это может быть критично для команды:

• Диаграмма Ганта с зависимостями — нет. Timeline показывает пересечения, но не позволяет строить цепочки «задача Б начинается после завершения задачи А».
• Заметки — нет отдельной сущности. Только описание задачи с базовым Markdown.
• Командное пространство — нет единого пространства, ролей, централизованного биллинга.
• AI-функции — нет. На фоне конкурентов, внедряющих AI-ассистентов (Todoist Ramble, SingularityApp Agent), TickTick выглядит консервативно. 

Инструменты для ежедневной работы

Приложение поддерживает базовый NLP-ввод, а также добавление задач по email, голосом и через браузерные расширения. 

Из дополнительных фич для командной работы:

Мобильное приложение — App Store 4.9/5, Google Play 4.8/5. Поддерживает Live Activities на iOS;

Календарь с тайм-блокингом — 5 режимов отображения, drag-and-drop задач на сетку расписания, подписка на внешние календари. 

Тайм-трекинг — встроенный белый шум, привязка к задачам, статистика;

Напоминания — до 5 на задачу (Premium), GPS;

Файлы — 10 МБ/файл (Free) / 20 МБ (Premium), до 20 файлов на задачу, 1 загрузка/день на Free.

Доступность и безопасность

Оплата из России — через «костыли» (посредники, карты зарубежных банков). Российские карты не принимаются, рублей нет. 

Отдельная тема — происхождение продукта. Юридически TickTick — компания из Делавэра (США). Фактически команда разработки — в Ханчжоу, Китай. Серверы — AWS (США). Ключи шифрования — в КНР. Если ваша команда работает с NDA-информацией клиентов, стоит задуматься.

• реестр ПО — нет;
• шифрование задач — нет;
• оффлайн — да.

Вердикт

TickTick — увы, но для небольшой команды не хватает проектных инструментов (Гант с зависимостями, заметки), командного пространства, AI. Оплата из России — через обходные пути, а данные хранятся на серверах в США с разработкой в Китае.

4. WEEEK

Версии: мобильные (iOS, Android), десктоп (macOS, Windows), веб. Linux — только через браузер

Российская B2B-платформа «всё в одном» — таск-менеджер, корпоративная база знаний в стиле Notion, встроенная CRM с воронками продаж и аналитика загрузки команды. Позиционируется как импортозамещение связки Trello + Asana + Notion для отечественного бизнеса.

Совместная работа и проекты

WEEEK — мощная командная платформа: канбан с WIP-лимитами, Гант с зависимостями, база знаний с совместным редактированием, CRM с воронками продаж, тайм-трекинг, аналитика загрузки команды (Workload). Однако для небольшой команды, которая ищет внутренний инструмент для планирования, такой функционал будет избыточен.

Проектные инструменты

• Канбан — да, есть WIP-лимиты и автоматизации.
• Гант — полноценный, с зависимостями и майлстоунами.
• База знаний — блочный WYSIWYG-редактор, real-time коллаб.
• CRM с воронками — да (но если у вас уже есть CRM, то это будет скорее минусом, чем плюсом).
• Тайм-трекинг — да, встроенный, с оценкой vs фактом.

Инструменты для ежедневной работы

Веб-версия отличается продуманностью и невысоким порогом входа. Также у WEEEK есть уведомления и бот в Telegram (для задач).

Главная боль сервиса — мобильное приложение. Рейтинг в App Store — 3.1 из 5 (672 оценки). RuStore — 3.6. Пользователи жалуются на баги, пустые экраны на канбан-досках, проблемы с адаптацией под смартфоны. Для владельца малого бизнеса, который управляет командой с телефона — это критично. 

Из дополнительных фич для командной работы:

Напоминания — да, но пользователи жалуются на сложную настройку: по умолчанию можно пропустить дедлайн;

Файлы — до 50 МБ (Старт) / до 2 ГБ (Бизнес);

AI — «Вика» — только ответов на вопросы по работе сервиса.

Доступность и безопасность

Российское юрлицо, серверы в РФ, реестр ПО (№19382). Поддерживает оплату в рублях российскими картами. 

Оффлайн-режима нет: Cloud-Native архитектура, без локального кэширования. Пропал интернет — работа остановилась

Вердикт

WEEEK — серьёзная платформа с канбаном с WIP-лимитами, Гантом, wiki, CRM, тайм-трекингом. Но для небольшой команды откровенно избыточна (особенно при наличии собственной CRM). Кроме того, мобильное приложение нестабильно, а оффлайна нет. 

5. LeaderTask (ЛидерТаск)

Версии: мобильные (iOS, Android), десктоп (Windows), веб. Linux — нет

Российский таск-менеджер с акцентом на базовое делегирование и контроль поручений в Business-тарифе. Философия: руководитель назначает задачу → подчинённый получает push. Есть встроенный чат в задачах с голосовыми сообщениями, публичные канбан-доски для клиентов, календарь с горизонтом до 10 лет.

Важный нюанс: помесячной подписки нет — только годовая оплата. Для маленькой команды, которая хочет «попробовать месяц и решить», это может стать проблемой.

Совместная работа и проектные инструменты

LeaderTask заточен под вертикальную модель управления: руководитель → подчинённый. Есть отделы, роли, права доступа, история активности, административная панель в максимальном тарифе. 

Отдельно стоит отметить:

• Чат внутри задач — с голосовыми сообщениями и файлами (Business);
• Публичные канбан-доски — можно отправить клиенту ссылку на доску без регистрации для real-time отслеживания прогресса.

Чего нет:

• Гант — нет. Для продукта, который позиционируется как инструмент управления, это странный пробел;
• Тайм-трекинг — нет;
• Заметки — нет отдельной сущности, только описание задачи.

Инструменты для ежедневной работы

Интерфейс интуитивный, хотя и выглядит устаревшим. Порог входа низкий, есть интеграция с Telegram. Уникальная фича — календарь с горизонтом до 10 лет: дни с задачами отмечаются визуальными маркерами на сетке годов и месяцев. Есть полноценный оффлайн на всех нативных платформах.

Из дополнительных фич для командной работы:

Мобильное приложение — Google Play 4.6/5, App Store 4.6/5;

Календарь — да, с горизонтом до 10 лет;

Файлы — 2 ГБ (Premium+).

Доступность и безопасность

Российский продукт: серверы в РФ, реестр ПО, рубли, российские карты, расчётный счёт для юрлиц. Работа офлайн поддерживается.

Есть On-Premise — развёртывание на собственном сервере (от 500 000 ₽/50 мест, для банков, госсектора, медицины).

Вердикт

LeaderTask — хорош для модели «руководитель ставит задачу — подчинённый выполняет». Из плюсов — чат в задачах, публичные доски для клиентов, On-Premise, полноценный оффлайн. Но для небольшой (и тем более горизонтальной) команды — дорого (25 000 ₽/год за команду на 5 человек), негибко (только годовая оплата), и не хватает базовых инструментов (например, Ганта и заметок).

Any.do

Версии: мобильные (iOS, Android), десктоп (macOS, Windows), веб, Apple Watch, Wear OS

Простой и визуально выверенный таск-трекер из Израиля. Приложение изначально создавалось как удобный список покупок и персональных дел на день, но со временем обросло функциями для совместной работы (модуль Workspace).

Совместная работа и проекты

У Any.do крайне запутанная тарифная сетка. На Premium нет совместных проектов вообще — вы платите $60/год и не можете расшарить задачу на коллегу. Для совместной работы нужен Family (до 4 человек, до 4 досок — искусственный лимит) или Teams ($4.99/чел/мес).

Проектных инструментов — минимум:

• канбан — только на Family/Teams;
• подзадачи — да, но без глубокой вложенности;
• фильтры — базовые.

Инструменты для ежедневной работы

У приложения есть несколько уникальных фич:

Утренняя сессия Moment — каждый день приложение предлагает вам просмотреть задачи и спланировать день;

WhatsApp-бот — создаёте задачи и получаете напоминания прямо в WhatsApp (не слишком актуально для РФ в данный момент).

Также для команды могут быть полезны такие функции, как:

• Мобильное приложение — App Store 4.6/5, Google Play 4.4/5. Стабильное, но достаточно агрессивное в бесплатной версии (назойливые пуши с предложением подписки);
• Email-ввод — дополнительный источник сбора входящих;
• Голосовой ввод — Siri, Google Assistant, Alexa;
• Календарь — день/3 дня/неделя/месяц;
• Напоминания — базовые и GPS (Premium);
• Файлы — 1.5 МБ (Free), расширенное на Premium (точный лимит не публикуется).

К слову, повторяющиеся задачи доступны только на Premium-тарифе.

Доступность и безопасность

Оплата из России — традционные «костыли» (посредники, зарубежные карты). Рубли не принимаются, российские карты не поддерживаются.

Что касается безопасности:

• шифрование — только при передаче данных. Шифрования задач на устройстве — нет;
• бэкапы — только облачные, локальных нет;
• оффлайн — ограниченный.

Вердикт

Any.do — приятный планировщик для людей, которые хотят «просто список задач + календарь». Но для рабочей команды не хватает всего: нет Ганта, нет заметок, нет шаблонов, тарифная сетка запутанная, WhatsApp-бот бесполезен в России.

7. Microsoft To Do

Версии: мобильные (iOS, Android), десктоп (macOS, Windows), веб. Linux — нет.

Бесплатный планировщик задач от Microsoft. Наследник культового Wunderlist (закрыт в 2020). Главная идея — простые списки + «Мой день» + интеграция с Outlook, Teams и Planner. Моно-инструмент: умеет только списки.

Совместная работа и проектные инструменты

Microsoft To Do — это списки, и только списки. Общий список можно расшарить на ~50 человек, назначить задачи внутри. На этом — всё.

Проектных инструментов нет вообще:

• Канбан — нет (он в отдельном Microsoft Planner)
• Гант — нет
• Календарь — нет (он в Outlook)
• Заметки — нет
• Шаблоны — нет
• Комментарии — нет (обсуждение — в Teams)
• Глубокие подзадачи — нет. Только 1 уровень «Шагов» (Steps), до 20 штук

Microsoft разнесла функции по 3–4 приложениям: задачи — в To Do, канбан — в Planner, календарь — в Outlook, обсуждение — в Teams. Для корпорации с IT-отделом это нормально. Для небольшой команды — явный перебор. 

Инструменты для ежедневной работы

У Microsoft To Do есть несколько уникальных фич. Самые основные — это:

«Мой день» (My Day) — каждое утро список задач самоочищается. Можно планировать день с нуля, используя эвристические (не AI) подсказки от приложения;

Smart Lists — автоматически списки «Важное», «Запланированное», «Назначенные мне» (из Planner и общих списков), «Помеченные письма» (из Outlook).

Из дополнительных точек входа для задач есть email-ввод через флаг на письмо в Outlook (рабочие аккаунты) и голосовые ассистенты — Cortana (пациент скорее мертв, чем жив), Siri через Shortcuts.

Дополнительные функции, полезные для команды:

• Мобильное приложение — App Store 4.6/5, Google Play 4.7/5. Но Android-виджеты нестабильны: «моргают» или пропадают (март 2026);
• Напоминания — да, но только по времени. GPS — нет;
• Календарь — через Outlook;
• Файлы — до 25 МБ.

Доступность и безопасность

Для использования приложения достаточно бесплатного аккаунта Microsoft. Однако если нужна связка с Planner + Teams + Copilot, придется искать способы оформить подписку M365. Официально компания не принимает российские карты и оплату в рублях.

По безопасности:

• шифрование задач — нет (пользовательского). Стандартное шифрование Microsoft на уровне инфраструктуры;
• оффлайн — полноценного нет. Кэширует для просмотра, но создание/редактирование без сети — рискованно, возможна потеря данных;
• локальные бэкапы — нет.

Присутствует санкционный риск: Microsoft официально ограничивает облачные сервисы в РФ с 2024 года.

Вердикт

Microsoft To Do — неплохой бесплатный тудушник для тех, кто уже живёт в экосистеме Microsoft. Но как планировщик для команды он не работает без Planner, Teams и Outlook, а это уже другой ценник, уровень сложности и неиллюзорный риск попадания под санкции.

Итоги

Сведем ключевые возможности всех семи сервисов в единую матрицу, чтобы наглядно оценить, который из них реально подходит для совместной работы в небольших командах.

Вести сложные проекты в плоских туду-листах — это боль. Задачи неизбежно теряются, а оценить реальную загрузку команды невозможно. Но и пытаться управлять небольшой командой через хардкорный корпоративный портал — тоже боль. Вы рискуете потратить больше времени на обслуживание системы и заполнение статусов, чем на саму работу.

Поэтому рекомендуем:

• для эффективных продаж, беспроблемного товарного учёта и автоматизации бизнеса — выбирайте кассовое оборудование от «Эвотор»;
• для кристального порядка в делах команды, грамотной организации проектов и задач — используйте SingularityApp.

Эта связка даст вам полный контроль над процессами без корпоративной бюрократии.