Что такое справка 2-НДФЛ, когда её отменили, какая справка оформляется вместо неё

По форме справка не изменилась — она всё так же отражает доходы, полученные физлицом, и суммы налога, удержанного с них, за какой-то период.

Рассказывают эксперты Эвотора

Сама аббревиатура «НДФЛ» означает «налог на доходы физических лиц» в Российской Федерации. Документы, связанные с НДФЛ, пронумерованы от 1 до 7. Конкретно 2-НДФЛ и заменившая её справка о доходах и налогах содержат сведения о доходах и уплаченных налогах работника — за год или другой период. Форма заполняется для всех физлиц, которые получали доходы — зарплату, премии — от предпринимателя или организации.

Справку по запросу или при увольнении оформляет работодатель, он же сдаёт данные о доходах и налогах сотрудников в налоговую.

Общие правила выдачи документа прописаны в ст. 62 Трудового кодекса РФ. В 2020 году правила были изменены приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Форма сохранила содержание, но перестала быть самостоятельным документом. Теперь данные о доходах и уплаченных налогах физического лица сдаются раз в год как приложение № 1 к отчёту 6-НДФЛ.

Для выдачи справки работнику можно использовать прежний шаблон, но в верхнем правом углу теперь написано «Приложение № 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753», а слева указывается код по КНД — 1175018.

Для чего выдаётся справка 2-НДФЛ

Работодатель — налоговый агент — обязан подавать в налоговую сведения обо всех, кто получал доходы от организации или предпринимателя за период.

Есть исключения:

• если доходы, выплаченные работнику за период, не облагаются налогами: например, вы за год только вручили сотруднику подарок ценой ниже 4000 ₽;
• вы выплачивали доходы, не являясь налоговым агентом, — например, покупали что-то у физлица, платили ИП или самозанятому;
• вы начислили доходы, но ещё не выплатили их — сведения о выплате придётся подать позднее как уточнение 6-НДФЛ.

Нулевую справку подавать не нужно.

Есть несколько ситуаций, при которых справка 2-НДФЛ включена в список обязательных документов.

• При увольнении сотрудника справка выдаётся по умолчанию.
• Когда гражданин хочет получить кредит в банке. Такой документ предоставляют, чтобы банк мог убедиться в платёжеспособности своего клиента, как нового, так и уже существующего.
• Когда речь идёт о получении различных льгот, а также вычетов. К примеру, форма 2-НДФЛ (теперь КНД 170518) понадобится при получении налогового вычета — возможности вернуть себе часть суммы из уже уплаченных налогов. Решение принимает налоговая инспекция, именно туда нужно предоставить справку.
• Когда гражданину предстоит трудоустройство в новую компанию. Этот документ сотрудник обязательно получает в процессе своего увольнения.

Также эта справка потребуется:

• когда гражданин планирует взять под опеку или усыновить ребёнка;
• в процессе расчёта пенсионных выплат;
• когда речь идёт о получении статуса безработного;
• в ходе судебных разбирательств;
• в процессе выплат по больничному листу или же при оформлении отпуска по уходу за ребёнком.

Иногда справка 2-НДФЛ (форма КНД 170518) нужна для выезда заграницу или же для оформления другого пакета документов по требованию.

Как получить справку о доходах

У работника есть три способа получить нужную справку.

1. Обратиться к работодателю. Основание — заявление на имя главбуха или руководителя компании с указанием периода, за который нужны сведения. Причину получения справки работник указывать не обязан.
2. В том случае, когда работник получает доход не у одного конкретного работодателя, справку можно заказать непосредственно в ФНС Российской Федерации.
3. Также можно обратиться в Госуслуги. Это онлайн-форма, которая появилась сравнительно недавно. Такой способ получения справки экономит время, поскольку нужно всего лишь подать электронную заявку, в которой обязательно указывается ИНН заявителя. Документ через определённое время появляется в личном кабинете пользователя. При необходимости справку можно распечатать.

В какой форме выдаётся справка о доходах и уплаченных налогах

В приказе ФНС России № ЕД-7-11/753@ вводится два варианта справки о доходах:

• приложение № 1 к отчёту 6-НДФЛ — сдаётся в налоговую по итогам года в составе 6-НДФЛ, отдельно не используется;
• отдельная форма КНД 1170518 — в приказе ФНС она описана приложением № 4, именно её нужно выдавать работникам.

Порядок заполнения формы можно найти в разделе V приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Она почти не изменилась в сравнении с 2-НДФЛ: убрали номер, признак справки и данные по уведомлениям на вычеты, которые получены от ИФНС.

Скачать формы: справка в составе 6-НДФЛ, форма КНД 170518 (источник: www.glavbukh.ru).

1. Сведения о налоговом агенте — работодателе: название организации, её полные реквизиты, другие данные.

2. Сведения о физическом лице: ИНН, ФИО, дата/место рождения, серия и номер паспорта, гражданство.

3. Данные о доходах с проставлением кодов из приложения № 1 к приказу ФНС № ММВ-7-11/387@. Информация должна быть подана за каждый месяц.

4. Налоговые вычеты — социальные, стандартные, имущественные — с проставлением соответствующих кодов: смотрите приложение № 2 того же приказа.

5. Суммарные доходы и налоги.

6. Доходы, с которых не удержан налог, и сумма неудержанного налога.

Документ должен быть подписан или главным бухгалтером, или руководителем компании. В обязательном порядке должна быть проставлена дата выдачи – это очень важно.

Вот так выглядит справка 2-НДФЛ за 2022 год:

В форме нельзя:

• указывать отрицательные значения,
• вносить исправления,
• использовать цветные чернила — можно только чёрный, синий, фиолетовый.

Коды дохода в 2-НДФЛ, расшифровка

Коды вычета 2-НДФЛ, расшифровка

Когда выдаётся справка и как наказывают за невыдачу

В составе отчёта 6-НДФЛ справка сдаётся раз в год в установленное Налоговым кодексом время.

За 2021 год отчёты уже должны быть сданы — до 3 марта 2022 года (п. 2. ст. 230 НК РФ). Если не сдать отчёт вовремя, компания может получить штраф в размере одной тысячи рублей за каждый полный, а также неполный месяц просрочки — это прописано в п. 1.2 ст. 126 НК.

Ещё одно административное наказание при опоздании со сроками сдачи 6-НДФЛ — блокировка операций по расчётному счёту (это прописано в п. 3.2 ст. 76 НК).

При увольнении работника справка должна выдаваться без заявления, не позже последнего дня его работы (статья 84.1 ТК РФ).

Справка по запросу работника выдаётся неограниченное число раз, сроки выдачи зависят от того, кто запросил данные:

• три рабочих дня — если заявление подал непосредственно работник, бывший либо работающий (статья 62 ТК РФ);
• 30 рабочих дней — если запрос подан другим получателем дохода.

Запрос на выдачу справки может быть подан письменно или устно в произвольной форме. Период, за который собираются данные о доходах и налогах, также может быть любым.

За нарушение сроков предоставления либо отказ в выдаче справки возможна административная ответственность по ст. 5.27 и 5.39 КоАП:

• предупреждение или штраф от 1000 ₽ до 5000 ₽ — должностному лицу или ИП, до 50 000 ₽ юрлицу;
• за отказ в выдаче справки — штраф до 10 000 ₽ должностному лицу.

Справка 2-НДФЛ за годы, предшествующие 2021

Форма 2-НДФЛ была актуальна до 31 декабря 2020 года. Соответственно, справку за любой период до этой даты нужно выдавать в форме 2-НДФЛ. С 2021 года используется обновлённая форма.

Подытожим

• Форма 2-НДФЛ предназначена для отображения сведений о доходах и уплаченных налогах физического лица за период.
• Справку выдаёт налоговый агент — работодатель, выплачивавший зарплату, премии и другие доходы сотрудникам.
• Начиная с 1 января 2021 года справка 2-НДФЛ заменяется справкой о доходах и суммах налога физических лиц.
• Новая справка имеет ровно ту же форму, отличия минимальны.
• Справка подаётся в налоговую ежегодно в составе отчёта 6-НДФЛ.
• Также справка выдаётся сотруднику либо при увольнении, либо по его запросу.
• Справку можно получить у работодателя либо на Госуслугах.
• За отказ или задержку выдачи справки 2-НДФЛ могут оштрафовать.