Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить

Рассказывают эксперты Эвотора

Приходный кассовый ордер — документ первичного учёта приходящих в кассу наличных. Учитываются средства, которые поступают от клиентов, штатных сотрудников, контрагентов. Ограничений по размеру суммы, которая учитывается в ПКО, не предусмотрено, поэтому ордер оформляется даже при минимальных поступлениях.

Согласно указанию № 3210-У Банка России, документ имеет единую утверждённую форму КО-1, разрабатывать собственные форматы приходного ордера запрещено. Оформленный приходник подписывается главбухом или тем, кто его заменяет, в частности руководителем организации.

Хранить ПКО следует не менее пяти лет с отчётного года, в котором они составлены. При этом сокращать сроки хранения нельзя, а вот продлевать их по необходимости разрешается.

Эксперты Эвотора объясняют, как правильно оформлять ПКО.

Как штрафуют за отсутствие ПКО

Неправильное ведение первичного учёта или его отсутствие считается нарушением кассовой дисциплины юридического лица и наказывается налоговой. Согласно КоАП РФ, предусмотрены штрафы:

• 40 000–50 000 ₽ для организаций,
• 4000–5000 ₽ для руководителя или главного бухгалтера.

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести учёт наличных денег,  поэтому оштрафовать их за отсутствие ПКО не могут.

Когда заполнять ПКО

Приходный кассовый ордер формируется в одном экземпляре, заполняется при каждом поступлении наличности в кассу. Если деньги поступили по чеку или бланку строгой отчётности (БСО), согласно указанию ЦБ РФ № 3210-У, составлять ПКО можно на общую сумму в конце дня при закрытии смены. 

В каких случаях в кассу приходят наличные:

• получение оплаты за товары или услуги;
• поступление денег на счёт от контрагента;
• внесение в кассу средств, поступивших с расчётного счёта;
• получение денег от учредителей, спонсоров в качестве матпомощи;
• возврат займа или ссуды от работника, контрагента;
• поступление денежных средств в уставной капитал.

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер: образец заполнения

Приходный кассовый ордер оформляется после того, как в кассу предприятия поступили деньги, а кассир их пересчитал и сверил с суммой, которая должна быть сдана. Приходный ордер можно заполнить вручную или в текстовом редакторе (DOCX/XLS), но только на унифицированном бланке ПКО — КО-1.

Бланк КО-1 состоит из двух частей: самого ордера и квитанции, которая к нему прилагается. Кассир после приёма наличных заполняет обе части ПКО, но сам ордер он оставляет себе, так как это документ первичного учёта. А правую часть с квитанцией выдаёт человеку, от которого принял наличные.

Обязательные к заполнению поля:

• Номер ПКО. Последовательная нумерация ведётся с начала года, без перерывов. С нового года начинается заново.
• Дата оформления ордера и получения наличных средств: они совпадают, так как ПКО оформляется в день получения денег.
• Дебет. Юридические лица в этой графе ставят код «50» (касса), а индивидуальные предприниматели оставляют поле незаполненным, так как ИП не ведут бухгалтерский учёт.
• Код структурного подразделения. Поле заполняется только филиалами: если в организации нет отдельных подразделений, то заполнять строку не нужно.
• Корреспондирующий счёт. Сюда вписывается номер счёта, с которого поступили средства в кассу. ИП это поле также оставляют пустым.
• Код аналитического учёта. Если он ведётся, проставляется нужное значение.
• Сумма. Вписать, сколько получено наличных в рублях и копейках.
• Код целевого использования. Графа заполняется только компаниями, ведущими некоммерческую деятельность.
• Принято от — здесь указывается ФИО физлица, от которого поступили средства, или название организации.
• Основание. Своими словами указать причину внесения средств. Заполнение этой строки строго не регламентировано, потому нужно писать так, чтобы бухгалтер понял, каково основание поступления денег. Например, «оплата за ремонт двери», «внесение платежа по договору N o13 от 21.05.2022».
• В строке «сумма» указывается сумма поступивших наличных.
• В том числе в строке проставляется сумма и ставка НДС. Если он не предусмотрен, тогда указывается «без НДС».
• Приложение. Необязательное для заполнения поле, но если известен номер договора, согласно которому проходит оплата, то его можно указать здесь.

Бланк приходного кассового ордера подписывают кассир и главбух либо тот, кто выполняет его функции. На квитанции указывается та же информация, что и в ПКО.

Журнал регистрации приходных кассовых ордеров

Для учёта ПКО и их хранения ведётся журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров — РКО оформляется при расходовании наличных.

Это учётная книга, её можно вести по форме № КО-3 или же разработать собственный вариант журнала, в котором будут регистрироваться все приходники и расходники. Это связано с тем, что с 2013 года форма КО-3 является рекомендательной, а не обязательной к исполнению. Вести журнал можно и в стандартном, бумажном виде, и на компьютере, распечатывая по необходимости.

Как сделать или исправить ПКО в 1С

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учёт, потому приходный кассовый ордер в 1С им оформлять не нужно. А вот для юрлиц это может оказаться удобным способом ведения кассовой дисциплины. 

В программе «1С:Бухгалтерия 8» ПКО оформляют в пункте меню «Кассовые документы» (раздел «Банк и касса»→ «Касса»). 

Чтобы оформить ПКО в разделе «Кассовые документы», нажмите «Поступление» — откроется документ, который нужно заполнить.

1. Выберите вид операции из списка доступных, например «Получение наличных в банке».
2. Впишите сумму платежа.
3. Заполните реквизиты печатной формы.
4. Проведите документ и распечатайте его.

Номер ПКО заполнится автоматически. Убедитесь, что стоит сегодняшняя дата, так как приходники оформляются текущим числом. 

От выбранного вида операции будет зависеть количество полей для заполнения, также под каждый вид зашит свой счёт кредита. Всего операций одиннадцать:

• получение оплаты от покупателя,
• розничная выручка,
• возврат от подотчётного лица,
• возврат от поставщика,
• получение наличных в банке,
• получение займа от контрагента,
• получение кредита в банке,
• возврат займа контрагентом,
• возврат займа работником,
• взнос  в уставный капитал,
• прочий приход.

Для заполнения реквизитов печатной формы нужно дополнительно раскрыть одноимённый раздел. В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции — оно соответствует выбранному виду операции, — а в поле «Приложение» указывается перечень прилагаемых первичных документов. В графе «Принято от» указывается источник наличных. Если вы сняли их со своего банковского счёта, укажите номер этого счёта. Если пришла оплата от покупателя — выбираете контрагента и вписываете номер договора и/или счёта на оплату. Для розничной выручки указываете сотрудника, который эту выручку сдал, и номер отчёта.

Также для автоматического заполнения можно настроить НДС, статьи ДДС, если по ним ведётся учёт, и счетов, по которым будут выполняться движения. 

Подробные инструкции можно посмотреть на официальном ресурсе 1С, можно приобрести подходящий вариант программы или воспользоваться бесплатной демонстрационной версией. Для получения доступа к ней нужно зарегистрироваться на сервисе.

Обратите внимание! Править приходный кассовый ордер нельзя, потому помарки, ошибки и исправления в нём запрещены. Если таковые были допущены, ПКО нужно переоформить. Это касается любых ПКО независимо от способа их оформления. 

Подытожим

• Приходный кассовый ордер — это документ, обязательный к оформлению для юридических лиц при приходе в кассу наличных.
• Ордер оформляется только по унифицированной форме КО-1.
• Если не оформлять приходники, то будет наложен штраф. 
• ИП не обязаны оформлять кассовые документы — РКО и ПКО.
• ПКО состоит из двух частей: ордер остаётся в бухгалтерии, а квитанция выдаётся лицу, внёсшему в кассу наличные.
• Можно оформить ПКО от руки на распечатанном бланке или заполнить в текстовом редакторе или 1С, но после этого его всё равно нужно распечатать, чтобы подписать.
• Для учёта кассовых ордеров нужно вести специальный журнал или книгу, где будут собраны все ПКО и РКО. Такой журнал можно разработать самостоятельно, так как форма его ведения (КО-3) является рекомендацией. 
• Хранить расходники по кассе необходимо минимум пять лет, сокращать срок хранения нельзя, а вот продлевать можно при необходимости.