Как правильно заполнить путевой лист в 2022 году, кто и зачем это должен делать

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Путевой лист в его современном виде введён в действие положениями п. 14 ст. 2 ФЗ-259 от 08.11.2007 и относится к документам первичной отчётности. В нём отражают маршрут движения транспортного средства, его состояние, данные водителя и сведения о прохождении им медосмотра. В путевой лист грузового автомобиля вносят также данные о перевозимом грузе. 

Он необходим для обоснования расходов:

• оплаты труда водителя;
• компенсации за разъездной характер работы;
• затрат на топливо и запчасти;
• стоимости парковочного места;
• оплаты использования личного автомобиля сотрудника.

Эти расходы учитываются в бухгалтерии и принимаются к налоговому учёту. Для снижения базы по налогу на прибыль принимаются только правильно оформленные путевые листы.

В соответствии с приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008 этот документ обязаны оформлять все индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности перед любым выездом, связанным с перевозкой грузов, багажа и пассажиров. В 2022 году изменились правила заполнения путевых листов, но их назначение, содержание и обязанность по оформлению остались прежними.

В бухгалтерии они хранятся не менее пяти лет. Это требование регламентировано приказом Минтранса № 152, положениями ФЗ-402 «О бухучёте» и Налоговым кодексом РФ.

Обязательные реквизиты в путевом листе

Единого утверждённого законом бланка нет. Каждая организация разрабатывает и использует свою форму или редактирует под себя унифицированную. Главное, чтобы в ней были отражены все обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса № 368 от 11.09.2020. Их две группы: для принятия документа к бухгалтерскому и налоговому учёту и для допуска транспортного средства к эксплуатации.

Реквизиты для учёта

В соответствии с требованиями ФЗ-402 от 06.12.2011 принять первичный документ к бухгалтерскому и налоговому учёту можно, только если в нём есть:

• название документа;
• дата его оформления;
• наименование юрлица или ИП;
• содержание факта хозяйственной деятельности — оказание услуг, доставка товара;
• его денежное выражение с указанием единиц измерения;
• название должности, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление.

Если сотрудник использует личный автомобиль для работы, на него тоже нужно составить путевой лист.

Реквизиты для допуска к эксплуатации

Для списания затрат на топливо, запчасти, ремонт в путевом листе должны быть указаны следующие сведения:

• название документа с указанием типа транспортного средства — например, путевой лист грузового или легкового автомобиля;
• номер документа: нумерация важна для соблюдения порядка и контроля за регулярностью, своевременностью и обоснованностью оформления документов;
• срок действия: обычно это одна смена, не превышающая рабочего дня, но для длительных командировок путевой лист выписывается на несколько дней — тогда указывается дата начала и окончания периода действия: «с… до …»;
• вид перевозки и сообщения — об этом нововведении с 2021 года подробно рассказано ниже;
• собственник автомобиля: для организации — её полное название, ОГРН, юридический адрес и контактный номер телефона; для предпринимателя — ФИО, ОГРНИП, адрес по прописке и номер телефона;
• информация о транспортном средстве — форма путевого листа предусматривает заполнение следующих сведений:
  — тип ТС: легковой, грузовой, автобус, трамвай;
  — марка, модель самого авто и прицепа к нему, если используется;
  — госномер авто и прицепа;
  — пробег в соответствии с одометром на момент начала и окончания срока действия путевого листа;
  — дата последнего предрейсового техосмотра;
  — дата и время выезда и возвращения на парковку;
  — данные водителя: ФИО, дата и время последнего предрейсового и послерейсового медосмотра. 

Помимо обязательных перечисленных сведений в бланк можно внести данные о нормативном расходе топлива, его экономии или перерасходе, а также о маршруте движения.

Учёт ГСМ и рабочего времени водителей

Путевые листы для списания расходов на топливо обязательно должны заполнять компании, которые регулярно перевозят пассажиров, багаж и грузы. Это не финансовый, а учётный документ, подтверждающий только объём израсходованного топлива. 

Без путевого листа, просто по приказу вправе списывать топливо только компании, которые используют транспорт в личных и служебных целях, не связанных с регулярными перевозками. 

Норма расхода топлива введена приказом Минтранса и его методическими рекомендациями. На их основании каждая компания может рассчитать норму расхода для определённой модели автомобиля. Методические рекомендации не являются обязательными, но, если возникнет спорная ситуация с налоговой, их можно использовать. 

Расход топлива рассчитывается по формуле: 

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D), 

где: 

Qн — норматив в литрах, утверждённый приказом руководителя и рассчитанный в соответствии с последним приказом Минтранса;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег транспортного средства, л/100 км;  

S — пробег ТС, км (данные из путевого листа);  

D — коэффициент к норме, в %. 

Зарплату водителям начисляют по указанному в путевом листе времени. Если не делать отметки в листе об отработанном времени, организацию могут привлечь к административной ответственности за нарушение Трудового кодекса. Важно, чтобы время работы по путевым листам совпадало с тем, что указывается в табеле учёта рабочего времени.

Порядок заполнения путевых листов в 2022 году

Новые правила оформления вступили в силу с 01.01.2021 — изменилась форма путевого листа. Нововведения обозначены новыми реквизитами, из-за этого старые бланки не принимаются. Изменения коснулись нижеперечисленных реквизитов.

Сведения о перевозке

Новый реквизит, в котором отражаются вид сообщения и вид перевозки. К первому пункту относится городское, пригородное, междугороднее, международное сообщение. Нужный вид указывается в соответствующей графе.

В видах перевозки багажа, грузов и пассажиров отмечается один из следующих вариантов:

• регулярная;
• по заказу;
• для собственных нужд;
• транспортировка грузов;
• перевозка легковым такси;
• организованная доставка группы детей.

Сведения об автомобиле

К указанию типа и модели транспортного средства в новом бланке добавилась его марка. Здесь же проставляются данные одометра в момент начала смены и в конце — нужны сведения о пробеге в километрах.

Контроль технического состояния

Если с транспортом всё в порядке, контролёр, ответственный за эксплуатацию транспортного средства, ставит отметку «Выпуск на линию разрешён». 

Отметка о медосмотре

Водитель проходит пред- и послерейсовый медицинский осмотр, по результатам которого в путевом листе отмечают: «Прошёл предрейсовый (послерейсовый) медосмотр». В первом случае делается приписка о допуске к трудовым обязанностям.

Электронная регистрация путевого листа

Вести журнал путевых листов обязательно. Но теперь делать это можно не только в привычной бумажной форме, но и в электронном виде. В первом случае страницы журнала нумеруются и прошиваются. Во втором все записи заверяются УКЭП — усиленной цифровой подписью. Электронная версия должна быть доступна для печати.

Сколько действует путевой лист

Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива. 

Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.

Образец заполнения путевого листа в 2022 году

В 2022 году утверждённого бланка путевого листа нет. Рекомендуется взять за основу формы № 3, 4, 4-С, 4-П, 6, 6-спец, 8, утверждённые Госкомстатом в 1997 году, и доработать их самостоятельно под специфику своей деятельности. Главное, чтобы в заполненном бланке были отражены все вышеперечисленные сведения, правила, вступившие в силу с 01.01.2021, и учтены требования ч. 2 ст. 9 ФЗ-402. Принятый в обращение бланк нужно закрепить в учётной политике компании.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.

Размер штрафов:

• за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
• за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
• за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
• за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф

Подытожим

• Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
• Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
• Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
• Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании. 
• Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
• Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
• Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
• Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
• Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.