Что такое кассовая программа, зачем она нужна и как еë выбрать

Что такое кассовая программа

Кассовая программа — программное обеспечение на кассе, которое определяет почти всё. Главные функции программы — оформление продаж, возвратов, приём оплат различными способами, формирование чеков и отправка их на фискализацию.

Поэтому при покупке кассы нужно не только обращать внимание на технические возможности самого кассового аппарата, но и хорошо подумать над функциями, которые понадобятся для приёма оплаты и ведения отчётности.  

Какие бывают виды кассовых программ

Все кассовые программы можно разделить на три вида: низкоуровневые, высокоуровневые и оптимизированные высокоуровневые. 

Низкоуровневая кассовая программа

Это самые простые программы для онлайн-касс — как правило, в них зашиты только необходимые для торговли функции. Они помогут принимать оплаты, формировать чеки и отправлять их оператору фискальных данных (ОФД). И только. 

Высокоуровневые кассовые программы

Это программы, которые разработаны на базе продвинутых операционных систем — Android, Linux, Windows. Гораздо более крутая программа по сравнению с низкоуровневой: умеет не только принимать оплаты и отправлять данные об этом в налоговую, но и много чего ещё. С ней предприниматель или кассир могут:

• отправлять данные о продажах в товароучётную систему — чтобы было удобнее следить за остатками и планировать закупки;
• настраивать интерфейс устройства под запросы кассиров — так они могут быстрее обслуживать клиентов;
• устанавливать дополнительные сервисы под бизнес-задачи: встроенные программы лояльности, сервисы для бухучёта, торговли маркированными товарами и многое другое;
• показывать подробные данные о продажах и среднем чеке — за день, неделю, месяц, по каждому сотруднику. 

Разное высокоуровневое кассовое ПО имеет свои особенности и функции — и важно выбирать программу, которое подходит именно под ваш бизнес.

Специализированные высокоуровневые кассовые программы

Это программы, которые разрабатываются специально под определённый бизнес: для этого нанимаются программисты, которые оптимизируют кассовый софт. Как правило, кассовое ПО такого рода разрабатывают для крупного бизнеса: сетевых магазинов федерального уровня, гипермаркетов, ресторанов. 

Разрабатывать такие программы дорого. Придётся платить команде разработчиков — часто в течение нескольких лет, — чтобы они создали и доработали кассовый софт под ваш бизнес. Например, чтобы он без ошибок работал с программами лояльности или системами учёта. 

Поэтому лучше выбирать уже готовое кассовое программное обеспечение, типа обычных высокоуровневых программ — они уже созданы, продуманы и готовы к работе. 

На что обращать внимание при выборе кассовой программы

Первое, что стоит сделать, — определиться, какие задачи вы хотите решать при помощи кассовой программы. Если у вас совсем небольшой бизнес, возможно, вам хватит и самого простого кассового ПО. Но чаще всего средний бизнес выбирает высокоуровневые кассовые программы. 

Если у вас большой поток покупателей, лучше искать кассовый софт, с которым можно будет максимально быстро принимать оплаты и пробивать чеки. Так у вас будет меньше очередей. А если вы хотите выстроить доверительные отношения с клиентами и поощрять покупателей, которые приходят к вам постоянно, вам не обойтись без программы лояльности. Поэтому нужно заранее убедиться, что на кассовую программу можно устанавливать сервисы для запуска системы лояльности либо она может синхронизироваться со сторонними сервисами для запуска скидочных и бонусных программ.

Вот на какие ключевые особенности кассового ПО стоит обращать внимание:

• Насколько удобен интерфейс кассовой программы. Программа определяет, как будет выглядеть главное меню, насколько удобно можно принимать оплаты, оформлять чеки, активировать скидки и бонусы. Всё это влияет на скорость обслуживания клиентов.Ещё важно, чтобы интерфейс был интуитивно понятным. Если сотруднику потребуется много времени, чтобы разобраться в программе, это может быть проблемой — особенно если на точке часто меняются кассиры.
• Работает ли кассовое программное обеспечение без задержек и ошибок. Быстрое открытие меню и выполнение любых операций  — ещё один важный момент при выборе кассового ПО. Если программа чуть-чуть подвисает, кассир будет тратить больше времени на каждую операцию, это замедлит работу. Поэтому стоит протестировать систему перед покупкой, чтобы убедиться в отсутствии глюков при работе.
• Нужно ли следить, чтобы с данными в кассовой программе всё было в порядке. На некоторых кассовых программах может закончиться дисковое пространство — и вы не сможете обрабатывать и создавать новые данные, те же карточки товаров. Ещё бывает, что из-за вирусов или ошибок данные на кассе стираются, и, если в кассовой программе нет функции для сохранения всей информации, их будет уже не восстановить.Поэтому следует выбирать кассовую программу, в которой расширять дисковое пространство просто. Некоторые компании сами увеличивают объём памяти, если это нужно. А также сохраняют на кассе данные, которые можно восстановить в любой момент.
• Нужно ли тратить усилия, чтобы обновлять софт. Лучше убедиться, что обновления для кассовых программ всегда будут в доступе — а ещё лучше, что софт будет обновляться сам. Иначе придётся самим искать нужные обновления в интернете, скачивать их и устанавливать. А возможно, ещё и доплачивать за них.

• Можно ли установить на устройство приложение для управления бизнесом. Почти все программы для касс имеют свои приложения, которые помогают решать разные задачи бизнеса. Сервисы позволяют увеличивать прибыль за счёт программ лояльности, вести товарный учёт и бухгалтерию, отчитываться перед налоговой и многое другое. Чем больше выбор программ, тем больше бизнес-процессов можно автоматизировать с их помощью.
  
• Возможно ли синхронизировать кассовый софт с другими системами учёта. Если вы планируете пользоваться своей товароучёткой или системой автоматизации, убедитесь, что выбранный кассовый софт совместим со сторонней системой.Например, если у вас кафе, вы можете передавать данные об остатках из 1С в POS-систему или контролировать работу официантов и кухни прямо с кассового устройства, используя интеграцию с r_keeper.

• Есть ли в кассовом софте дополнительные возможности. В каждой кассовой программе есть базовый функционал, включающий формирование чеков, оформление продаж и отправку данных в ОФД. Однако многие разработчики добавляют в программу дополнительные возможности, которые доступны без установки сервисов и приложений.Некоторые кассовые программы умеют собирать данные о продажах и выдавать отчёты о продажах, другие — добавлять скидки на покупку или округлять сумму чека.

Какие функции бывают в кассовом ПО

Вы уже поняли, что кассовые программы могут сильно отличаться. И набор функций в них тоже может быть разным — часто он зависит от дополнительных модулей или приложений, которые можно установить на кассу. 

На рынке вы сможете найти софт, который умеет:

• Вести товарный учёт: собирать данные о продажах, считать остатки, контролировать кассиров. То есть в кассовом софте может быть встроенная товароучётка — не нужно устанавливать отдельную программу.

• Собирать все данные о расходах и доходах. Некоторые кассовые программы могут собирать все операции на одной странице — их удобно анализировать, чтобы искать, например, ненужные издержки. Либо вычислять товары, которые продаются лучше всего — чтобы закупать именно их.
• Принимать оплаты через эквайринг, по QR-кодам и через систему быстрых платежей. Почти весь современный софт синхронизируется с банковскими системами — это помогает принимать оплаты безналом. 
• Использовать системы лояльности. Часто бонусные и скидочные программы можно запустить прямо на кассе — это помогает запомниться клиентам и увеличить продажи. 
• Работать с электронными документами. Например, принимать и просматривать УПД от поставщиков — в том числе при продаже маркированных товаров.
• Использовать торговое оборудование. Сканер, денежный ящик, весы, монитор для покупателей и другие устройства, которые помогут создать идеальное рабочее место для кассира и клиентов.
• Удобно продавать алкоголь. Например, отправлять данные в ЕГАИС, формировать алкодекларации, списывать пиво и крепкий алкоголь.

• Помогать следить за всеми кассами, если у вас их несколько. Для некоторых кассовых программ разрабатывается личный кабинет: в нём предприниматель может следить за состоянием всех установленных на точках терминалов. Если что-то не так, личный кабинет подсказывает о неполадках и их можно быстро исправить. 

И многие другие функции — о них можно подробно узнавать у продавцов онлайн-касс и POS-систем.

Какую кассовую программу выбрать

Сейчас на рынке много кассовых программ, поэтому мы бы рекомендовали обращать внимание на отзывы предпринимателей. А ещё на то, насколько популярны кассовые программы в России. Например, на 950 000 активных касс России установлена кассовая программа «Эвотор». 

В обзоре TAdviser можно узнать, какие ещё кассовые решения использует российский ритейл:

Вывод

• Кассовая программа — ядро кассы, которое определяет почти всё: как быстро кассиры смогут принимать оплаты, какие бизнес-процессы можно будет упростить, с какими сторонними системами  будет возможно синхронизировать кассу. 
• Кассовое ПО может быть разным: от самых простых программ, которые умеют только пробивать чеки и отправлять их в ФН, до продвинутого софта — с ним можно вести товароучёт, запускать бонусные программы, вести аналитику бизнеса.
• При выборе кассовой программы определитесь, какие функции вам нужны, и подбирайте софт под свои потребности. Например, чтобы программа могла работать с нужным вам сторонним софтом: товароучёткой или системой лояльности. Или чтобы вы могли использовать всё нужное вам дополнительное оборудование — сканеры, весы, денежный ящик.Но учтите: если захотите расширять бизнес и развиваться, лучше думать наперёд — более сложные программы смогут пригодиться в будущем.