Что такое СЗВ-СТАЖ и как заполнить форму

Для чего нужна форма СЗВ-СТАЖ

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Полное название отчёта звучит так: «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц». Пакет документов подаётся ежегодно. В нём отображены данные по каждому работнику, а точнее по его доходам: виду и количеству, страховому стажу. Также именно этот отчёт раскрывает, кто из работников имеет право уйти на пенсию раньше назначенного государством срока. 

Порядок заполнения и подачи СЗВ-СТАЖ закреплён п. 1.5 постановления Правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018.

СЗВ-СТАЖ сдают за отработанный год, однако в некоторых случаях он может подаваться по-другому, например при увольнении или досрочном выходе на пенсию. 

Среди тех, кто обязан предоставить соответствующий отчёт, не только разные организации, но также и их обособленные подразделения, ИП, отдельные профессиональные группы — это касается нотариусов, адвокатов, частных детективов и других.

Согласно правилам, все юридические лица обязаны сдавать отчёт СЗВ-СТАЖ по месту фактической регистрации, а вот предприниматели подают его в соответствующие органы исключительно по месту жительства.

В форму документа важно внести данные обо всех сотрудниках, работающих у ИП или в компании на основе договора гражданско-правового характера, или о тех, с кем работодателя связывают оформленные трудовые отношения. Всё это прописано в п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996.

Сроки сдачи формы СЗВ-СТАЖ

Для своевременной подачи пакета документов СЗВ-СТАЖ за отчётный год даётся два месяца — с 1 января по 1 марта. К примеру, до 1.03.2022 нужно было подать информацию по работникам за 2021 год.

Есть также особенные ситуации, когда действуют другие сроки и правила.

• Выход сотрудника на пенсию

Отчётность должна быть сдана в течение трёх дней в случае написания работником заявления об установлении того или иного вида пенсии: страховой, накопительной, срочной, единовременной выплаты и других.

• Ликвидация компании

В этом случае нужно подать форму СЗВ-СТАЖ в срок до месяца. Тут учитывается и юрлицо, и ИП. При этом отсчёт ведётся с того дня, когда утверждают промежуточный ликвидационный баланс.

• Реорганизация предприятия

На написание и сдачу СЗВ-СТАЖ тоже выделяют месяц. При этом отсчёт времени будет вестись от даты подписания передаточного акта.

• Увольнение сотрудника

При увольнении сотрудника форма СЗВ-СТАЖ заполняется в тот же день до его завершения и выдаётся сотруднику на руки. При этом отправлять отчёт в ПФ не нужно.

Форма отчёта СЗВ-СТАЖ

Есть особенности и у формата отчёта. Компании или ИП, где число сотрудников не превышает десяти человек, могут сами решать, заполнить ли форму от руки на бумаге или воспользоваться электронной отчётностью.

Если сотрудников больше десяти, то выбора нет. На законодательном уровне запрещено подавать бумажный отчёт СЗВ-СТАЖ, действительна только электронная версия. 

Что обязательно должно быть внесено в форму отчётности по каждому из сотрудников: 

• персональные данные — ФИО;
• уникальный страховой номер — СНИЛС;
• актуальные данные по отработанному времени за отчётный период;
• основания по каждому из сотрудников, если они есть, для досрочного назначения пенсии работнику.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ

Порядок заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ указан в постановлении Правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018.

Одно из основных правил касается самого заполнения. Так, если в электронной форме вопросов не возникает, то в бумажном варианте допустимо использование только двух цветов чернил — чёрного или синего. Буквы должны быть печатными, а не прописными.

В отчёте любого типа недопустимы правки и другие способы исправления ошибок: использование корректора или подчистки. Нумерация страниц в этом отчёте сквозная, она начинается на титульном листе (001), а дальше следует в таком порядке: 002, 003 и дальше.

Пошаговая инструкция заполнения СЗВ-СТАЖ в 2022 году

1. Сведения о страхователе.

Первый раздел содержит 12-значный регистрационный номер страхователя в ПФР, а также ИПП, КПП, краткое название организации. В графе «Тип сведений» необходимо указать «Х», при этом сделать это в нужном поле: 

• если речь о годовом отчёте — «Х» ставится в поле «Исходная»;
• если речь о назначении пенсии, то и поле называется аналогично;
• если речь о довнесении кого-то из работников в общий главный отчёт — необходимо использовать поле «Дополняющая».

2. Отчётный период.

Необходимо указать год, за который отчитывается работодатель. К примеру, при сдаче в 2022 году это будет отчёт за 2021. Однако в случае подачи формы в процессе оформления пенсии год указывают текущий, в котором происходит это изменение статуса.

3. Сведения о периоде работы застрахованных лиц. 

Здесь нужно указать данные: ФИО сотрудника, СНИЛС, периоды работы. Далее по графам: 

• В графе 8 должен быть указан код территориальных условий из классификатора. Если подходящего кода нет, то ничего вписывать не нужно.
• Графа 9 предназначена для внесения особых условий. Она заполняется только тогда, когда условия труда подтверждены документально и дают право на досрочный выход на пенсию. Коды указаны в классификаторе.
• Графа 10 содержит дополнительные сведения об основании исчисления стажа и заполняется соответствующим кодом.
• В графу 11 вносят информацию по периодам работы. Там указываются сведения об отпуске или периоде временной нетрудоспособности. При этом существует список кодов, каждый из которых присвоен соответствующему событию, к примеру «ВАХТА» или «УВПЕРИОД».
• 12 и 13 графы заполняются в случае наличия условий для досрочного оформления страховой пенсии, а 14 — только в случае увольнения работника.

Четвёртый и пятый разделы — «Сведения о начисленных страховых взносах на ОПС» и «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» — заполняются только при выходе сотрудника на пенсию.

Есть несколько нововведений, которые появились уже в период заполнения отчётов за 2021 год.

• «КВАЛИФ»

Код, в котором зафиксирован период профессионального обучения или же любого другого профобразования, которое подразумевает временный отрыв от работы. Код может быть указан отдельно или в паре с другим, например с кодом, который отображает особые условия труда или условия для досрочного оформления пенсии.

• «СЕЗОН»

Код, в котором зашита информация, подтверждающая тот факт, что сотрудник отработал полный сезон на сезонных работах, к примеру навигационный сезон в системе водного транспорта.

• «ДЕТИ»

Код, указывающий на отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Он же, указанный рядом с кодом территориальных условий, позволяет учесть положенный отпуск в разных ситуациях, к примеру, вместе с кодом «СЕЛО» он позволит учесть отпуск по уходу за ребёнком длительностью до 1,5 лет при работе в сегменте сельского хозяйства.

Дополнительные формы СЗВ-СТАЖ 

В вышеназванном постановлении № 507п указаны и дополнительные формы. Их три, каждая из них имеет чётко прописанные правила для подачи.

• СЗВ-КОРР

Документ подразумевает исправления по разным данным, причём речь идёт об уже внесённых ошибках. Чаще всего заполнению формы предшествует письмо из пенсионного, в котором юрлицу или ИП указывают на ошибки в отчётности.

• СЗВ-ИСХ

К заполнению этой формы прибегают в том случае, когда были упущены установленные сроки сдачи основного отчёта. Данные можно довнести вплоть до 2016 года.

• ОДВ-1

В пункте 1.7 порядка заполнения отчёта прописана главная роль этой формы — сопроводительная. Без неё отчёт в пенсионном фонде не примут. Это касается и основного отчёта, и корректирующего.

Как подавать корректировку СЗВ-СТАЖ

Исправление данных в уже сданной отчётности будет нужно, если в первоначальном варианте обнаружены данные, которые не соответствуют действительности. Устранить ошибки нужно как можно быстрее, чтобы в ПФР попали точные цифры по уплаченным взносам. Неверные данные в лицевом счёте работника могут стать причиной неправильных начислений различных выплат, в том числе пенсии. 

Для корректировки данных в СЗВ-СТАЖ была установлена специальная форма, которая получила название СЗВ-КОРР. Всё, что касается её заполнения, подробно изложено в п. 4.1 приложения № 5 к базовому постановлению № 507п.

Как подавать корректировку СЗВ-СТАЖ в случае с распространёнными ошибками:

• если система пенсионного не пропустила электронный отчёт, важно повторно сдать правильную форму — «Исходную», а не СЗВ-КОРР,
• если ошибки найдены в базовых данных — неправильно указана фамилия или СНИЛС, — то придётся заполнить не СЗВ-КОРР, а дополнительный отчёт ОДВ-1.

Нужно помнить, что форму с исправлениями по инструкции сдают одновременно с описью по форме ОДВ-1.

Есть несколько важных моментов.

• Вносить исправления нужно оперативно. При этом официально конкретные сроки по корректирующему отчёту не прописаны.
• Территориальный орган ПФ в стандартном варианте даёт на внесение новых данных пять рабочих дней с того момента, как ИП или юрлицо получили соответствующее письмо.
• Если ошибки могут повлиять на другие виды отчётов, то корректировка должна быть выполнена и в них.

Сведения, которые вносятся в отчётность СЗВ-КОРР, разделены. Существуют три типа.

«КОРР» — этот тип сведений предназначен для внесения изменения непосредственно в бланк СЗВ-СТАЖ.

• Изменения вносятся в разделы 1, 2 и другие — как правило, 3–6. Это даёт возможность исправить данные о заработке, других выплатах, указанных в графах от 1 до 6 в разделе 4.
• Можно внести данные о доначисленных взносах. В том же разделе 4 это графы от 7 до 11.
• Подлежат коррекции и сведения из раздела 5: суммы выплат и вознаграждений, с которых начисляются страховые взносы по дополнительным тарифам. Есть возможность скорректировать данные в разделе 6 — периоды работы.

«ОТМН» — отменяющий тип. Сведения, вносимые в отчётность, отменяют предыдущие, а порядок заполнения формы имеет прямую зависимость от периода времени. Если речь идёт о данных за периоды до 2016 года, то необходимо заполнить разделы 1–3, а если нужно обновить сведения за период с 1.01.2017 по нынешнее время, то заполнению подлежат разделы 1 и 2.

«ОСОБ» — особый тип изменений. Их главная цель — позволить работникам попасть в отчётность СЗВ-СТАЖ, а пенсионному фонду — видеть актуальную информацию по каждому. 

Как отразить прогулы в СЗВ-СТАЖ

Для отражения прогула — неявки на работу без уважительной причины — в СЗВ-СТАЖ придётся проделать несколько операций. Интересно, что в инструкции, регламентирующей заполнение отчётности на основании постановления № 3-п от 11.01.2017, точных сведений на эту тему нет. Но при этом отображение прогула как свершившегося факта считается важным.

Такая ситуация сложилась вследствие общепринятого законодательного факта: прогул — это неоплачиваемый период рабочего времени, соответственно, он не войдёт в страховой стаж работника.

По факту прогулы указывают в строке, где вносятся данные о трудовом периоде. Точно так же вносятся данные о неоплачиваемом отпуске, о простое не по вине сотрудника и другие. Шифры для подобных данных — это «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «НЕОПЛ». Последний был введён в обиход ПП РФ № 3-п от 11.01.2017 — именно он считается указателем прогулов.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ

Отчёт СЗВ-СТАЖ имеет срок сдачи — в 2022 году это будет период с 1.01.2023 до 1.03.2023. Если сроки не выдержаны, то последует штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника в списке, сведения о котором должны присутствовать в отчёте. Также подобное нарушение может повлечь за собой административную ответственность — это прописано в ст. 15.5 КоАП РФ.

Подытожим

• Форма СЗВ-СТАЖ — это относительно новая форма отчётности, которая подаётся с 2017 года.
• Сдавать отчётность должны все организации и ИП с наёмными работниками.
• Небольшие организации со штатом не больше десяти человек могут подавать отчёт в бумажном или электронном виде, все остальные — только в электронном.
• Вместе с формой СЗВ-СТАЖ обязательно подаётся форма ОДВ-1, без неё ПФР не примет отчёт.
• Отчёт подаётся в ПФР раз в год не позднее двух месяцев с момента окончания отчётного периода, в 2022 году это с 1 января по 1 марта.
• Досрочно отчёт подают при выходе работника на пенсию или при необходимости скорректировать данные.
• СЗВ-СТАЖ заполняется при увольнении сотрудника и выдаётся ему на руки, отправлять в ПФР при этом отчёт не нужно.