ЭДО для маркировки: кому обязательно подключaться

Продавцам надо получить электронную подпись, подключиться к оператору ЭДО и впредь подписывать электронный УПД вместо бумажных накладных от поставщика. Иначе торговать маркированными товарами нельзя. А если рискнуть, придёт инспектор, достанет из широких штанин акт и оштрафует. Поэтому ЭДО нужно подключать уже сейчас.

Что такое ЭДО

Помогли разобраться эксперты Эвотора

ЭДО — система обмена электронными документами. ЭДО помогает компаниям быстро подписывать документы и обходиться без бумажного документооборота. Это как отправлять сканы документов по электронной почте, только гораздо проще и с двумя отличиями: 

• электронная подпись подтверждает, что документ настоящий, а стороны его действительно подписали — по электронке так нельзя; 
• оператор ЭДО передаёт информацию в систему маркировки «Честный знак» — обычные почтовики так не умеют. 

ЭДО работает так:

1. Поставщик создаёт документ, загружает в систему, подписывает и отправляет вам.
2. Вы как покупатель товаров тут же получаете документ, подписываете на компьютере или на кассе и отправляете поставщику обратно. Всё.

В итоге у поставщика и покупателя есть документ с двумя подписями. Этот документ равнозначен бумажному, как будто его подписали и поставили печать. 

Электронные документы можно показать налоговой при проверке. Печатать их не обязательно, но иногда налоговики просят показать бумажный вариант. Электронные документы могут использовать все компании, но есть те, кто обязан перейти на ЭДО по закону.

Зачем ЭДО продавцам товаров с маркировкой

Все, кто работает с маркированными товарами, обязаны подключиться к ЭДО, иначе они не смогут принять товары. По закону (постановления Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.01.2021) информацию о поступлениях и возвратах маркированных товаров нужно передавать в систему маркировки «Честный знак» через оператора ЭДО. А значит, в 2023 году ЭДО нужно всем производителям и продавцам товаров из этих восьми категорий:

• обуви,
• одежды и текстиля, 
• шин и покрышек,
• духов и туалетной воды,
• табака, никотинсодержащих жидкостей и электронных систем доставки никотина,
• фотоаппаратов и ламп-вспышек,
• молочной продукции,
• упакованной воды.

Ещё есть категории товаров, которые уже надо маркировать, а подключаться к ЭДО пока не надо. Например, с 1 апреля 2023 года будут маркировать пиво в кегах, а с 1 октября — в стеклянной и полимерной таре. Но продавцам пока не нужно подключаться к ЭДО. 

Если у вас есть товары из списка выше и вы ещё не подключили ЭДО — пришло время это сделать. Надо обучить сотрудников работать с электронными документами. А ещё наладить работу с поставщиками: если у них другая система ЭДО, надо проверить, есть ли у ваших систем автороуминг. Если есть, нужно обменяться приглашениями с поставщиками. Если нет, придётся настраивать роуминг: стучать в поддержку и оставлять заявку на подключение. И после настройки обмениваться приглашениями с поставщиками. 

Ещё вариант для тех, у кого Эвотор: можно подключить себе сразу несколько операторов — через сервис «Маркировка». В нём шесть операторов ЭДО сразу в одном окне и без доплаты.

Как подключиться к ЭДО

Есть два способа — простой и такой себе. 

😇 Простой — с приложением «Маркировка», подойдёт для тех, у кого есть онлайн-касса «Эвотор». Надо зарегистрироваться в «Честном знаке», получить электронную подпись и дальше работать в режиме одного окна: в личном кабинете выбирать нужного оператора и обмениваться документами.

Если у вас онлайн-касса «Эвотор», можно убить сразу двух зайцев: до элементарного упростить работу с маркированными товарами и бонусом получить бесплатное ЭДО сразу на несколько операторов (кроме Контур.Диадок).

🤨 Такой себе — делать всё самому. В целом должно выйти пять этапов. Их можно пройти самостоятельно. 

1. Получить электронную подпись. Чтобы подключиться к ЭДО, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Это флешка, карта памяти или карта с чипом, похожая на банковскую, на которую записан код вашей подписи. Срок действия сертификата нужно продлевать каждый год. Чтобы получить электронную подпись, обратитесь в любой из удостоверяющих центров. 
2. Зарегистрироваться в «Честном знаке». Чтобы стать участником оборота маркированной продукции, надо зарегистрироваться в системе маркировки. Если не знаете, есть ли у вас учётная запись в «Честном знаке», проверить можно здесь. После регистрации в личном кабинете нужно подключить товарные группы, с которыми планируете работать.
3. Подключиться к оператору ЭДО и получить идентификатор. Не все операторы электронного документооборота могут работать с маркировкой. Если у вас уже есть оператор ЭДО, надо проверить его интеграцию с системой «Честный знак». После регистрации вы получите идентификатор участника ЭДО. Идентификатор — это уникальный код компании или предпринимателя. На один ИНН можно получить только один идентификатор. Его нужно указать в личном кабинете «Честного знака». Пример идентификатора: 2CV-256M147D25Z12ESAW8n7DD58B75612DD.

4. Заключить допсоглашение с поставщиком об использовании электронного документа — УПД, универсального передаточного документа. Обычно в договоре написано: приёмка товара оформляется подписанием счёта-фактуры и накладной. Теперь принимать товар нужно по УПД, значит, надо заключить допсоглашение. Это можно сделать в личном кабинете оператора ЭДО.

📌Вот пример допсоглашения, можно посмотреть →

5. Отправить контрагентам приглашения по ЭДО. Чтобы начать работать с поставщиками, надо в сервисе оператора ЭДО зайти в раздел «Контрагенты» или «Компании» — у каждого оператора по-разному. Дальше найти кнопку «Пригласить» и ввести ИНН или название компании поставщика. Можно указать почту контрагента, на которую придёт приглашение. Если у контрагента другой оператор ЭДО и между вашим и его оператором нет автороуминга, сначала нужно подать заявку на подключение роуминга. Или просто дождаться, пока поставщик отправит вам приглашение сам, и принять его в личном кабинете Эвотора или прямо на кассе. Дальше надо протестировать, работает ли обмен документами с контрагентом. Для этого можно создать произвольный документ: загрузить в него какой-нибудь скан, подписать письмо и отправить поставщику. Если он получил документ, можно начинать работу.

Как работать с маркировкой через ЭДО

Когда к вам на склад или в магазин привезут партию маркированного товара, вы получите универсальный передаточный документ — УПД. УПД — это два в одном: накладная на товар и счёт-фактура.

Приёмка и отклонение УПД происходит:

• в личном кабинете на сайте «Честного знака» → если работаете через оператора «ЭДО лайт», это оператор «Честного знака»;
• в личном кабинете оператора ЭДО → если работаете через любого коммерческого оператора ЭДО;
• в личном кабинете Эвотора прямо на кассе или за компьютером → если работаете через Эвотор.
• в товароучётной системе → если подключили оператора ЭДО к 1С или МойСклад.

В УПД указаны коды маркированной продукции, можно сверить их с реальной поставкой, подписать документ электронной подписью и отправить поставщику.

Вот как будет выглядеть приёмка товара:

1. Вы получаете партию товара от поставщика, она промаркирована кодами. Код маркировки нанесён на каждую единицу товара, или на партии есть код GTIN, в нём все сведения о производителе и товаре. В личном кабинете вас уже будет ждать УПД со списком кодов маркировки или GTIN.

2. Вы сверяете коды на товаре и в УПД. Для этого нужно отсканировать их 2D-сканером. Если всё верно — подтверждаете приёмку. Можно проверить коды без сканирования, но так надёжнее: вы точно примете свой товар.
3. Если коды на товаре и в УПД отличаются — отклоняете поставку: если примете чужой товар, то в систему маркировки попадёт неверная информация, а за это могут оштрафовать. Можно принять товар частично и отправить сообщение поставщику. Он всё исправит и пришлёт УПД повторно.

4. Если вы работаете с УПД не в личном кабинете «Честного знака», после подписания обязательно проверьте, принял ли «Честный знак» ваши документы. Это можно сделать в личном кабинете системы. Бывает, документы отклоняют из-за ошибок: например, из-за неверного формата кода в УПД. В этом случае маркированные товары не перейдут на вас, а останутся на поставщике.

С 1 марта 2023 года розничные продавцы обязаны сканировать коды маркировки в чек, чтобы сообщить о выбытии каждой бутылки воды в «Честный знак», но только если продают бутылку воды на кассе. Если передаёте гостю воду за столом, на барной стойке или приносите в номер, то бутылку сканировать на кассе не нужно. Такую воду можно вывести как раньше — в объёмно-сортовом учёте.

С 1 марта 2025 года начнётся поэкземплярный учёт бутилированной воды: производители и поставщики будут обязаны указывать в УПД код каждой бутылки.

ЭДО для продавцов молочки

С 1 сентября 2022 года все участники оборота молочной продукции обязаны принимать и отгружать товар по ЭДО в формате объёмно-сортового учёта. Вот как выглядит приёмка молочки:

1. Поставщик отгружает партию товара и создаёт универсальный передаточный документ, в него вносит количество и название товаров, код GTIN. 
2. Покупатель получает товар и в течение трёх дней проверяет, правильно ли указаны данные о товаре в УПД. Для этого сканирует штрихкод сканером и сверяет количество товара. Можно проверить коды и без сканирования, но так надёжнее: вы точно примете свой товар. 
3. Если в УПД что-то не сходится с поставкой, покупатель не подписывает УПД, запрашивает у поставщика УКД — корректировочный документ. 
4. Если всё в порядке, покупатель подписывает документ электронной подписью и отправляет его в личном кабинете оператора ЭДО. Для молочки есть послабление: продавать товар можно до подписания УПД, по которому получили товар.

До 1 декабря 2023 года фермеры и компании, которые не продают молочку через кассу, а используют в производстве, — а именно, HoReCa и государственные учреждения — получили отсрочку. Для них есть несколько вариантов работы с ЭДО.

1. Допустим, заведение сегмента HoReCa покупает молочную продукцию для приготовления блюд и работает с поставщиком по ЭДО. Есть три варианта:

• Поставщик при создании УПД указывает признак «Отгрузка не участнику оборота» → вы подписываете документ → товар не переходит на вас, а автоматом выходит из оборота.
• Поставщик не указывает специальный признак и после отправки УПД сам выводит товар из оборота напрямую в «Честном знаке», указав причину «Отгрузка не участнику оборота» → товар автоматом выходит из оборота.
• Поставщик просто отправляет вам УПД → товар нужно вывести из оборота до использования → для этого надо зарегистрироваться в «Честном знаке» и создать документ «Вывод из оборота» с причиной «Использование для собственных нужд».

С 1 июня 2025 года начнётся поэкземплярный учёт молочной продукции со сроком хранения более 40 суток: производители и поставщики обязаны указывать в УПД код каждого пакета молока или пачки мороженого. А розничные покупатели могут сверить коды маркировки на каждой упаковке с кодами в электронном документе. 

Для молочки со сроком хранения до 40 суток сохраняется формат объёмно-сортового учёта. То есть в УПД будет указан GTIN и количество товара в партии, но при этом могут быть указаны и конкретные коды.

ЭДО для продавцов обуви, одежды и других товаров лёгкой промышленности

С 1 января 2022 года производители, дистрибьюторы, продавцы обязаны отгружать и принимать обувь, одежду, постельное бельё в системе ЭДО. Вот как выглядит приёмка:

1. Поставщик отгружает покупателю обувь или одежду и отправляет универсальный передаточный документ по ЭДО. В документах список всех кодов — каждого товара.
2. Покупатель сверяет коды: сканирует товар 2D-сканером. Можно проверить коды и без сканирования, но так надёжнее: вы точно примете свой товар. 
3. Если коды на товаре и в УПД не совпадают, нужно запросить у поставщика корректировочный документ. Поставщик должен сформировать и отправить новый документ. Снова надо проверить коды и подписать документ.

С 1 апреля 2023 года Правительство отменяет упрощённые коды маркировки для обуви. В упрощённом коде маркировки указаны четыре параметра: вид обуви, ИНН владельца товар, способ ввода в оборот, два знака кода ТНВЭД ЕАЭС.

Обувь с упрощёнными кодами надо перемаркировать. Визуально нельзя отличить упрощённый код от полного, но для этого можно использовать приложение «Честный знак». С 1 апреля нужно вносить в УПД и пробивать на кассе новые коды. Торговать обувью со старой маркировкой с 1 апреля запрещено: это равносильно отсутствию маркировки, а значит — штраф и конфискация товара. 

Перемаркировку делают все: дистрибьюторы, розничные магазины и даже производители, если товар с упрощёнными кодами завалялся на складе. За перемаркировку отвечает последний собственник товара.

ЭДО для продавцов табака

С 1 июля 2020 года начался постепенный переход на ЭДО для участников оборота табака. В 2023 году все участники оборота табачной продукции работают в системе ЭДО. Так выглядит приёмка маркированных товаров:

1. Производитель отгружает партию сигарет и отправляет покупателю УПД по ЭДО. В документе — коды маркировки. Их наносят на блоки или коробки.
2. Покупатель сверяет коды 2D-сканером и, если всё правильно, подписывает документ электронной подписью. Можно проверить коды и без сканирования, но так надёжнее: вы точно примете свой товар. 
3. Если коды не совпадают, покупатель запрашивает у производителя корректировочный документ — в личном кабинете оператора ЭДО или в приложении «Маркировка» — для тех, кто с Эвотором. В новом документе ещё раз проверяет коды, подписывает электронной подписью.

С 1 марта 2023 года зарегистрироваться в «Честном знаке» обязаны опт и розница — все, кто работают с никотинсодержащими жидкостями и электронными системами доставки никотина. 

С 1 апреля 2023 года опт и розница обязаны передавать сведения о маркировке никотинсодержащих жидкостей и электронных систем доставки никотина в систему мониторинга. Опт работает с УПД, розница принимает товар по УПД и выводит через онлайн-кассу, сканируя код маркировки при продаже.

Что будет, если не подключить ЭДО

Если у вас на полке есть маркированные товары, вам в любом случае придётся перейти на электронный документооборот. Иначе придётся убрать их с полки, потому что продавать и принимать их по другому незаконно. 

Если предприниматель, который работает с маркированными товарами, не перейдёт на ЭДО, может получить штраф:

• для должностных лиц — от 1000 до 10 000 ₽;
• для ИП и юрлиц — от 50 000 до 100 000 ₽.

Подытожим

1. ЭДО — это электронный документооборот. В 2023 году все, кто работает с маркированными товарами, должны подключить ЭДО. Исключение — пиво, которое постепенно начинают маркировать в 2023 году.
2. С маркированным товаром вместо бумажной накладной магазины будут получать универсальный передаточный документ (УПД) — это сразу накладная и счёт-фактура.
3. В момент приёмки товара нужно сверить коды маркировки на товаре с кодами в УПД. Для этого коды маркировки на товаре сканируют 2D-сканером. Если у вас сервис «Маркировка» и онлайн-касса «Эвотор», сверить коды можно прямо на кассе или в компьютере. Сервис автоматом проверит все коды и подскажет, если какой-то код окажется лишним или его не будет в УПД. Если коды на товаре и в УПД сходятся, подтверждайте приёмку, если нет — запрашиваете у поставщика корректировочный документ. Ещё раз проверяете коды, подписываете документ электронной подписью. Если у вас не Эвотор, а другая касса, можно уточнить у производителя, как в вашем случае принимать маркированный товар.
4. С 1 ноября 2022 года поставщик или производитель бутилированной воды указывает в УПД GTIN. Покупатель сверяет количество бутылок по УПД, подписывает документ с помощью электронной подписи. С 1 марта 2025 года в УПД надо будет указывать коды маркировки каждой бутылки воды.
5. С 1 сентября 2022 года все участники оборота молочной продукции обязаны принимать и отгружать товар по ЭДО в формате объёмно-сортового учёта. До 1 декабря 2023 года сегмент HoReCa получил отсрочку — поставщик может сам выводить из оборота товар, который покупатель будет использовать не для продажи. С 1 июня 2025 года нужно будет вести поэкземплярный учёт для молочной продукции со сроком хранения более 40 суток. С этого момента производители и поставщики обязаны будут указывать в УПД код каждого пакета молока или пачки мороженого. 
6. С 1 января 2022 года производители, поставщики, продавцы должны отгружать и принимать обувь, одежду, постельное бельё в системе ЭДО. До 1 апреля 2023 года обувь нужно перемаркировать: заменить упрощённые коды на новые. За перемаркировку отвечает последний собственник товара, поэтому сделать перемаркировку обязаны продавцы, поставщики и производители.
7. В 2023 году все участники оборота табачной продукции работают в системе ЭДО. С 1 марта 2023 года зарегистрироваться в «Честном знаке» обязаны опт и розница — все, кто работают с никотинсодержащими жидкостями и электронными системами доставки никотина. С 1 апреля 2023 года опт и розница должны передавать сведения о товаре в систему мониторинга.