Кассовый разрыв: что это, почему возникает и как избежать

Рост дебиторской задолженности. Такое часто происходит, когда бизнес даёт клиентам и контрагентам отсрочку по оплате товара. То есть товар компания уже продала, но оплату за него ещё не получила. Если в период отсрочки ей понадобятся деньги для расчётов за что-либо, то случится кассовый разрыв.

Дебиторская задолженность возникает и в случаях, когда компания или ИП платит авансы поставщикам за товары. То есть деньги потрачены, а товара пока нет и продать его, чтобы получить деньги от продажи, нельзя.

Например, строительная компания заключила с покупателем контракт на поставку строительных материалов с отсрочкой платежа на 60 дней. В этот период компания должна оплатить аренду склада и выдать зарплату сотрудникам, но деньги от клиента ещё не поступили. Это создаёт кассовый разрыв, так как компания не может покрыть текущие расходы.

Ошибки в закупках. Бывает так, что бизнес закупил какой-то товар, а спроса на него нет. Товар лежит на складе и не продаётся. Деньги потрачены, а поступлений от продаж нет. При этом чем дольше товар будет храниться на складе, тем труднее будет его продать: он может испортиться, выйти из моды, или закончится срок годности. 

Например, магазин электроники сделал крупный заказ на новую модель смартфонов, полагая, что они станут хитами сезона. Но через пару недель на рынок вышли обновлённые версии с улучшенными характеристиками и по более привлекательной цене. В результате спрос на их товар резко упал и смартфоны зависли на складе.

Не расставлены платёжные приоритеты. Если не определить, какие расходы проводить в первую очередь, а какие — в последнюю, легко попасть в кассовый разрыв. 

Например, компания организовала дорогостоящий корпоратив для сотрудников в декабре, потратив значительную часть имеющихся средств. Когда в январе подошёл срок оплаты аренды офиса и уплаты налогов, оказалось, что денег на счёте недостаточно, и компания столкнулась с кассовым разрывом.

Незапланированные расходы. В любой момент может сломаться оборудование, случиться пожар на складе или что-то ещё. К любому бизнесу могут прийти с проверкой из налоговой и по её результатам начислить налоги, пени и штрафы. Все эти ситуации ведут к увеличению расходов.

Например, в производственной компании сломался главный станок и его замена потребовала больших вложений, которые не были предусмотрены в бюджете, что вызвало кассовый разрыв.

Негативные последствия кассового разрыва

Хотя кассовый разрыв — явление временное, он может испортить деловую репутацию бизнеса. Не все контрагенты станут вникать в причины задержки оплаты, для многих возникновение долга говорит о проблемах и неблагонадёжности контрагента. Кроме того, в зависимости от ситуации существуют и другие последствия кассового разрыва:

• если сотрудникам задерживать зарплату, то они начнут увольняться, а найти опытных и квалифицированных работников непросто;
• если вовремя не заплатить налоги и страховые взносы, налоговая инспекция начислит пени и штрафы;
• если вовремя не внести ежемесячный платёж по кредиту, банк предъявит пени и штрафы, испортится кредитная история;
• если нечем платить за сырьё и материалы, производство может приостановиться или даже встать — всё это скажется на прибыли бизнеса;
• если вовремя не расплатиться с поставщиками, контрагенты могут потребовать расторжения договоров и отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Как посчитать кассовый разрыв

Если трат у бизнеса больше, чем поступлений от продаж, это может говорить о приближении кассового разрыва. Чтобы провести обязательные платежи, бизнес вынужден тратить накопления, в результате чего запасы денег на счёте уменьшаются. 

Для расчёта кассового разрыва берут определённый период времени ― день, неделю, месяц, квартал.

Чтобы своевременно заметить кассовый разрыв, можно добавить формулу расчёта кассового разрыва в Excel, регулярно вносить данные и отслеживать результат. 

Финансовая подушка. Ежемесячно откладывайте от прибыли определённый процент на непредвиденные расходы. Сумма финансовой подушки должна быть не меньше ежемесячных обязательных расходов бизнеса, например заработной платы, аренды за помещения, налоговых платежей. 

Если у бизнеса бывает спад в продажах, например, из-за сезонного характера деятельности, то при расчёте финансовой подушки учитывают, сколько месяцев не будет поступлений от продаж, и ежемесячные расходы умножают на количество этих месяцев. 

Например, у компании сезонный бизнес и в первые два месяца осени продаж практически не бывает. Каждый месяц компания тратит 300 000 ₽ на аренду офиса, зарплату сотрудникам, налоги и страховые взносы, платежи по кредиту. Чтобы в сентябре-октябре у компании не случился кассовый разрыв, к этому времени нужно накопить финансовую подушку на два месяца, то есть 600 000 ₽.

Старайтесь не тратить деньги из финансовой подушки — используйте её только в экстренных случаях для финансирования кассовых разрывов.

Привлечение финансовых консультантов. Они проанализируют ваш бизнес и подскажут, как избежать кассовых разрывов в вашей ситуации.

✅ Договориться с контрагентами, которые вам должны. Для покрытия временных кассовых разрывов свяжитесь с покупателями и заказчиками, которые должны вам, и напомните об оплате. Если договориться не удаётся, придётся идти в суд. Разбирательство в суде занимает немало времени, а деньги нужны сейчас. Поэтому лучше договориться без суда. Если они не могут заплатить всю сумму сразу, предложите рассрочку, чтобы получить сейчас хотя бы часть денег.

Можно связаться и с теми контрагентами, у кого срок оплаты ещё не подошёл, и предложить заплатить раньше за скидку на следующую покупку.

✅ Установить приоритетность платежей. Для устранения кассового разрыва определите, какие платежи нужно перечислять в первую очередь, а какие могут подождать. Как правило, нельзя откладывать:

• Уплату налогов и страховых взносов. За просрочку уплаты налоговая инспекция начислит пени, а также может начислить штраф (ст. 75, ст. 122 НК РФ).
• Платежи по кредитам и займам. Банк начислит проценты и штрафные санкции, и у бизнеса испортится кредитная история.
• Выплату зарплаты — за задержку зарплаты работникам придётся выплатить компенсацию, а если работник пожалуется в трудовую инспекцию, то ИП, компанию и её должностных лиц могут оштрафовать (ст. 236 НК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).
• Оплату материалов, сырья, если из-за их отсутствия производство может встать.

Некоторые платежи можно отложить или вовсе отменить. Например, косметический ремонт помещения или корпоратив.

✅ Оформить в банке овердрафт. Это возможность уйти в минус по счёту, когда срочно нужны деньги. Бизнес подключает овердрафт, использует деньги банка, а потом возвращает их и снова может пользоваться овердрафтом.

Например, у компании на счёте 500 000 ₽, а за поставленный товар она должна перечислить поставщику 1 000 000 ₽. Компания оформляет в банке овердрафт на 500 000 ₽, перечисляет поставщику 1 000 000 ₽, а через неделю возвращает банку 500 000 ₽.

Овердрафт лучше подключить заранее, чтобы, когда возникнет необходимость в деньгах, не тратить время на переговоры с банком и не ждать подключения.

✅ Внести личные деньги. Предпринимателю внести деньги очень просто: у него нет разделения на личные средства и деньги бизнеса. Компании же получить деньги от учредителей или руководителей сложнее: операцию нужно подкрепить документами, например, можно оформить договор беспроцентного займа.

✅ Сдать в аренду оборудование и помещения. Этот способ для тех, у кого есть что-то, что не используется и простаивает.

Что не стоит делать при кассовом разрыве

При кассовом разрыве не рекомендуется:

❌ Повышать цены на товары, работы, услуги. Так можно потерять покупателей, и доходов не будет совсем.

❌ Резко снижать цены на товары, работы, услуги. Это принесёт деньги, но только временно. Низкие цены привлекут новых покупателей, но, когда цены вернутся к прежнему уровню, эти покупатели уйдут.

❌ Спешно продавать имущество. Автомобиль, технику или оборудование придётся продать по сниженной цене, а потом снова покупать для себя уже по рыночной стоимости.

❌ Брать срочные займы под высокий процент. В будущем это приведёт к дополнительным расходам на уплату процентов.

Подытожим

👉 Кассовый разрыв в компании или у предпринимателя ― это временная нехватка денег, когда бизнесу нужно провести оплату, а средств на счёте и в кассе не хватает.

👉 Чаще всего кассовый разрыв случается из-за сезонности бизнеса, дебиторской задолженности, ошибок в закупках и из-за неверного планирования бюджета.

👉 Из-за кассового разрыва сотрудники могут уволиться, контрагенты — расторгнуть договоры, а налоговая инспекция — начислить пени и штрафы. 

👉 Для предотвращения кассового разрыва есть несколько инструментов:

• ЭДО — документы никогда не потеряются, и вероятность, что покупатель пропустит срок платежа, будет гораздо ниже;
• платёжный календарь — позволяет отслеживать поступления и расходы;
• финансовая подушка — выручит при непредвиденных тратах.

👉 Если кассовый разрыв в компании всё же произошёл, важно не паниковать и не действовать сгоряча, а использовать безопасные способы покрытия кассовых разрывов.