Объёмно-сортовой учёт: новые требования для продавцов воды и молочных продуктов

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Учёт маркированных товаров может быть поэкземплярным и объёмно-сортовым. Учёт нужно вести во время приёмки, а также при выводе товара из оборота по любым причинам, кроме продажи. Например, если нужно списать просроченный или бракованный продукт. 

Объёмно-сортовой учёт — упрощённый. Если с поэкземплярным нужно отчитываться о каждом товаре и его коде маркировки, то с объёмно-сортовым достаточно сообщать в «Честный знак» только о партиях — передавать каждый код маркировки не нужно. 

Среди маркированных товаров объёмно-сортовой учёт разрешён только для молочных продуктов и упакованной воды. Он должен упростить задачу продавцам: так они смогут более плавно перейти на поэкземплярный учёт.

GTIN — это номер товарной группы в международной базе. Он указан под штрихкодом товара и в накладных. 

Розничных продаж объёмно-сортовой учёт не касается. С 1 сентября 2022 года при продаже молочных продуктов нужно сканировать коды маркировки на каждом товаре. Воды эти требования коснутся только 1 марта 2023 года, до этой даты маркированную воду можно продавать как товар без маркировки.

Как вести объёмно-сортовой учёт

Чтобы работать с маркированными товарами и вести объёмно-сортовой учёт, необходимо зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак» и подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Для этого понадобится электронная подпись, её можно бесплатно получить в налоговой. 

Когда вы получили товар, у вас есть три дня, чтобы подтвердить в системе ЭДО электронную накладную — универсальный передаточный документ (УПД). Например, если вы приняли товар в понедельник, отчитаться о приёмке нужно не позже среды. Если этого не сделать, можно получить штраф: до 10 000 ₽ для должностных лиц и до 100 000 ₽ для юрлиц. 

В накладной должны быть указаны GTIN и количество товаров в партии.  

Перед тем как подтвердить её, проверьте:

1. Совпадает ли реальное количество товара с указанным в накладной. 
2. Есть ли у товаров коды маркировки и считываются ли они. Можно проверить несколько товаров из партии: коды на них должны быть яркими и чёткими. Чтобы узнать, считывается ли код, отсканируйте его смартфоном в приложении «Честный знак».

Во время приёмки передавать данные о каждом коде не нужно. Но если окажется, что с кодами что-то не так, например они не считываются, возникнут проблемы при продаже. Поэтому лучше проверить их сразу. 

Если всё в порядке, подтвердите накладную.

Когда вы подтвердите накладную, в вашем личном кабинете «Честного знака» в разделе «Склад» появятся данные партии: сколько товаров и с каким GTIN на вас числится. 

Инструкция по работе в разделе «Склад» 

При продаже товара касса передаст код маркировки в «Честный знак», система найдёт нужный GTIN и уменьшит количество товаров на складе.

Как оформить выбытие

Выводить товар из оборота нужно не только при продаже. Если с товаром что-то случилось и продавать его вы не собираетесь, об этом тоже нужно сообщить в «Честный знак». 

Объёмно-сортовой учёт обязательно вести при выводе товара из оборота по всем причинам, кроме продажи:

• вышел срок годности; 
• товар испорчен или утрачен;
• товар передали кому-то безвозмездно, для производственных целей или использовали для собственных нужд. 

Чтобы оформить выбытие, в личном кабинете «Честного знака» нужно создать документ «Вывод из оборота», выбрать причину выбытия и указать в документе количество и GTIN товара, который нужно списать.

Когда вы оформите документ, в разделе «Склад» напротив товара в столбце «Расход» появится число товаров, которые вышли из оборота.

Без объёмно-сортового учёта не получится законно принимать и продавать молочные продукты и воду. 

Если поставщик не хочет получить штраф до 100 000 ₽, то не станет передавать товары магазину, который не подтвердил УПД. По закону поставщик или производитель обязан сообщить в систему маркировки, что передал товары другому участнику оборота. Иначе он нарушит требования маркировки. 

Если поставщик всё же передаст партию без УПД, то штраф может получить и магазин — когда будет продавать такие товары. Если на «Складе» в «Честном знаке» у него будет ноль йогуртов, а по чекам окажется, что продал он 50 — это может стать поводом для проверки. 

За нарушения правил при приёмке грозят штрафы:

• 1000–10 000 ₽ или предупреждение для должностных лиц;
• 50 000–100 000 ₽ для юрлиц.

То же самое и со списаниями: если цифры не сойдутся, это может стать поводом для проверки.

Поэкземплярный учёт можно вести вместо объёмно-сортового или вместе с ним.

Вести поэкземплярный учёт маркированных товаров — значит передавать в «Честный знак» данные о каждом коде маркировки. В таком случае в накладной должны быть указаны коды маркировки каждого товара, а не только GTIN. 

При поэкземплярном учёте во время приёмки нужно сверять коды на товарах с кодами в накладной. А чтобы вывести товары из оборота, нужно передать в «Честный знак» их коды маркировки. Просто указать количество товаров, как при объёмно-сортовом учёте, будет недостаточно. 

Что делать тем, кто использует упакованную воду и молочные продукты в приготовлении блюд

Для кафе, ресторанов, гостиниц и всех, кто не продаёт продукты в розницу, а готовит из них блюда, действуют другие сроки по объёмно-сортовому учёту.

Что делать с водой. С 1 ноября 2022 года необходимо вести объёмно-сортовой учёт только при приёмке. Если вы продаёте воду в бутылках, отчитываться о продажах нужно с 1 марта 2023 года. Если используете воду в приготовлении блюд — сообщать о выбытии товаров из оборота необходимо только с 1 декабря 2023 года.

Что делать с молочными продуктами. Если вы используете продукты только для приготовления блюд и не продаёте их в розницу, вести объёмно-сортовой учёт не нужно. До 1 декабря 2023 года принимать товары можно, как раньше — поставщик сам выведет их из оборота в «Честном знаке». С 1 декабря 2023 года нужно будет сообщать в «Честный знак» о приёмках и выбытии.

Если вы продаёте товары в розницу, с 1 сентября 2022 года нужно вести объёмно-сортовой учёт при приёмке и сканировать коды маркировки при продаже. Например, кофейня закупает молоко и сливки для приготовления кофе, а мороженое — на продажу. В этом случае с 1 сентября мороженое нужно принимать по УПД и вести объёмно-сортовой учёт. А молоко и сливки можно принимать, как раньше — без УПД и объёмно-сортового учёта. До 1 декабря 2023 года ответственность за выбытие из оборота молока и сливок будет лежать на поставщике.

Коротко главное

1. С 1 сентября 2022 года объёмно-сортовой учёт маркированных товаров должны вести производители, импортёры и розничные продавцы молочных продуктов. А с 1 ноября — все, кто участвует в обороте упакованной воды, в том числе кафе и рестораны. 
2. Вести объёмно-сортовой учёт — значит передавать в систему маркировки данные о партии товара: только общий код GTIN и количество. Делать это нужно во время приёмки, а также при выбытии товаров по любой причине, кроме продажи. Продаж объёмно-сортовой учёт не касается. 
3. Чтобы принять товары, достаточно подтвердить электронную накладную в системе ЭДО. Сканировать коды маркировки каждого товара не нужно.
4. Чтобы вывести из оборота товары, которые испортились, нужно оформить документ в «Честном знаке», указать в нём причину вывода, GTIN и количество товаров.
5. Вместе с объёмно-сортовым учётом или вместо него можно вести поэкземплярный учёт.