Всё о недостаче: как выявить, провести и списать

Недостачу обнаруживают чаще всего при инвентаризации, которую проводят в соответствии с положениями статьи 11 ФЗ-402 от 06.12.2011 и приказом Минфина № 49 от 13.06.1995. Бухгалтеры называют это отрицательным отклонением.

Причины недостачи

Вот самые частые причины расхождения:

• Хищение. 

Его нередко совершают в отношении особо ценных активов: денежных средств, дорогостоящего имущества, дефицитных, высоколиквидных товаров. Чаще всего в этом замешаны кассиры и работники торгового зала, но и офисный работник, унёсший удобную клавиатуру с работы домой, тоже совершает хищение.

• Нарушение правил приёмки ТМЦ и размещения их на хранение.

При их несоблюдении товары и материалы теряют свойства и не могут использоваться по назначению. К примеру, несмотря на данные бухгалтерии о солидном количестве материалов на складе, реально пригодной оказывается лишь часть. Причина порчи может быть в неприспособленности склада для хранения, несоблюдении температурно-влажностного режима, ошибках транспортировки, складирования.

• Безответственность материально ответственного лица. 

Отпуск товаров и материалов без должной фиксации, отсутствие складского учёта, несоблюдение товарных групп при хранении, отсутствие условий хранения как таковых при наличии возможности — всё это подпадает под материальную ответственность. 

• Пересортица. 

Она может возникнуть как при получении товара, так и при его хранении. Путаница в учёте и фактическом наличии конкретных артикулов ведёт к недостаче. 

Например:

По данным складской программы числится десять рулонов утеплённого линолеума, а в наличии восемь рулонов утеплённого и два обычного. Все потому, что при приёмке товара не проверили каждый рулон и приняли всю партию как утеплённую, не произведя своевременно возврат и замену. 

Ещё вариант — пересортица на складе, когда линолеум тщательно проверен при приёмке, но по ошибке кладовщика на стойки с утеплёнными рулонами загрузили два обычных. При инвентаризации такое расхождение фиксируется как недостача двух утеплённых рулонов.

• Естественная убыль. 

Её причина — в неправильной маркетинговой политике, когда продать товар или использовать материалы в течение срока годности не удалось. По бухгалтерии их числится солидное количество, а работать фактически не с чем. 

Наиболее яркий пример — большое количество сладких новогодних подарков, которые после старого Нового года продать уже невозможно. Или сезонные ягоды — не продал в течение дня, получил убыток, поскольку завтра товар уже станет некондицией. 

• Недопоставка. 

За неё несёт ответственность не только поставщик, не проконтролировавший груз перед отправкой, но и материально ответственное лицо, поставившее свою подпись в накладных при приёмке без должной проверки. Доказать, что месяц назад получено 20 рулонов линолеума вместо 21, уже невозможно: УПД с вашей подписью, подтверждающей получение 21 рулона, уже давно вернулись в бухгалтерию поставщика и благополучно проведены.

• Ошибки в учёте и несовпадение данных бухгалтерского и складского учёта. 

Выявить и ликвидировать их можно только в ходе регулярных инвентаризаций. К этой же категории можно отнести и неправильное заполнение документов при получении и выдаче товаров, внесении данных в бухгалтерскую и складскую программу. Здесь нужно чётко отрегулировать взаимодействие склада и бухгалтерии, каждая складская опись, акт о недостаче должны моментально отражаться в бухучёте. 

• Утрата первичных документов. 

Она относится к материальной ответственности конкретного лица. Документы на поступившие и реализованные товары должны оформляться в строгом соответствии с ПБУ, сразу сдаваться в бухгалтерию и проводиться. В большинстве случаев поставщик по запросу предоставляет копии, а покупателя всегда можно попросить продублировать экземпляр с его подписью и печатью. 

• Форс-мажор. 

К этой категории относят причины недостачи, обусловленные не зависящими от участников процесса событиями.

Устранить причины и не допустить недостачу можно только при правильной организации бухгалтерского и складского учёта, строгой дисциплине, организации грамотной логистики и хранения.

Как проводится инвентаризация

Для проведения инвентаризации создаётся специальная комиссия. Её состав утверждается приказом директора компании. Что входит в её основные задачи:

• Сверить данные бухучёта и фактического наличия денежных средств и товарно-материальных ценностей с заполнением сличительной ведомости. Проще говоря, нужно сравнить список того, что должно быть на складе, с тем, что есть по факту, отмечая разницу в количестве.
• Установить уровень ответственности лиц, причастных к приёмке и хранению ТМЦ. Для этого должны быть чётко разграничены полномочия сотрудников, составлены должностные инструкции, подписаны договоры о материальной ответственности.
• Выявить и внести в опись некондиционные товары и материалы, обнаруженные при инвентаризации.  В описи отмечают всё, что сломалось, разбилось, испортилось, утратило товарный вид.
• Установить причины недостачи. Речь о служебном расследовании: кто отвечал за получение, хранение, сортировку, упаковку, закупки и продажи.
• Получить пояснения по факту несоответствия данных у материально ответственных лиц. После получения письменных объяснений принимается решение о взыскании с заработной платы или списании недостачи.
• Истребовать сомнительную дебиторскую задолженность для покрытия недостачи, завершить бартерные сделки и сверить расчёты с поставщиками. Важно не просто лишний раз напомнить должнику о том, что он должен, а заняться этим вопросом всерьёз: претензия с уведомлением, исковое заявление и в суд. В большинстве случаев достаточно претензии с отсылкой на право судебного разбирательства.

Бланки всех документов, оформляемых во время инвентаризации и по её окончании, представлены в методических указаниях к приказу Минфина № 49 от 13.06.1995. Это акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительная ведомость.

Что делать, если обнаружена недостача

По окончании инвентаризации составляется сличительная ведомость. Если выявлена недостача, она должна быть правильно оформлена и отражена в учёте.

Как правильно оформить недостачу

В сличительной ведомости отражают данные на начало и окончание инвентаризации по каждой позиции ТМЦ. Фиксируют следующую информацию об обнаруженных расхождениях:

• Сумма недостачи в денежном и натуральном выражении.
• Балансовая стоимость утраченного товара.
• Его реальная рыночная цена.
• Разница между ними.
• Допустимая для компании норма естественной убыли.

Оформленная ведомость заверяется всеми участниками инвентаризационной комиссии и передаётся в бухгалтерию. Там корректируют данные бухучёта по результатам инвентаризации.

Отражение недостачи в бухгалтерском учёте

При обнаружении недостачи бухгалтерия должны внести корректировки в учётные данные. Нехватку ТМЦ отражают по счёту 94 для недостач и потери ТМЦ от порчи. Использование именно этого счёта рекомендовано приказом Минфина № 94н от 31.10.2000, утвердившим действующий план счетов бухучёта. 

Как списать недостачу

Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года. 

Обратите внимание: списать можно только товар и материалы с теми же наименованиями, с которыми они числятся в бухучёте. Если по складу и в бухгалтерской программе вроде бы один и тот же товар называется по-разному, списать его нельзя. Сначала придётся проверить, когда и от кого он получен, по каким документам и действительно ли это та позиция, которая значится в бухгалтерской программе.

Например, если по данным программы числится «линолеум полосатый под паркет», а на складе обнаружилась некондиция, которая по складским описям значится как «линолеум полосатый ёлочка дуб», а «под паркет» вообще отсутствует, то сразу списать эту некондицию нельзя. Нужно тщательно проверить, что это за остаток — от линолеума «под паркет» или вообще давно забытые остатки, которых даже по бухгалтерии нет. Во втором случае списывать нечего — просто выбросить. Если удастся найти всё-таки какие-то концы по документам, списание недостачи оформляется по всем правилам. Сделать это можно только в том случае, если недостача имеет точное количество. 

Порядок списания следующий:

• Приказ о списании за подписью руководителя компании.
• Подсчёт сумм на покрытие расходов инвентаризационной комиссии.
• Их добавление к сумме недостачи.
• Её сравнение с нормой естественной убыли — недостача должна быть больше.
• Отражение проводками в бухгалтерской программе.

Варианты проводок

По дебету 94-го счёта указывается стоимость недостачи, по его кредиту — сумма её отнесения на расходы. 

Примеры проводок недостачи по кассе:

• Обнаружение недостачи — Дт 94 Кт 50.
• Предъявление к взысканию материально ответственному лицу — Дт 73.2 Кт 94.
• Удержание из зарплаты ответственного сотрудника — Дт70 Кт 73.2.

Примеры проводок при выявлении недостачи на складе:

• Обнаружение нехватки ТМЦ — Дт 94 Кт 10 (Кт 41 или Кт 43).
• Списание недостачи на естественную убыль — Дт 20 (Дт 44) Кт 94.
• Списание недостачи сверх установленных норм естественного износа — Дт 91.2 Кт 94.

Вариант выбора счёта по дебету, представленный в скобках, зависит от характера ТМЦ.

Отражение недостачи в налоговом учёте

Как отразить недостачу в целях налогообложения, зависит от её характера и от того, на кого она в итоге отнесена. 

• В пределах естественных норм. 

В этом случае её стоимость включают в материальные расходы, предусмотренные положениями подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. Сами нормы естественной убыли предусмотрены постановлением Правительства РФ № 814 от 12.11.2002.

• Сверх норм. 

Их стоимость включают в состав внереализационных расходов, предусмотренных в статье 265 НК РФ. К ним же относят недостачу по основным средствам и ценностям, нормы убыли которых нормативами не регламентированы.

• Из-за стихийного бедствия, аварии и другой чрезвычайной ситуации. 

Её списывают в расходы по правилам одного из первых двух пунктов: в материальные или внереализационные расходы с той лишь разницей, что причина списания должна подтверждаться документом о наличии последствий именно чрезвычайной ситуации.

• При невозможности установить виновника.

Недостача ТМЦ относится на расходы с приложением документа об отсутствии виновных лиц.

При отражении недостачи в налоговом учёте перерасчёт по НДС не производится. В соответствии с письмом ИФНС № ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015 при корректировке сведений по ТМЦ налог восстановлению не подлежит.

Обратите внимание! Если виновное лицо компенсировало ущерб, то полученную от него сумму отражают во внереализационных доходах, что сказывается на налогооблагаемой базе. Эта норма предусмотрена в письме Минфина № 03-03-06/1/34033 от 27.04.2020.

Как взыскать недостачу с виновного лица

Получить реальную компенсацию за утраченные ТМЦ с материально ответственного сотрудника на деле не так просто. Трудовой кодекс предусматривает ряд условий, которые должны быть соблюдены.

• Заключён договор о материальной ответственности. 

Его подписывают с сотрудниками, ответственными за приёмку, хранение, отгрузку, транспортировку ТМЦ, а также распоряжение материалами и готовой продукцией в производственных целях. Такой договор заключается при приёме на работу материально ответственного лица. Без него привлечь к ответственности нельзя. 

• Сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией. 

В ней подробно расписываются трудовые обязанности работника в соответствии с должностью. Такая инструкция может служить приложением к трудовому договору или договору о материальной ответственности. Работник должен собственноручно поставить подпись, подтверждающую, что он ознакомлен с инструкцией. 

• Вина доказана результатами расследования. 

Просто назначить виновного не получится. Понадобятся документы, доказывающие, что утрата ТМЦ возникла из-за халатности ответственного сотрудника при условии, что он работает по инструкции и в рамках договора о материальной ответственности. По итогам расследования составляется акт, который подписывают участники инвентаризационной комиссии. На его основании предъявляются обвинения материально ответственному лицу. 

При несогласии с предъявленным обвинением и суммой взыскания виновник недостачи вправе обратиться в суд. 

Как удержать сумму недостачи из зарплаты сотрудника

По окончании работы инвентаризационной комиссии и установления виновных в недостаче лиц можно приступать к непосредственному взысканию. Что для этого нужно сделать:

• Издать указ об удержании из зарплаты. 

На это отводится один месяц с момента установления суммы недостачи и её виновника. Точнее, с даты оформления акта о результатах служебного расследования. Эта норма предусмотрена в статье 248 ТК РФ. 

В приказе указывается взыскиваемая сумма и причина удержания. Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении. По закону взыскать с него больше месячной зарплаты можно только с его письменного согласия.

Если приказ вовремя не издан, работник не согласен с ним, получить возмещения можно только через суд.

• Получить объяснительную от работника.

Сотрудник пишет объяснительную на имя директора в свободной форме с указанием факта недостачи и её возможных причин.

• Собственно удержание. 

По статье 138 ТК РФ размер удержания из заработной платы не должен превышать 20% от заработка за минусом НДФЛ. Взыскание за недостачу производится с учётом уже предъявленных исполнительных листов — у них первоочередное право. Если по ним с сотрудника уже взыскивают 20% дохода и более, то принудительно удержать с него недостачу не получится. Единственный вариант — с его добровольного письменного согласия.

Покрытие недостачи за счёт виннового материально ответственного сотрудника не обязательно. Её можно просто списать. Обязательное взыскание с работника законом не предусмотрено.

Подытожим

• Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
• Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
• Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
• Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении. 
• Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.