Онлайн-касса для курьера: зачем касса курьеру, штрафы за нарушение 54-ФЗ

Какую мобильную кассу выбрать для курьера

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Разъездная работа накладывает определённые ограничения на то, с какими терминалами сотруднику будет удобно работать. Кроме того, важно, чтобы сама онлайн-касса соответствовала актуальным законам и имела возможность оперативно обновлять прошивку под новые требования, если они будут появляться.

Какими должны быть онлайн-кассы по 54-ФЗ

Все онлайн-кассы обязаны соответствовать 54-ФЗ и, соответственно, иметь: 

1. Корпус с указанным заводским номером устройства для его идентификации в случае необходимости. 
2. Установленные на местное время часы, с которых будет фиксироваться время в чеке. 
3. Фискальный накопитель для фиксирования данных о расчётах с клиентами. Накопители необходимо своевременно менять по истечении ключа фискального признака — то есть не реже, чем раз в 13/15/36 месяцев. 
4. Выход в интернет для отправки электронных чеков. Онлайн-касса должна отправлять чеки оператору фискальных данных (ОФД) в режиме онлайн. В случае перебоев со связью данные должны сохраняться на фискальных накопителях, откуда их необходимо отправить в течение 30 дней — иногда даже вручную, если девайс не сделал этого самостоятельно после подключения интернета. Если этого не сделать, терминал будет заблокирован, а юрлицо или ИП может получить штраф. 
5. Принтер для распечатки чеков . Исключение — интернет-магазины, которые могут отправить чек в электронном виде на почту или в смс. 
6. Возможность распечатать QR-код — ссылку на электронную версию кассового документа. 

Работа с онлайн-кассами, которые этим требованиям не соответствуют, является правонарушением согласно пункту 4 статьи 14.5 КоАП. За это могут оштрафовать. Подробнее о штрафах читайте в нашей статье «Штрафы за продажу без чека, неприменение ККТ, отсутствие онлайн-кассы». 

Онлайн-кассы «Эвотор» соответствуют всем требованиям законодательства. А касса Эвотор 5i особенно хороша для разъездной торговли: весит 360 граммов, помещается в карман и принимает карты.

Особенности выбора онлайн-касс для курьеров

В зависимости от специфики бизнеса, наличия офиса и вида контрольно-кассовой техники для курьеров доступно несколько решений.

Онлайн-касса + смартфон

Первый — это связка онлайн-кассы в магазине или офисе со смартфоном курьера. Выписывать чеки можно через личные или корпоративные смартфоны доставщиков — для этого у них должен быть чип NFC. Чтобы превратить мобильный телефон в кассу, понадобится установить приложение для смартфона — например, «Мобильный кассир» от Эвотора. 

Касса может быть одна, а подключенных к ней смартфонов — сколько угодно. Одновременно с работой курьеров можно обслуживать покупателей в торговой точке на той же кассе. 

Принимать платежи с помощью смартфона и онлайн-кассы можно как в наличном, так и безналичном виде, включая оплату по QR-коду. Если для клиента критичны именно бумажные чеки, то можно дополнительно приобрести фискальный регистратор — он подключается к смартфону по Bluetooth и присваивает чеку при печати фискальный признак. Без фискального регистратора клиент не сможет получить бумажный документ.

Онлайн-касса + mPOS-терминал

Если у курьера нет телефона с NFC, то можно выдать ему mPOS-терминал. Это компактный кардридер, который можно подключить к смартфону, чтобы принимать оплату через него. Сам по себе mPOS не заменит онлайн-кассу, это всего лишь инструмент приёма безналичных платежей. 

Смарт-терминал

Полноценный смарт-терминал с эквайрингом имеет аккумулятор, способный обеспечить работу в течение рабочей смены курьера до 12 часов, и выход в интернет для отправки данных в ОФД. Смарт-терминалы позволяют не только формировать чеки, но и принимать оплату в безналичном виде. Современные модели умеют проводить платежи с помощью карты, электронных устройств с NFC, а также с помощью QR-кода. Кроме того, многие смарт-терминалы способны распечатывать бумажные чеки на месте, поскольку имеют встроенный принтер. 

Специфичные требования к онлайн-кассам

Помимо основных требований для курьерской доставки важно удобство работы с оборудованием. Вот что может быть важно курьеру: 

1. Компактность и лёгкость. Чем меньше терминал — тем лучше. Учитывая, что работники вынуждены переносить грузы, у них редко оказывается свободной хотя бы одна рука. Так что касса в идеале должна быть размером со смартфон и помещаться в карман одежды или рюкзака. 
2. Быстрый выход в интернет. Для передачи данных в ОФД терминал должен иметь связь хотя бы 3G. Но, конечно, лучше 4G, а в будущем и 5G — это ускорит работу девайса и обеспечит приём даже в местах с плохим покрытием. 
3. Ёмкий аккумулятор. Чем больше онлайн-касса может проработать без подзарядки, тем лучше. В идеале устройство должно выдерживать полную смену курьера, чтобы он не остался без терминала посреди рабочего дня. Можно раздать курьерам зарядные устройства, которые будут работать от автомобильного прикуривателя. 
4. Устойчивость к погодным условиям. Касса не должна отключаться на морозе или в жару. Нужно, чтобы она стойко переносила перепады температуры и работу на улице.
5. Встроенный принтер. Онлайн-касса в идеале должна иметь возможность печати чека, чтобы курьер мог отдать чек клиенту сразу же.

Важно: при регистрации онлайн-кассы обязательно укажите, что она будет использоваться для разносной торговли. В качестве адреса расчёта можно прописать либо адрес организации, либо место регистрации ИП, либо марку, модель и регистрационный номер автомобиля курьера.

Как использовать онлайн-кассу: порядок применения согласно 54-ФЗ

Терминал или смартфон с кассовым приложением позволяют курьеру оперативно принимать платежи, выдавать чеки и передавать данные в ОФД в режиме реального времени. Согласно действующей версии федерального закона, алгоритм работы онлайн-кассы следующий: 

1. Покупатель расплачивается с курьером наличным или безналичным способом. 
2. Кассовый аппарат формирует чек. 
3. Электронная копия чека сохраняется на фискальном накопителе.
4. Фискальный накопитель шифрует копию чека. 
5. Шифрованная копия отправляется в ОФД. 
6. После получения данных ОФД подтверждает платёж. 
7. Курьер отправляет покупателю чек на электронную почту или по номеру телефона. Доставщик может также выдать бумажный чек, если у него есть чековый принтер. 

ОФД хранит сведения о расчётах с покупателями в течение пяти лет и отправляет их по запросу в налоговую службу.

Как выдать чек клиенту с онлайн-кассой на смартфоне

Курьер может выдать чек получателю доставки в электронном или бумажном виде. Сделать это нужно в момент оплаты — не раньше, не позже. 

Для печати стандартного бумажного чека нужно, чтобы у курьера был смарт-терминал с эквайрингом и чековым принтером. В таком случае в момент оплаты устройство распечатает кассовый документ, который можно сразу передать покупателю. Вместо терминала может быть смартфон с подключённым фискальным регистратором — так тоже можно.

Для отправки электронной копии чека необходимо, чтобы клиент предоставил данные — номер телефона или электронную почту. Такой документ имеет ту же значимость, что и бумажный: по нему можно, например, вернуть товар. Он должен иметь такие же обязательные реквизиты, согласно статье 4.7 54-ФЗ. Отправлять электронный чек можно в случаях, когда клиент оплатил заказ онлайн или курьер принимает оплату без фискального регистратора или терминала с принтером. 

Внимание: нельзя оснащать курьеров обычными мини-принтерами вместо полноценных фискальных регистраторов, чтобы они печатали электронные чеки на месте. Это незаконно, согласно статье 1.1 54-ФЗ, где чётко указано, что кассовым чеком считается документ, отпечатанный с помощью контрольно-кассовой техники. Соответственно, бумажные чеки можно печатать только на включённой в реестр налоговой контрольно-кассовой технике.

Штрафы за отсутствие кассы

Торговля без использования контрольно-кассовой техники — это нарушение закона. Юридическое лицо или ИП обязаны проводить платежи через соответствующее федеральному закону оборудование и выдавать чеки клиентам. Конкретно статья 14.5 КоАП предписывает штрафовать предпринимателей и юридические лица в нескольких случаях. 

Работа курьера без онлайн-кассы, согласно пункту 2 статьи 14.5 КоАП, грозит штрафом от 25 до 50% от суммы покупки, но не менее 10 000 ₽ для индивидуальных предпринимателей или директора юридического лица. Для юридических лиц — от 75 до 100% суммы, но не меньше 30 000 ₽. Кроме того, при повторном нарушении, согласно пункту 3 статьи 14.5 КоАП, можно получить административное приостановление деятельности на срок до 90 суток для юрлиц и ИП, а также дисквалификацию должностного лица на срок от одного до двух лет. Но это при условии, что без контрольно-кассового оборудования было проведено платежей на миллион и более. 

Невыдача чека, бумажного или электронного, налагает штраф 2000 ₽ на должностное лицо и ИП или 10 000 ₽ для юридического лица, согласно пункту 6 статьи 14.5 КоАП. 

Использование не соответствующей 54-ФЗ онлайн-кассы, по пункту 4 статьи 14.5 КоАП, обернётся штрафом от 1500 до 3000 ₽ для должностного лица или ИП и от 5000 до 10 000 ₽ для юридических лиц. Впрочем, можно получить лишь предупреждение.

Подытожим

1. По 54-ФЗ курьеры обязаны формировать бумажный или электронный чек в момент оплаты заказа. Для этого им необходима онлайн-касса. 
2. В качестве онлайн-кассы можно использовать смарт-терминал с эквайрингом и принтером чеков либо смартфон с NFC и кассовым приложением, подключённый к кассе в офисе или магазине. К последнему можно также добавить фискальный регистратор для печати чеков и mPOS-терминал, если у курьера телефон без NFC. 
3. Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ — в частности, иметь доступ в интернет для передачи данных ОФД в реальном времени. 
4. Работать без онлайн-кассы нельзя: это грозит штрафом до 100% от суммы платежа в худшем случае, а при повторе и суммах от 1 000 000 ₽ — приостановлением деятельности до 90 дней. 
5. Не выдавать чеки тоже нельзя — за это предусмотрен штраф до 10 000 ₽. Клиент должен получить либо электронный, либо бумажный чек сразу после оплаты заказа. 
6. Чтобы курьеру было удобно пользоваться онлайн-кассой, важно подобрать компактный, надёжный терминал с быстрым доступом в интернет и аккумулятором, который не будет разряжаться быстро.