Четыре совета, как выстроить маленькую империю: рассказывает владелица сети магазинов часов

Совет №1: усовершенствуйте вашу товароучётку 

Я сразу поняла, что, если уж ты занялся бизнесом, учёт нужен обязательно. У нас три магазина. Мы продаём часы, которые стоят от 10 000 ₽ до 1 500 000 ₽. Клиентов немало, товары дорогие, поэтому нам важно контролировать движение товаров на всех этапах: знать, сколько часов поступило и на какой склад, сколько продано, сколько мы заработали. Мало ли чего не досчитаемся — и что тогда? 

После старта первого магазина мы начали работать с 1С, аж в 1996 году. Чтобы товароучётка стала для нас идеальной, пришлось её несколько раз совершенствовать: сначала подбирать версию, которая подходит для нас, а затем — обновлять, интегрировать с кассой, устанавливать дополнения. Вот что сделали мы.

Докрутили 1С под наш бизнес. Для этого нанимали программиста. Например, чтобы 1С формировала специальные отчёты, которые мы можем отправлять изготовителям швейцарских часов. Топовые бренды просят отчёты: если их не отправлять, мы перестанем быть официальными представителями этих фирм в России. 

Храним все данные в облаке. Во время пандемии мы установили дополнение «1С:Облако». С его помощью я могу следить за остатками и движением товаров дистанционно. Это было особенно полезно во время карантина, но и теперь я могу следить за всем, что связано с товарами, из любой точки мира. 

Синхронизировали товароучётку с онлайн-кассой. Теперь данные о продажах, списаниях, возвратах и остатках попадают из моей кассы в 1С автоматически. Большое облегчение: моим сотрудникам больше не нужно переносить их вручную, как раньше. 

В моём случае синхронизировать 1С с кассой оказалось просто. У меня смарт-терминал «Эвотор», я зашла в магазин приложений, выбрала подходящий мне сервис для синхронизации и установила его на кассу. 

Совет №2: следите за всеми бизнес-показателями в одном окне и избавляйтесь от ненужных трат

В 1С есть много недостатков, которые не исправить. Например, следить за показателями бизнеса почти невозможно. Чтобы узнать, сколько ты заработал, нужно много раз куда-то нажать, потом сформировать отчёт — и только потом увидеть данные. Каменный век. 

Я искала быструю и понятную программу, которая будет показывать в одном окне все доходы и расходы: валовую прибыль, наличку, поступления с эквайринга, банковские платежи. Так я однажды увидела в соцсетях Эвотора новость о сервисе «Книга учёта» — и решила попробовать. Сервис как раз подходил под мой запрос. 

Я не прогадала. Сервис на одной странице показывает всё, что мне нужно: когда и на какую сумму мы продали часы и сколько потратили на закупки, аренду, патент, софт, рекламу, доставку, коммунальные платежи и банковские издержки. Смотришь на страницу и сразу видишь, сколько и за что отдал. 

Такая прозрачность в доходах и расходах помогает мне сокращать издержки. Например, как-то в «Книге учёта» я заметила, что курьерская компания повысила цены за доставку, а я об этом даже не слышала. Нашла доставку по более низким тарифам, перешла к ним и сэкономила. Похожие случаи — не редкость. 

Плюс я слежу за тратами и поступлениями через мобильное приложение. Я часто заглядываю в «Книгу учёта», пока еду в такси, и сразу вижу, что сейчас происходит в каждом магазине. 

Я прямо всем рассказываю о сервисе, честное слово! Вот всем — и москвичам, и в Воронеже коллегам, и питерским друзьям.

А ещё, если бы у меня был бизнес только на одной налоговой системе — УСН или ПСН — я могла бы не платить аутсорс-бухгалтерам за ведение книги учёта. Сервис может вести книгу учёта тоже, но только если предприниматель работает на одной СНО. 

Совет №3: увольте бухгалтера и переходите на аутсорс

До 2020 года у нас в штате был образованный и опытный бухгалтер. Она хороший специалист, но тем не менее было несколько очевидных проблем. 

😞Отпуск бухгалтера обездвиживал бизнес. Нет бухгалтера — нет бухгалтерии. Даже платёжки посчитать некому. В итоге приходилось всё время её дёргать.   

😞Бухгалтер не любила осваивать новое. А сейчас, я считаю, без постоянного обучения никак. Законы регулярно меняются, появляются новые отчёты, правила, нюансы. За всем этим нужно следить. А ещё мы постоянно обновляем 1С, и нужно заново учиться работать с программой. 

😞Ошибки бухгалтера приводили к штрафам. Бухгалтер иногда могла опоздать с уплатой налогов или неверно вычислить сумму взноса. Приходилось платить штрафы, а несколько раз нам даже блокировали счёт. 

Всё сложилось удачно: когда я захотела уволить бухгалтера, она решила уйти. Я была рада, не стала нанимать нового сотрудника, а перешла на аутсорс. В банке мне посоветовали компанию — сказали, что лучшая в городе. Видимо, так и есть. 

Вот почему бухгалтерский аутсорс лучше бухгалтера в штате:

😁Работают без выходных. Это важно, ведь, например, в государственные праздники штатный бухгалтер всегда отдыхает. А аутсорс решает вопросы в любой день. 

😁Делают работу добросовестно. На старте нам привели документы в идеальный вид. А сейчас я только иногда захожу в кабинет налогоплательщика — там нет просрочек, штрафов и других нарушений. 

😁Помогают сэкономить на налогах. Например, возмещают деньги за патент, бухгалтер в штате этого не делала. Кстати, ещё они нашли переплату по налогам и вернули 150 000 ₽. 

Совет №4: минимизируйте время на обслуживание сайта и повышайте онлайн-продажи

Наш сайт приносит нам 5% продаж от общего числа. Это мало, но я считаю, что быть в онлайне важно: на сайте могут сделать заказ клиенты из других городов. Например, найти какие-то уникальные часы, которые раскупили в той же Москве, но ещё остались у нас.  

Сайт не должен отнимать много рабочего времени. Когда мы запускали его, я сразу решила: автоматизирую всё, что могу, чтобы не нанимать нового сотрудника — обновлять данные о товарах и принимать оплаты. Я нашла два решения.

Синхронизировала товарную базу кассы и каталог сайта. Важно, чтобы данные в магазинах и на сайте совпадали. Иначе может произойти казус: один клиент купит часы в салоне, а в это же время другой закажет эти же часы на сайте. Нам придётся отказать второму клиенту — а это не очень красиво. 

Чтобы решить вопрос, я установила программу для кассы «Синхронизация Эвотора и 1С», которая обновляет на сайте данные о товарах, ценах и остатках, как только что-то меняется на кассе. Следить за этим не нужно вообще. 

Добавила возможность оформлять кредиты прямо на сайте. Для нас продажа в кредит очень важна. В магазине много дорогих моделей, которые люди зачастую покупают в кредит. Не путайте с онлайн-оплатой: настроить её просто, предложений на рынке очень много. А вот чтобы продавать на сайте товары в кредит, нужно постараться. 

Мы обратились в «ОТП-Банк», который предлагает услуги онлайн-кредитования. Специалисты банка подключили всё сами: настроили сайт и оформили нужные документы. 

Механика работы простая: чтобы купить часы в кредит в нашем магазине, клиент должен ввести своё имя и паспортные данные. Банк за десять минут проверяет информацию и одобряет кредит или отказывает в нём. Если кредит одобрен, банк связывается с нами и после этого отправляет покупателю и нам договор. Затем мы отправляем товар покупателю и на следующий день получаем первый взнос. 

Чек-лист: что сделала Ия, чтобы наладить бизнес-процессы

Усовершенствовала товароучётку. Теперь 1С составляет сложные отчёты для швейцарцев сама. А ещё хранит все данные в облаке и получает данные о продажах и остатках с кассы — и обновляет их в системе учёта. 

Начала следить за бизнес-показателями и избавляться от издержек. Сервис «Книга учёта» на Эвоторе показывает Ие все расходы и доходы. Ия сразу видит странные или бесполезные траты — и ищет способ их понизить.

Уволила бухгалтера и перешла на аутсорс. Как оказалось, сторонняя компания следит за бухгалтерией лучше, а платить приходится в шесть раз меньше. 

Оптимизировала работу сайта. Синхронизировала кассу и сайт, чтобы данные об остатках и товарах обновлялись сами. А ещё сделала так, чтобы клиенты могли купить на сайте товары в кредит.