Расчёт отпускных в 2023 году: формула расчёта, порядок выплат, пример

По Трудовому кодексу работникам ежегодно предоставляется 28 дней отдыха с сохранением средней зарплаты и должности. На более продолжительный отпуск могут рассчитывать отдельные категории сотрудников (ст. 117–119, ст. 321, ст. 334 ТК РФ), к которым относятся:

• ведущие деятельность во вредных или представляющих опасность условиях;
• имеющие особый характер труда;
• работающие на территориях Крайнего Севера и аналогичных;
• сотрудники с ненормированным рабочим днём;
• педагоги.

Удлинённый отпуск также положен сотрудникам-инвалидам, лицам до 18 лет, муниципальным служащим, работникам, имеющим научную степень кандидата или доктора наук. Дополнительные дни отпуска могут утверждаться работодателем: условия и порядок их предоставления прописываются в локальных нормативных документах.

Новички по общему правилу получают право на отпуск только спустя шесть месяцев после трудоустройства в компанию. Раньше — только по договорённости с руководством. 

Законодательство разрешает брать отпуск не целиком, а частями, но только по соглашению между сотрудником и нанимателем. При этом одна часть отдыха не должна быть менее 14 дней.

Когда сотруднику идти в оплачиваемый отпуск

Очерёдность отдыха сотрудников регламентирована графиком отпусков, в котором отражается его продолжительность. По соглашению с работодателем сотрудник может перенести отпуск или изменить его длительность.

Уйти в отпуск не по графику, а в удобное время могут работники младше 18 лет, усыновители ребёнка возрастом до трёх месяцев, женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него. Право взять отпуск в удобное время вне зависимости от графика также имеют:

• многодетные работники с детьми до 18 лет — пока младшему не исполнится 14 лет или одному из старших 18 лет;
• сотрудник, жена которого пребывает в отпуске по беременности и родам;
• совместители — отдых обязаны предоставить в тот же период, что и по основному месту работы;
• ветераны войн, участники ВОВ, почётные доноры России, СССР, Герои России, СССР, супруги военнослужащих;
• работники, имеющие ребёнка-инвалида до 18 лет — с 2022 года члены семей инвалида I группы также имеют право на дополнительный неоплачиваемый отпуск 14 дней;
• участники и ликвидаторы чернобыльской катастрофы;
• один из родителей, работающий на территории Крайнего Севера или аналогичной, — при сопровождении ребёнка для поступления в образовательное учреждение в другом регионе.

Отметим, что в 2023 году действуют новые правила внеочередного предоставления отпусков. Теперь на отдых вне графика также могут рассчитывать демобилизованные граждане — в течение полугода после возвращения со службы. При этом стаж работы не важен. Число отпускных дней рассчитывают с учётом всего периода службы.

Кроме того, ТК РФ предусматривает возможность отдыха за свой счёт — без сохранения зарплаты. В некоторых случаях работодатель вправе не отпускать сотрудника в неоплачиваемый отпуск — если причина ухода не кажется ему веской: переезд, встреча жены с поезда, празднование дня рождения.

Но при наличии обстоятельств, обозначенных трудовым и семейным законодательством, наниматель обязан предоставить дни без содержания — к таким относятся, например, рождение ребёнка, собственное бракосочетание, гибель близкого родственника, донорство. Работодатель также не вправе отказать в неоплачиваемом отдыхе инвалидам, пенсионерам по возрасту, гражданам, которые трудятся по совместительству, ветеранам боевых действий и другим категориям лиц, определённым статьёй 128 Трудового кодекса.

Расчёт отпускных в 2023 году: формула и порядок вычисления

В отличие от зарплаты, при расчёте которой учитывают отработанные дни, для вычисления суммы отпускных используются календарные. Отчётный период составляет 12 месяцев до начала отпуска. Например, если отдых сотрудника начинается с 01.06.2023, учитывается период с 01.06.2022 по 31.05.2023.

Как считаются отпускные:

Отпускные = среднедневной заработок × число дней отдыха.

Порядок вычисления среднего дневного заработка регламентирован статьёй 139 ТК РФ. Для его определения необходимо рассчитать точный доход за год — для этого учитывают все выплаты за работу, а также число дней, которые были сотрудником отработаны.

Расчёт совокупного дохода за год

Доход работника включает все выплаты за совершённую работу: оклад, сверхурочные часы, премии, районные надбавки. При учёте премиальных есть определённые нюансы: в расчёт берутся только те суммы, которые выплачены за 12 месяцев до отпуска. При работе в компании менее года отчётным считается период с даты оформления работника.

Годовую премию в общую сумму дохода включают полностью, квартальные могут дробиться. Если расчётный период начинается с середины квартала, учитывается только половина суммы. Например, при его начале с мая квартальная премия за второй квартал зачтётся только за май и июнь, апрель будет исключён.

В доход за прошлые 12 месяцев не входят расходы на командировки, компенсации платы за жильё, питание, проезд, государственные пособия, суммы отпускных, больничных.

Расчёт отработанных дней

При расчётах учитывается число дней, которые человек фактически отработал, а также выходные, праздники, неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 14 дней, но период свыше лимита исключается (ст. 121 ТК РФ). Вынужденный прогул при неправомерном увольнении и последующем восстановлении сотрудника также будет включён в стаж для получения ежегодного отпуска.

Отработанными днями не признаются: отпускные дни, в том числе по беременности и родам, по уходу за ребёнком, период пребывания на больничном, в командировке, прогулы.

Формула для расчёта:

ЧОД = 29,3 * КПМ + КДЧ.

ЧОД — число отработанных дней;

КПМ — полные месяцы работы, без отпусков и больничных;

КДЧ — дни, которые отработаны частично.

Коэффициент 29,3 — среднее число календарных дней в месяце.

Для определения времени, отработанного не полностью, используют формулу:

(ЧДМ — ЧДН) / ЧДМ * 29,3.

ЧДМ — число дней в месяце;

ЧДН — неотработанные дни.

Например, сотрудник Иванов уходит в отпуск с 1 сентября 2023 года на 28 дней. У него оформлен лист нетрудоспособности на десять дней в марте, а в октябре он ходил в отпуск на 28 дней.

Получается, что из 12 месяцев он отработал полностью десять — исключены март и октябрь. Определим число дней, отработанных не полностью:

Март 2023: (31 — 10) / 31 * 29,3 = 19,8.

Октябрь 2022: (31 — 28) / 31 * 29,3 = 2,8.

Тогда число дней, отработанных Ивановым за год, будет:

29,3 * 10 + 19,8 + 2,8 = 316 дней.

Пример расчёта отпускных в 2023 году по среднедневному заработку

Для определения среднедневного заработка необходимо годовой доход разделить на число дней, которые были отработаны сотрудником. Легче всего произвести расчёты, если предыдущий год отработан полностью. 

Например, работник решил отдохнуть 14 дней. Сумма его годового дохода составила 700 000 ₽. 

Среднедневной заработок: 

700 000 / 12 месяцев / 29,3 = 1991 ₽.

Размер отпускных: 

1991 * 14 = 27 874 ₽.

Однако в большинстве случаев начислять отпускные придётся с учётом неполной отработки годового периода. Разберём, как рассчитываются отпускные в 2023 году для сотрудника Иванова из примера выше, отработавшего только 316 дней.

Поскольку Иванов уходит в отпуск с 1 сентября 2023 года, для расчёта учитывается период с 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023 года. За год без учёта десятидневного больничного Иванов заработал 1 200 000 ₽.

Тогда его средний дневной заработок: 

1 200 000 / 316 = 3797 ₽.

Сумма отпускных, которые получит Иванов: 

3797 * 28 = 106 316 ₽.

Чтобы правильно посчитать дни отпуска и отпускные, учитывайте, что официальные праздники не оплачиваются — январские, 8 Марта, 23 Февраля, 1 и 9 Мая, 12 Июня, 4 Ноября. Но за их счёт можно продлить отдых.

Как и с других доходов, с отпускных удерживается НДФЛ в размере 13%.

Пример расчёта отпускных в 2023 году с учётом МРОТ

В 2023 году МРОТ увеличился до 16 242 ₽. При расчёте отпуска эту сумму необходимо сравнить со среднемесячным заработком сотрудника. Если он меньше федерального минимума, отпускные рассчитывают, опираясь на МРОТ.

Например, сотрудник Петров идёт в отпуск с 1 июня 2023 года на 28 дней. Предыдущий год он отработал полностью, за расчётный период ему было начислено 150 000 ₽.

Средний дневной заработок Петрова: 

150 000 / 12 месяцев / 29,3 = 426,62 ₽.

Сравним его со средним дневным заработком по МРОТ:

16242 / 29,3 = 554,33 ₽.

Получается, что показатель по МРОТ выше фактического. Чтобы посчитать отпуск в этом случае, используйте средний дневной заработок по МРОТ.

За 28 дней отдыха Петров получит 15 521,24 ₽ (554,33 х 28).

Как правильно оформить документы для отпускных

В стандартный перечень документов для оформления отпуска входят:

1. График отпусков — составляется минимум за две недели до начала календарного года с учётом требований трудового законодательства, предпочтений сотрудников, интересов нанимателя. Используемая форма — Т-7.
2. Заявление от сотрудника — при соблюдении графика отпусков допускается обойтись без него. При уходе не по плану заявление обязательно. 
3. Уведомление о начале отпуска — направляется сотруднику минимум за две недели до начала отдыха по графику. Работник информируется под подпись. При отпуске на основании заявления уведомление не требуется.
4. Приказ — составляется по форме Т-6 для одного работника или Т-6а для нескольких сотрудников.
5. Записка-расчёт — содержит даты отдыха и сведения об оплате этого периода. Используемая форма — Т-60.

Данные об отпуске также заносятся в личную карточку сотрудника (форма Т-2) и табель учёта рабочего времени.

Пример написания заявления на оплачиваемый отпуск

Заявление на отпуск пишется на имя руководителя компании и обязательно содержит следующие сведения:

• ФИО заявителя, должность;
• обозначение вида отпуска — ежегодный оплачиваемый;
• период отпуска;
• дату написания заявления;
• подпись сотрудника.

Можно попросить сотрудника написать заявление от руки, предоставив образец заявления. Также работник может составить заявление в печатном виде и поставить в нём свою подпись.

Образец заявления на отпуск за свой счёт

Заявление на дни без содержания составляется по такому же принципу, но дополняется некоторыми пунктами:

• вид отпуска — без сохранения зарплаты;
• причина ухода — бракосочетание, рождение ребёнка;
• если работник относится к категории лиц, которым нельзя отказывать в отпуске, это также необходимо обозначить в заявлении.

Обязательно указывается период отдыха.

Заполнить документ можно от руки по образцу или в печатном виде.

Расчёт отпускных при увольнении

При расторжении трудового договора наниматель начисляет сотруднику не только зарплату за отработанное время, но и выплату за неиспользованные дни отпуска. Оформлять заявление для этого не обязательно — по закону работодатель должен произвести с работником полный расчёт.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении вычисляют по формуле: 

К = СДЗ * ЧД.

К — размер компенсации;

СДЗ — среднедневной заработок;

ЧД — число неиспользованных дней отдыха.

Средний доход за день определяется стандартно, как при расчёте обычных отпускных.

На компенсацию можно рассчитывать и в том случае, когда сотрудник не уходит из компании — заменить денежной выплатой допускается часть ежегодного оплачиваемого отпуска свыше 28 дней (ст. 126 ТК РФ). В этом случае сотрудник должен предоставить нанимателю заявление с указанием периода и числа дней отдыха, подлежащих возмещению.

Но такая возможность есть не у всех: компенсация не положена беременным женщинам, сотрудникам до 18 лет, а также лицам, работающим во вредных и опасных условиях. Впрочем, в последнем случае заменять выплатой запрещается только семь дней дополнительного отпуска, далее денежное возмещение дней сверх нормы допускается. 

Кроме того, работодатель вправе отказать сотруднику в замене неотгулянных дней компенсацией. Обязательным денежное возмещение является только при увольнении работника.

Сроки выплаты отпускных

Согласно статье 136 ТК РФ, начисление отпускных осуществляется минимум за три дня до начала отдыха. Отсчёт ведётся в календарных днях. Например, при уходе работника в понедельник выплата должна быть начислена не позднее четверга прошлой недели.

Компенсация за неиспользованный отпуск перечисляется в дату увольнения или не позже следующего дня после передачи требования о расчёте (ст. 140 ТК РФ).

Как избавиться от накопленных отпусков и не платить компенсации

Иногда работник не ходит в положенный ему отпуск, предпочитая брать деньгами. Для работодателя это проблема: если Трудовая инспекция выявит нарушения, возможен штраф в размере до 50 000 ₽ по статье 5.27 КоАП РФ — закон запрещает нанимателю не предоставлять сотруднику отпуск два года подряд (ст. 124 ТК РФ). А если работник с накопленным отпуском уволится, выплаты компенсации за все неотгулянные дни не избежать.

Несколько советов, как решать проблему неотгулянных отпусков и компенсаций:

• Информируйте сотрудников о правилах предоставления отпуска.
  Многие работники убеждены, что отпуск всегда можно заменить деньгами. Поясните коллективу, что выплата возможна только при их увольнении. Или если число неотгулянных дней превышает 28 календарных дней.
• Предоставляйте дни отпуска исключительно в натуральной форме.
  Вы можете отказаться выплачивать компенсацию сотруднику за неотгулянные дни свыше 28, если он продолжает работать в компании. Денежное возмещение в этом случае — ваше право, а не обязанность. 
• Закрепите в локальной документации компании правила предоставления отпуска.
  Пропишите порядок предоставления отпуска, правила его деления, переноса, ответственных лиц. Укажите возможность компенсации, вы вправе наложить прямой запрет на замену отпуска денежной выплатой для действующих сотрудников.
• Рационально распределяйте отпускные дни.
  Обычно этого достаточно, чтобы избавиться от накопленного сотрудником отпуска, но в некоторых случаях приходится идти на крайние меры. Например, если работник отказывается ставить подпись об информировании о приказе об отпуске. В этом случае привлекайте свидетелей и составляйте соответствующий акт об отказе от подписи. Или сотрудник приходит в дни отпуска на работу — тогда пропишите в приказе об отпуске, что на время отдыха работникам не предоставляются рабочее место, задания, оборудование и так далее.
• Следуйте утверждённому графику отпусков.
  Отправляйте сотрудников отдыхать принудительно. В общем случае наниматель не обязан предоставлять отпуск в удобное для работника время. Только некоторые категории лиц могут отдыхать по своему желанию. Ознакомьте сотрудника под подпись с графиком отпусков, минимум за две недели проинформируйте о предстоящем отпуске и минимум за три дня начислите отпускные. Тогда у него не будет повода отказаться от отдыха из-за нарушений со стороны нанимателя. Издайте приказ об отпуске и ознакомьте с ним сотрудника под подпись.

Отметим, что остатки отпуска за предыдущие периоды нужно включать в график отпусков с осторожностью. Следите, чтобы число неотгулянных дней не превышало 56, иначе это указывает на нарушение законодательства — непредоставление отпуска в течение двух лет — и может вызвать вопросы у Трудовой инспекции.

Подытожим

• Работа по трудовому договору предполагает ежегодное предоставление сотруднику оплачиваемого отпуска не менее 28 дней. Делить отпуск допускается, но одна из частей должна быть не менее 14 дней.
• Некоторые граждане могут отдыхать дольше — например, педагоги, военные, несовершеннолетние.
• Очерёдность отпуска определена графиком, но отдельные категории работников вправе отдыхать в удобное время — многодетные родители, лица до 18 лет, совместители и другие.
• Можно оформить отпуск без содержания, но в некоторых случаях для этого требуется разрешение руководителя компании.
• Размер отпускных определяется умножением среднего дневного дохода на число дней отдыха. Для определения среднедневного заработка необходимо доход за год до отпуска разделить на число отработанных дней.
• Для оформления отпуска нужно взять заявление от работника либо уведомить его, если он идёт в отпуск по графику, а затем выпустить приказ и сделать отметку в карточке Т-2. Выплачивают отпускные минимум за три календарных дня до начала отдыха.
• Работник может не ходить в отпуск в надежде на компенсацию, но Трудовая инспекция может заинтересоваться, если число неотгулянных дней превышает 56.
• Работника-трудоголика можно отправить в отпуск принудительно, главное, уведомить его за 14 дней, издать приказ об отпуске и ознакомить с ним работника под подпись.
• При увольнении сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованные дни отдыха. Расчёт выплаты осуществляется на основании среднедневного заработка, умноженного на количество неиспользованных дней. Получить компенсацию можно и не увольняясь: допускается заменить денежной выплатой часть ежегодного оплачиваемого отпуска свыше 28 дней.